Чем Отличается Документ От Официального Документа?

Термины и определения»: «документ; документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; « официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке ».

Что относится к официальным документам?

Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»? Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

« документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; « официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».

В общем случае можно сказать, что если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то бумага для организации является документом. Если же на бумаге есть реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения — это официальный документ.

В программе «1С:Документооборот» учет документов ведется в разделе «Файлы», а учет официальных документов (а также проектов документов, которые должны стать официальными) — в разделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы». Обратите внимание: файлы можно перемещать из папки файлов в карточку документа и обратно.

Читать подробнее: Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»?

Когда документ является документом?

Докуме́нт (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

1. Понятие о документе и его функциях — Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией — ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация — это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Документ (от лат. «документум» — свидетельство) — это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Согласно ГОСТ Р « документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документирование — процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

1. Документы обеспечивают закрепление, сбор и, передачу и использование информации, а также ее хранение.
2. Документирование может осуществляться как физическими, так и, которые будут выступать в качестве авторов документа.
3. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Официальный документ – это документ, созданный юридическим или, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

• Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.
• Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р « юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления», Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и, и его результатом.

• Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
• · информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
• · функции, обеспечивающие процесс управления ( управленческая, правовая, учетная);
• · функции, носящие культурно-исторический характер ( культурная, функция исторического источника).
• Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа.
• Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
• Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

• В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности.
• Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным.
• Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью).

Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие. Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е.

• О внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
• Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве.
• Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры.

С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним. Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении – сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

• Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
• Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т.п.).
• В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др.

В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения, Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел.

Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

1. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:
2. · изначально обладающие ею;
3. · приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.

• Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.
• Например, на основе аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой (ETC) сотруднику.

В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией. Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления.

Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.

В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

1. Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.).
2. Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения,, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

1. Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.
2. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника.

Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

• Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
• Контрольные вопросы 1.
• Что включает в себя понятие «документ»? 2.

Какие способы документирования вы знаете? 3. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа? 4. Что обуславливает юридическую силу официального документа? 5. Что понимается под полифункциональностью документа? 6. Назовите основные блоки функций документа.

Что такое документ и его виды?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-. От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

Название (заявление, распоряжение, отчёт).Дата создания.Автор, адресат.Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

Внутренние (используемые внутри компании).Входящие (полученные от контрагентов).Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

Организационные (распорядок дня, устав организации).Информационные (заявление, справка).Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Когда документ становится официальным?

Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода.

Что такое официальный документ?

Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Какие существуют виды документов?

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Какие существуют документации?

Техническая документация — Техническая документация — набор документов, используемых при проектировании (конструировании), изготовлении (производстве) и использовании (эксплуатации) каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения, Техническую документацию разделяют на виды, например:

конструкторская документация (в том числе эксплуатационная и ремонтная документация, определяющие правила использования, технического обслуживания и ремонта объекта техники) технологическая документация (документы, определяющие технологию производства и ремонта объекта техники).

Кто может создать официальный документ?

ВЕСТНИК УДМУРТСКОГО УНИВЕРСИТЕТА 185 УДК 347.1 С.А. Стяжкина ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ КАК ПРЕДМЕТ СЛУЖЕБНОГО ПОДЛОГА: ПОНЯТИЕ, ПРИЗНАКИ, ВИДЫ Рассматриваются проблемы определения критериев и признаков официального документа как предмета должностных преступлений.

Целью является определение признаков и дефиниции понятия «официальный документ» применительно к составу служебного подлога (ст.292 УК РФ) на основе анализа существующих точек зрения и материалов судебной практики. Объектом исследования выступают уголовно-правовые нормы и материалы правоприменительной практики, регулирующие сферу официального документооборота.

Были сделаны следующие выводы. Во-первых, официальный документ обладает свойством порождать, изменять либо прекращать правоотношения. Во-вторых, применительно к составу служебного подлога (ст.292 УК РФ) он исходит от органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных или муниципальных учреждений, государственных корпораций, Вооруженных Сил РФ, воинских частей и других воинских формирований.

Кроме того, к числу формальных признаков официального документа следует отнести требования к оформлению документов (реквизиты, штампы, печати, подписи) и его включенность в систему регистрации и учета. Ключевые слова: официальный документ, служебный подлог, должностное лицо, реквизиты документов, юридические последствия.

Проблемы определения понятия и признаков официального документа как предмета ряда преступлений, предусмотренных разд. X УК РФ «Преступления против государственной власти», традиционно вызывают научный и практический интерес. Это обусловлено рядом обстоятельств.

Во-первых, все более расширяется сфера официального документооборота, появляются новые виды документов, например электронные документы. Во-вторых, уголовное законодательство, используя термин «официальный документ» в качестве конструктивного признака составов преступлений не раскрывает его содержания и критериев, а судебная практика крайне непоследовательна в признании тех или иных документов в качестве официальных, что создает значительные трудности при квалификации данных преступлений.

Кроме того, практически все исследователи констатируют, что ни в судебной практике, ни в теории нет единого мнения о том, какой документ следует считать официальным. Определение «официального документа» встречается в заонодательстве, в частности Федеральный закон от 29.12.1994 г.

«Об обязательном экземпляре документов» говорит о том, что документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения, а официальный документ — это документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер.

В связи с этим возникает вопрос: может ли данное определение использоваться в уголовном законодательстве и для признания того или иного документа в качестве официального. В поддержку положительного ответа на данный вопрос можно привести Определение Конституционного Суда РФ от 13 октября 2009 г.

№1236-00 «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Мигутиной Юлии Сергеевны на нарушение ее конституционных прав положениями статьи 292 Уголовного кодекса Российской Федерации». Заявительница в жалобе утверждала, что примененная в ее деле норма ст.292 УК РФ, как не содержащая разъяснения употребленного в ней понятия «официальный документ», является неопределенной в части, касающейся признаков предмета посягательства.

По мнению заявительницы, это позволяет суду произвольно толковать данное понятие и применять его расширительно. На что Конституционный Суд ответил, что Конституция Российской Федерации уголовное законодательство относит к предмету ведения Российской Федерации (п.

1. «о» ст.71).
2. Реализуя указанное право, исходя из публичных интересов обеспечения и защиты установленного порядка документооборота, документального удостоверения юридически значимых фактов и учитывая множественность видов и форм документов и их предназначение, федеральный законодатель в ст.292 УК РФ предусмотрел ответственность за внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющегося должностным лицом, в официаль- 2014.

Вып.2 ЭКОНОМИКА И ПРАВО ные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, не определяя понятие официального документа. Вместе с тем оценка документа как предмета данного преступления не является произвольной, поскольку официальными документами в силу действующего законодательства (ст.5 Федерального закона от 29.12.1994 г.

1. 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов») являются документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер.
2. Таким образом, Конституционный Суд РФ определил, что при квалификации действий по ст.292 УК РФ следует руководствоваться дефиницией, содержащейся в Федеральном законе от 29.12.1994 г.

«Об обязательном экземпляре документов». Следует отметить, что в теории уголовного права данная позиция Конституционного Суда РФ имеет как своих сторонников, так и противников.О.С. Степанюк указывает, что такой бланкетный подход «способен негативно сказаться на правоприменительной практике следственных органов и судов, когда определение понятия «официальный документ» из другой правовой сферы будет использоваться в качестве шаблона»,

А А. Рарог и Л. Букалерова считают, что содержащееся в ст.5 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» определение официального документа в силу своей неконкретности не может быть использовано уголовным правом Действительно, данное определение, на наш взгляд, не совсем полно отражает признаки официального документа.

Хотя в целом, представляется, что его можно взять за основу при раскрытии содержания и признаков официального документа применительно к ст.292 УК РФ. Исходя из анализа различных точек зрения и судебной практики можно выделить ряд признаков, необходимых для признания документа официальным.

1. Во-первых, основополагающим моментом при решении вопроса об отнесении того или иного документа к числу официальных является его юридическое значение.
2. В п.35 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 09.07.2013 (в ред.
3. От 03.12.2013 «О судебной практике по делам о взяточничестве и об иных коррупционных преступлениях») разъясняется, что «предметом преступления, предусмотренного статьей 292 УК РФ, является официальный документ, удостоверяющий факты, влекущие юридические последствия в виде предоставления или лишения прав, возложения или освобождения от обязанностей, изменения объема прав и обязанностей».

К числу официальных документов Пленум относит листки временной нетрудоспособности, медицинские книжки, экзаменационные ведомости, зачетные книжки, справки о заработной плате, протоколы комиссий по осуществлению закупок, свидетельства о регистрации автомобиля.

• Такой взгляд на содержание официального документа традиционно существовал в практике Верховного Суда РФ.
• Так, статистические карточки о результатах расследования преступления формы № 1.1-99, в которые были внесены ложные сведения, не признали официальными документами, так как по смыслу ст.292 УК РФ «предметом служебного подлога являются лишь официальные документы, т.е.

такие, которые удостоверяют события или факты, имеющие юридическое значение и влекущие соответствующие юридические последствия, либо предоставляют права, возлагают обязанности или освобождают от них», Данное свойство официального документа А. Бриллиантовым определяется как «свойство воздействия на правоотношение», которое включает в себя как «непосредственное предоставление прав, освобождение от обязанностей и т.д., так и свойство документа являться основанием возникновения, изменения или прекращения правоотношений»,Б.В.

• Волженкин писал, что «официальные документы порождают для использующих их лиц определенные юридические последствия»,
• Таким образом, первый признак официального документа можно определить как его юридическую значимость.
• Второй признак касается предъявления определенных требований к оформлению официального документа.

Этот признак связан с вышерассмотренным первым признаком и закономерно вытекает из него. Правоустанавливающие, правопрекращающие, правоизменяющие документы должны оформляться и удостоверяться в соответствии с требованиями, содержащимися в нормативно-правовых актах.

Как справедливо утверждал Б.В. Волженкин, «официальные документы должны содержать необходимые реквизиты в зависимости от характера документа и его материального носителя и быть подписаны соответствующим должностным лицом либо снабжены электронной цифровой подписью, если речь идет о документе, хранимом, обрабатываемом и передаваемом с помощью автоматизиро- ванных информационных и телекоммуникационных систем» (Там же).

К числу необходимых реквизитов чаще всего относятся штамп, печать, бланк, подписи. Именно наличие всех необходимых реквизитов свидетельствует о правовом статусе документа и о его способности влечь правовые последствия для лиц, которым они выдаются. Отсутствие подписи, печати влечет недействительность документа.

1. В связи с этим вызывает сомнения отнесения к числу официальных документов амбулаторных карт и медицинских справок.
2. Одним из наиболее дискуссионных является вопрос происхождения официального документа.
3. Первая группа авторов считает, что источником официального документа могут быть лишь государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, а также управленческие структуры Вооруженных сил, других войск и воинских формирований Российской Федерации,

С точки зрения А.Э. Жалинского, «в узком смысле официальными являются документы, исходящие из органов различных ветвей, в которых работают лица, могущие быть субъектами данного преступления» (Цит по: ). Эта позиция основывается на приводимом выше понятии официального документа, содержащемся в Федеральном законе от 29.12.1994 г.

• «Об обязательном экземпляре документов», где сказано, что официальные документы — это документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти.
• Другие авторы предлагают расширить круг субъектов, в чью компетенцию может входить создание официальных документов.
• К примеру, Л.А.
• Букалерова считает, что «официальный документ -это тот документ, который удостоверяет факты, имеющие юридическое значение, создан уполномоченными на то государством юридическими или физическими лицами, имеет установленную законом форму, подпадает под действие системы регистрации, строгой отчетности и контроля за обращением»,

А по мнению А. Бриллиантова, «в настоящее время социально-экономические отношения в нашей стране таковы, что диктуют необходимость широкого подхода к понятию официального документа, исходя из источника его возникновения, а именно официальный документ может быть создан в государственном, муниципальном, коммерческом, общественном секторе, а также физическими лицами»,

Но здесь следует остановиться на вопросе целесообразности единообразного подхода к понятию официального документа, выступающего признаком конструктивного состава ряда преступлений, расположенных в разных главах Уголовного кодекса РФ. Как было отмечено выше, термин «официальный документ» встречается не только в диспозиции ст.292 УК РФ.

Официальный документ как конструктивный признак состава встречается еще и в ст.324, 325, 327 УК РФ, предусматривающих ответственность за приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград, похищение или повреждение документов, штампов, печатей, подделку, изготовление либо сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков.

Данные нормы содержатся в разных главах Уголовного кодекса РФ, что нельзя не учитывать при оценке признаков состава преступления, тем более такого признака, как предмет преступления, который непосредственно связан как с объектом, так и с субъектом преступления. Об этом косвенно могут свидетельствовать и определения Конституционного Суда РФ.

Вышерассмотренное определение Конституционного Суда РФ от 13 октября 2009 г. № 1236-00 «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Мигутиной Юлии Сергеевны на нарушение ее конституционных прав положениями статьи 292 Уголовного кодекса Российской Федерации» распространяет понятие официального документа, содержащееся в Законе от 29.12.1994 г.

• «Об обязательном экземпляре документов» на ст.292 УК РФ.
• В другом же своем определении от 19 мая 2009 г.
• 575-0-0 по жалобе гражданина Морозовского В.Е., который оспаривал конституционность ч.1 ст.327 УК РФ, указывая на ее неопределенность, законодатель сформулировал, что «согласно действующему уголовному законодательству применение уголовного закона по аналогии не допускается (ч.2 ст.3 УК РФ).

В связи с этим не может быть принято во внимание утверждение заявителя о том, что ч.1 ст.327 УК РФ предполагает использование при ее применении термина «официальный документ» в том значении, которое ему придано в нормах иной отраслевой принадлежности (например, в содержащихся в ст.1259 Гражданского кодекса РФ определениях применительно к авторским и смежным правам, в ст.5 Федерального закона от 29.12.1994 г.

№ 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»». То есть Конституционный Суд РФ при решении вопроса о критериях официального документа применительно к ст.292 УК РФ и 327 УК РФ занимает противоположную позицию, что свидетельствует о необходимости различного подхода к этому термину в случаях, когда официальный документ выступает предметом служебного подлога либо подделки применительно к ст.327 УК РФ.2014.

Вып.2 ЭКОНОМИКА И ПРАВО Представляется, что критерии официального документа применительно к разным составам Уголовного кодекса РФ могут не совпадать. Что касается служебного подлога ст.292 УК РФ, то здесь следует согласиться с мнением Б.В. Волженкина о том, что «сами по себе документы, исходящие от частных лиц и различных коммерческих и некоммерческих организаций, не относящихся к государственным или муниципальным органам и учреждениям (расписки, обязательства, справки, договоры и т.п.), официальными документами применительно к предмету посягательства, предусмотренного ст.292 УК РФ, не являются, поскольку служебный подлог — это посягательство на нормальную деятельность государственного или муниципального аппарата управления»,

1. Далее он указывает, что если эти документы оказываются в ведении государственных или муниципальных структур, они приобретают характер официальных и способны стать предметом служебного подлога.
2. Кроме того, нельзя не учитывать, что субъектом служебного подлога может быть только должностное лицо либо государственный или муниципальный служащий, не являющийся должностным лицом, и преступление совершается в связи с исполнением ими своих служебных обязанностей.

Таким образом, следует отметить, что признаком официального документа как предмета служебного подлога является его происхождение от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных учреждений, государственных корпораций и Вооруженных Сил РФ, других войск и воинских формирований РФ.

• Еще одним признаком официального документа может выступать его включенность в систему регистрации, строгой отчетности и контроля.
• Этот, казалось бы, формальный признак тем не менее свидетельствует именно о статусе документа, его юридической значимости в части влечения юридических последствий для лиц, которым они адресованы.

Система регистрации и учета позволяет восстановить документ в случае его утраты. Таким образом, можно сделать вывод, что официальный документ — это надлежаще оформленный документ, исходящий от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных или муниципальных учреждений, государственных корпораций, Вооруженных Сил РФ, воинских частей и других воинских формирований, включенный в систему государственной регистрации и учета и влекущий юридические последствия в виде предоставления или лишения прав, возложения или освобождения от обязанностей, изменения объема прав и обязанностей.

1. Представляется целесообразным классифицировать официальные документы по нескольким основаниям.
2. Все официальные документы можно разделить: в зависимости от органа, его издавшего — на документы, исходящие от государственных органов, от органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, государственных корпораций, Вооруженных Сил РФ; в зависимости от содержания — на документы, предоставляющие или лишающие прав, возлагающие или освобождающие от обязанностей и изменяющие объем прав и обязанностей; в зависимости от связи с личностью — личные и не являющиеся личными.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Степанюк О.С., Степанюк А.В. Проблема межотраслевого подхода к толкованию понятия «официальный документ» // СПС «Гарант».2. Букалерова Л.А. Уголовно-правовая охрана официального информационного оборота / под ред.В.С. Комиссарова, Н.И.

Пикурова.М.: Юрлитинформ, 2006.3. Бюллетень Верховного Суда РФ.2003. № 5.4. Бриллиантов А. Критерии официального документа // СПС «Гарант».5. Волженкин Б.В. Служебные преступления. Комментарий законодательства и судебной практики.СПб.: Юридический центр Пресс, 2005.6. Практический комментарий к УК РФ / под ред.Х.Д.

Аликперова, Э.Ф. Побегайло.М., 2001.7. Уголовное право. Общая и Особенная части: учебник для вузов / под общ. ред.М.П. Журавлева и С.И. Никулина.2-е изд., перераб. и доп.М.: Норма, 2007.8. Рарог А., Буколерова Л. Совершенствование уголовно-правовой охраны недокументированной официальной информации от незаконных деяний лиц, использующих должностное или служебное положение // Уголовное право.2004.

• 4.9. Бюллетень Верховного Суда РФ.2002. № 4.
• Поступила в редакцию 10.12.13 S.A.
• Styazhkina OFFICIAL DOCUMENT AS AN OBJECT OF FORGERY: THE CONCEPT, FEATURES, TYPES This article discusses the definition of criteria and indicators of an official document as the subject of malfeasance.
• The aim of the work is to define the characteristics of the notion «official document» and give the definition in relation to the composition of forgery (Art.292 of the Criminal Code) based on the analysis of existing points of view and the court practice.

The object of research is the criminal law enforcement practices and materials governing the scope of the official documents circulation. The following conclusions are made. Firstly, the official document has the property to generate, modify, or terminate relationship.

Secondly, with regard to the composition of forgery (Art.292 of the Criminal Code), it comes from the public authorities, local governments, state and municipal agencies, public corporations, the Armed Forces, military units and other military formations. In addition, to the number of formal signs of an official document one should refer the requirements on drawing an official document (details, stamps, seals, signatures) and its inclusion into the system of registration and accounting.

Keywords: official document forgery, the official details of the documents, the legal consequences. Стяжкина Светлана Александровна, кандидат юридических наук, доцент Styazhkina S.A., Candidate of Law, Associate Professor ФГБОУ ВПО «Удмуртский государственный университет» Udmurt State University 426034, Россия, г.

Что такое простой документ?

Классификация документов — Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

• Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
• Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов: Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например,,, постановления, решения, регламенты, инструкции). По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения.

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов). Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.).

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий, Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

1. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
2. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
3. Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
4. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
5. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки. По срокам делятся на:

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. По способу передачи документов различают: Читать подробнее: Виды документов

Какие свойства имеет документ?

ПРИЗНАКИ, СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: ОПЫТ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ПОНЯТИЙ Автор: Г.А. ДВОЕНОСОВА | 08 Декабря 2012 Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа.

Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.

Признак – это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации).

Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ – не просто документированная информация. Документ – форма объективации информации.Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе. Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство».

Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь. Философское определение свойства еще более конкретно. Свойство – то, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами.

Если признаки — это та информация о предмете (вещи), которую мы получаем через сенсорное восприятие, то свойства — это те мысленные конструкты, которые мы формируем в процессе его дальнейшего познания.В подходах к решению вопроса о свойствах документа, также как и в вопросе о его признаках, нет единства мысли.

Впервые систематизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ». Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации.

• Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа.
• Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.При всем разнообразии носителей документированной информации и их свойств исторической практикой работы с документами выработан ряд требований к ним, обусловленный, прежде всего, задачей обеспечения сохранности документов.

Идеальный материальный носитель документированной информации должен обладать такими свойствами как долговечность, водостойкость, светостойкость, экономичность, эргономичность, эстетичность. Наряду с этими свойствами любой носитель документированной информации как материальный объект изначально и объективно наделен таким свойством как старение.Приступая к анализу свойств другой неотъемлемой составляющей документа – информации, необходимо уточнить, что понятия «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», которые часто употребляются как синонимы, различны по своему значению.

1. В законодательстве информация трактуется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
2. В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу».
3. Документальная информация – это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.В нашем исследовании мы будем пользоваться термином «документированная информация».

«Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

1. Это определение, данное законом.
2. Аналогично документированная информация определяется в терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».Мы рассмотрели точки зрения на свойства документированной информации, сформировавшиеся в книговедческих науках, документоведении и архивоведении.

Попытки анализа свойств документированной информации представителями книговедческих наук либо сводились к общим свойствам информации как таковой, либо к свойствам книги. В работах, посвященных теоретическим проблемам архивоведения, внимание уделяется, в основном, свойствам «документной ретроспективной информации».На начальном этапе развития документоведения М.П.

• Илюшенко, Я.З.
• Лившиц и Т.В.
• Кузнецова отмечали, что документированная информация обладает свойствами объективности, достоверности, оптимальности и актуальности.
• Позднее М.П.
• Илюшенко дополнила этот перечень такими свойствами как фиксированный характер, ценность, определенность – неопределенность, полнота, доступность, недостаточность – избыточность, новизна, возраст, своевременность, периодичность.М.В.

Ларин считал, что использовать документированную информацию в процессах управления позволяют такие ее свойства как: 1) материализация информации, 2) фиксация, 3) идентификация, 4) доказательная (юридическая) сила, 5) подлинность, 6) доступ к информации, 7) авторство, 8) право собственности.При всей значимости проделанной документоведами работы по изучению свойств документированной информации нельзя не отметить, что они ограничивались управленческими документами.Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С.

Ларьков. В дополнение к уже выявленным ранее исследователями свойствам документированной информации он называет такие ее свойства как атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).Однако некоторые выводы Н.С.

Ларькова представляются спорными. Так, например, свойства инвариантности, транслируемости, рассеяния, отнесенные им к свойствам документированной информации, на наш взгляд, являются общими свойствами информации как таковой.Переосмыслив предшествующий опыт изучения свойств документированной информации, приходим к некоторым собственным выводам, которые позволяют сделать ряд уточнений и дополнений по этому вопросу.

Полагаем, что документированной информации присущи следующие свойства: 1) объективация (фиксированность); 2) первичность; 3) фактичность (документальность); 4) объективность (субъективность); 5) достоверность (недостоверность); 6) неизменность (стабильность, константность); 7) темпоральность (оперативность, ретроспективность, перспективность); 8) актуальность (потенциальность); 9) ценность; 10) систематичность; 11) структурность; 12) оптимальность (избыточность, недостаточность); 13) дискретность; 14) объем; 15) эргономичность.Объективация – одно из сущностных свойств документированной информации.

В процессе фиксации на материальном носителе информация становится доступной восприятию, материализуется, объективируется. Документированная информация – это первично зафиксированная информация о явлениях, событиях, фактах объективной реальности. Свойство первичности сообщает документу статус первоисточника информации, по которому ее всегда можно уточнить, проверить.Документальность – свойство, обусловленное фактичностью документированной информации.

1. Фактичность означает требование документальной точности.
2. Фактография – это «описание фактов без всякого их анализа, обобщения, освещения».
3. Из этого следует, что документ – бесстрастный регистратор реальности.Объективность означает представление объекта так, как он существует сам по себе, независимо от субъекта.

Правилами документирования предусматривается объективная запись информации в документе. Хотя абсолютная объективность недостижима ни в одной области. Документ – форма отражения объективной реальности сквозь призму субъективности составителя документа.Достоверность документированной информации обеспечивается удостоверяющими ее реквизитами, то есть формуляром документа.

1. Отсутствие этих реквизитов делает документированную информацию недостоверной.
2. Неизменность (стабильность, константность) документированной информации является гарантией ее достоверности.
3. «Темпоральность (от англ.
4. Tempora – временные особенности) – временная сущность явлений, порожденная динамикой их особенного движения, означает, что явление относится к некому временному плану (прошлому, настоящему или будущему).

В документоведении и архивоведении свойство темпоральности раскрыто через учение о видах социальной информации: оперативной (текущей), перспективной (относящейся к будущему) и ретроспективной (относящейся к прошлому).Актуальность можно рассматривать как свойство документированной информации и как ее состояние.

Документированная информация может находиться в двух состояниях: актуальном и противоположном ему потенциальном. Актуальной может быть как оперативная, так и перспективная и ретроспективная документированная информация. Оперативная и перспективная документированная информация наделяется свойством актуальности изначально, в процессе создания документа.

Ретроспективная информация – это информация, которая утратила свойство актуальности, но сохраняет его как потенциальное, до того момента, когда информация снова будет востребована.Ценность документированной информации связана с рядом других ее свойств, прежде всего с актуальностью, объективностью и достоверностью.

Ценность выявляется лишь в акте взаимодействия субъекта и объекта, то есть в процессе использования документированной информации.Систематичность означает следование определенной системе, определенный порядок в расположении и связи частей чего-нибудь. Документированная информация – это информация всегда упорядоченная, систематизированная по определенным правилам.

Упорядоченность и систематизация документированной информации обеспечивают еще одно важное ее свойство – оптимальность. Это свойство означает то, что для решения определенных задач посредством конкретного документа определяется необходимое и достаточное количество информации методом унификации его текста и формуляра.

Противоположное оптимальности свойство – избыточность документированной информации, которая является следствием несоблюдения установленных правил документирования.Свойство дискретности мы понимаем как присущее документированной информации свойство фрагментарного отражения реальности при неизменности и целостности как самой информации, так и носителя, на котором она зафиксирована.Документированная информация характеризуется таким свойством как объем.

Информация записывается на носитель, документируется в объеме, определенном правилами документирования. Объем записи информации письменных документов устанавливается нормативно количеством знаков, строк, страниц документа. Для технотронных документов объем записи устанавливается техническими характеристиками носителя и записывающих устройств.Важным свойством документированной информации является ее эргономичность, под которой подразумеваются адекватность психическим и физиологическим возможностям человека при сенсорном ее восприятии.Определенными свойствами обладает формуляр документа, форма организации документированной информации на носителе или внутренняя его форма.

В научной литературе свойства формуляра документа отдельно не рассматривались. Мы полагаем, что формуляру документа присущи следующие свойства: 1) унификация; 2) систематичность; 3) стабильность (неизменность, константность); 4) нормативность; 5) подлинность (оригинальность); 6) эстетичность; 7) эргономичность; 8) конвенциональность.Унификация – имманентное свойство документа.

Оно обусловлено повторяемостью действий, фиксируемых в документе. Результатом унификации является унифицированная форма документа, которая представляет собой систему упорядоченных реквизитов, способствующих выполнению действий, и отражающих связи документа с системой документации, документной или информационной системой.Формуляр конкретного документа не может быть изменен.

Изменения, внесенные в формуляр документа, либо превращают его в новый документ, либо приводят к прекращению его существования, лишают юридической силы, делают его недействительным. Поэтому формуляр документа характеризуется свойством стабильности, неизменности, константности. Формуляр определенного вида документа устанавливается нормативно: либо обычаем, что тоже есть норма, либо нормой права.Соблюдением требований к формуляру обеспечивается одно из сущностных свойств документа – подлинность (оригинальность).

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis» и означает – первоначальный, самобытный. Как синоним этого слова употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает достоверный.Через формуляр документа может проявляться его маркетинговое свойство эстетичности.

Эмблема, шрифты, интервалы и даже чернила собственноручной подписи руководителя – все влияет на восприятие документа адресатом и создает впечатление о финансовой состоятельности, деловой и информационной культуре автора документа.Эргономичность формуляра способствует быстроте и удобству восприятия документа, скорости его обработки.Исторически сложившийся формуляр документа является результатом договоренности субъектов социальных отношений о признании за документом статуса объективного регистратора действительности, инструмента доказательства явлений, событий, фактов, регулятора общественных отношений.

В этом состоит свойство конвенциональности.Рядом специфических свойств документ обладает как целостный информационный и вещественный объект, как социальный феномен. К таким свойствам, на наш взгляд, относятся: 1) феноменальность; 2) причинность; 3) целесообразность; 4) предметность; 5) структурность; 6) унификация; 7) фактичность (достоверность); 8) аутентичность (подлинность); 9) актуальность; 10) нормативность (юридическая сила); 11) легитимность; 12) целостность (стабильность константность, неизменность); 13) доказательность; 14) ценность; 15) качество; 16) пригодность для использования; 17) доступность; 18) систематичность; 19) темпоральность; 20) символичность; 21) конвенциональность.Феноменальность документа выражается в том, что он представляет собой доступное человеческому познанию и восприятию явление предметного мира (феномен), причем документ – исключительный социальный феномен, появившийся как инструмент регулирования социальных отношений.Свойство причинности проявляется в процессе документирования, которому предшествует волевое решение о создании документа, обусловленное той или иной целесообразностью, объективной необходимостью.Документ представляет собой материальный объект, предмет, вещь.

Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование – это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой.

Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована.

Унификация как имманентное свойство, присуща не только официальным, но и документам личного происхождения.Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.Аутентичный в переводе с греческого (authentikos) – подлинный, исходящий из первоисточника.

Свойство аутентичности документа означает, что «создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного использования». Аутентичность документа обеспечивается его формуляром.Формуляр документа актуализирует записанную информацию (содержание), превращая ее в действие.

Как правило, он является типовым или примерным – образцом, то есть нормой, которая адресована составителям документа, и обеспечивает атрибутивное свойство документа – юридическую силу. Юридическая сила документа – это установленная законодательством обязательность документа для его адресатов, которые будут основывать на нем свои действия.

Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования – это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру.

Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью.Легитимность документа означает, что «демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность используемых на протяжении жизненного цикла документа технологий».Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности).

Неизменность – ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ.

Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.Доказательность – сущностное свойство документа, которое связано со всеми ранее перечисленными свойствами, особенно со свойствами фактичности, нормативности, неизменности. Из всех созданных человеком информационных объектов изначально наделяется свойством доказательности явлений, событий, фактов объективной реальности только документ.Ценность как категория имеет несколько значений: 1) цена, стоимость; 2) важность, значение; 3) ценный предмет, явление.

Свойство ценности документа проявляется в каждом из них. Документ имеет ту или иную цену (стоимость) тогда, когда становится объектом купли-продажи, выступает как товар. Причем объектом купли-продажи становятся не только документальные памятники, раритеты, но и оперативные документы, в основном, предоставляющие определенные права личности.

1. Ценность документа может определяться его значимостью, важностью документированной информации.
2. Чем в большей мере информация помогает достижению цели, тем более ценной она является.
3. Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность.
4. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.Качество – философская категория, отображающая существенную определенность вещей и явлений реального мира.

В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления.

Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу». При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения.Документ – это информационная микросистема.

В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.Темпоральность (временность) документа проявляется в таких понятиях как «жизненный цикл документа», «дата документа», «срок действия документа», «срок исполнения документа», «срок хранения документа».

Свойство темпоральности определяет такие статусы документа как оперативный документ, ретроспективный документ, архивный документ. К темпоральным свойствам относится конечность документа, так как жизненный цикл документа конечен.Документ имеет символическое значение первоисточника достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности.

• Документ является результатом договоренности между людьми о его символической роли как инструмента регулирования социальных отношений, прежде всего – правовых.
• Документ – конвенциональная форма представления первичной и достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности, которая может быть использована как доказательство и как инструмент действия.Проблема функционального анализа, как и другие проблемы теории документа, впервые была поставлена основоположником документоведения К.Г.

Митяевым. Ученым было установлено важное теоретическое положение о том, что содержание и форма документов в значительной мере определяются их функциями.На начальном этапе развития документоведения сформировалось понимание функции документа как его целевого назначения.М.П.

• Илюшенко, Т.В.
• Кузнецова и Я.З.
• Лившиц выделили следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника.
• При этом основной функцией документа была названа информационная.
• Эта классификация функций документа на долгие годы закрепилась в теории документоведения.В современной научной мысли проблема функционального анализа документа, как и познания документа в целом, решается, в основном, с позиций двух подходов: книговедческого и документоведческого (архивоведческого).

Анализ работ авторов книговедческого направления привел нас к выводу о том, что все попытки выявить общие функции документа и книги сводятся, преимущественно, к анализу книги, как информационного объекта, наиболее знакомого исследователям в силу их профессиональной деятельности и интересов.Занимающие промежуточную (документологическую) позицию между документоведением и книговедением Н.С.

Ларьков и Е.А. Плешкевич также не обошли вниманием этот вопрос. Функциональный анализ документа Н.С. Ларькова спорен в части выделенных им первичных и вторичных функций. Например, художественно-эстетическую функцию документа мы бы отнесли к разряду вторичных, а не первичных функций. Она имеет отношение к эстетике фирменного бланка и формуляра документа, но не влияет на его использование как социального инструмента.Е.А.

Плешкевич отождествляет понятия «свойство» и «функция», а это не одно и то же. Кроме того, Е.А. Плешкевич ограничивает контекст функционирования документа рамками «информационно-документационной системы».Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти.

• Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников.В документоведении функциональный анализ документа остается одним из ключевых вопросов теории.
• В одной из недавних работ А.Н.
• Сокова называет в качестве основных следующие функции документа: 1) фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации; 2) материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе; 3) доказательство наличия того или иного действия, события.

Атрибутивной функцией документа она считает функцию доказательства.Ввиду того, что в процессе функционального анализа документа некоторые исследователи не делают различий между функциями, признаками и свойствами документа, необходимо внести ясность в этот вопрос, опираясь на философское понимание категории «функция».

Согласно этому пониманию, функция существует только в неразрывном единстве со связью соответствия, а детерминизм и функциональность органически связаны как содержание и форма.Существующая рассогласованность в функциональном анализе документа, как нам представляется, имеет корни в методологических подходах к его познанию.

В 1960-1970-е гг. функциональный анализ документа проводился в рамках информационного подхода. В 1990-е гг. представители книговедческого направления опирались на коммуникационный подход. Мы проведем функциональный анализ документа на основе системного и деятельностного подходов.

1. Деятельностный подход позволяет представить социальные институты и человека как систему действий.
2. Документ же является отражением действий, которые в основе своей повторяются.Для выяснения вопроса о функциях документа будем опираться на сложившееся в документоведении и архивоведении понимание функции документа как его целевого назначения и как взаимосвязи с другими явлениями.

В качестве таких явлений мы рассматриваем отраженную в содержании документа объективную реальность (действие, факт) – контент, социальную среду функционирования документа (систему) – контекст, а также субъекты действия (взаимодействия). В качестве контекста документа обычно подразумевается организационная или управленческая среда.

Мы рассматриваем функции документа в контексте социальной среды, под которой подразумевается общество как упорядоченная система, и функциональной системы в пределах всеобщей системы общества.Функциональный анализ документа мы выстраиваем на основе теории рационального действия Ю. Хабермаса, которая в современной социологии признается как единственная, обладающая возможностью интегрировать различные парадигмы.

Данная теория различает целерациональное действие (работу, труд) и коммуникативное действие (социальное, символическое взаимодействие). Если задача целерационального действия — добиться поставленной цели, то коммуникативное действие направлено на достижение понимания в процессе общения (коммуникативного понимания).

• Документ возникает для выполнения целерационального действия как его орудие, инструмент.
• В цивилизованном мире осуществить целерациональное действие без документационного обеспечения невозможно.
• Коммуникативное действие может быть осуществлено и без документа или посредством других информационных объектов, не являющихся документами.Исходя из социологического понимания функции как совокупности действий, направленных на удовлетворение потребностей системы, функции документа как инструмента целерационального действия можно подразделить на атрибутивные (сущностные, неизменяемые) и системные.

Атрибутивными функциями документа являются информационная и инструментальная. Информационная функция выражается через объективацию информации о социальной реальности (явлениях, событиях, фактах) в форме документа. Инструментальная функция документа проявляется, прежде всего, в том, что документ используется как средство доказательства явлений, событий, фактов объективной реальности, а также как инструмент осуществления действия, прежде всего, целерационального.

• Эти функции являются общими для всех документов.
• Они позволяют использовать документ как инструмент регулирования социальных отношений, социального проектирования и социальных технологий.
• Все остальные функции (системные) являются производными от сущностных (атрибутивных) в зависимости от контекста (системы) функционирования или использования документа.

Системные функции документа совпадают с функциями системы, поскольку документ создается для осуществления целерационального действия в функциональной системе.Таким образом, признаки, свойства и функции документа – разные, но взаимосвязанные понятия. Признаки позволяют идентифицировать документ среди множества других информационных объектов.

Свойства определяют сущностные характеристики документа и наделяют его способностью выполнять атрибутивные и системные функции, детерминированные контекстом его происхождения, бытования и использования.Dvoenosova G.A. Signs, attributes and functions of document: rationalization experienceАннотация / Annotation В статье предпринята попытка рационализации понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.

Рассматриваются свойства материального носителя документированной информации, свойства информации и формуляра документа, свойства и функции документа как целостного информационного и материального объекта и как инструмента целерационального действия.In the article the author makes an attempt at rationalizing such notions as «signs», «attributes» and «functions» of the document on basis of philosophical systematic approach.

Characteristics of the material data medium, information and document’s form, attributes and functions of the document as an integral information and material object and the rational action tool are also considered here.Ключевые слова / KeywordsПризнаки документа, свойства документа, документированная информация, документальная информация, атрибутивные функции документа, системные функции документа.

Signs of the document, characteristics of the document, documentary information, documental information, attributive functions of the document, system functions of the document.ДВОЕНОСОВА Галина Александровна – заведующая кафедрой документоведения Казанского государственного энергетического университета, кандидат исторических наук, доцент, г.

Как можно классифицировать документы?

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др. По наименованию существует множество разновидностей документов.

Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).

• Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
• По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Какие функции выполняет документ?

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные, Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна.

Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

1. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
2. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Как делятся документы по назначению?

Классификация документов в бухгалтерском учете В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации). По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке, наряд на сдельную работу и т.п. Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е.

они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

• К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
• Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
• К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

1. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
2. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
3. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

• Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.
• По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
• Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

• Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.
• К таким документам относится лимитно-заборная карта.
• На ее основании отпускаются материалы со склада в производство.
• Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

• Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
• По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
• Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков.

1. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ.
2. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.
3. Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).
4. По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную. В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

1. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
2. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
3. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в,

Читать подробнее: Классификация документов в бухгалтерском учете

Каковы общие функции официальных документов?

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

• Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.
• Документ полифункционален (многофункционален), т.е.
• Содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
• Выделяются функции общие и специальные,
• Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна.

Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

1. Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже.
2. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
3. Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

• Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
• Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Что такое неофициальный документ?

Технологии анализа документов в социологическом исследовании Понятие документа в социологии Приступая к рассмотрению анализа документальных источников, необходимо прежде всего дать определение понятию «документ». «Документом в социологии называется специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи или хранения информации»,

• Как видим, из этого понятия исключены такие источники информации, как предметы материальной культуры и быта.
• Значимость этих объектов для получения необходимой социальной информации не подлежит сомнению, однако включение предметов материальной культуры и быта в понятие документа привело бы к неправомерному расширению понятия ( в этом случае документами оказались бы тетрадь, здание, кресло, авторучка и т.д.).

Различие документов и предметов материальной культуры и быта подтверждает также и тот факт, что методы анализа тех и других существенно отличаются друг от друга.В.А. Ядов дает следующее определение документальных источников: «Документальной в социологии называют любую информацию, фиксированную в печатном или рукописном тексте, на магнитной ленте, на фото- или кинопленке»,

• Автор расширяет понятие документа – от «специально созданного человеком предмета» до «любой информации», подчеркивая тем самым, что в социологии документ – это не только официальные материалы.
• Кроме того, в своем определении В.А.
• Ядов не затрагивает область назначения документов, но акцентирует внимание на способах его существования.

Перечисление различных определений документа можно продолжать и далее: «любая знаковая или образная информация, зафиксированная на каком-либо материальном носителе», «кодированная информация, вбирающая в себя цели и намерения коммуникатора, его видение, интерпретацию реальности» и т.д.

В учебниках по маркетинговым исследованиям метод анализа документов сам по себе не упоминается. Однако есть разделы, посвященные такому методу как анализ вторичной информации (данных), под которым понимается работа с информаций, существующей независимо от исследователя, Важным моментом является то, что в документе исследователь имеет дело с информацией, отчужденной от ее создателя.

Если во время личного общения человек может изменить свою точку зрения, что-то поправить или дополнить, то в документальном источнике мысль уже зафиксирована. Одним из возможных определений документа в социологии может стать следующее. Документ – это любая информация, созданная ранее с той или иной целью и зафиксированная на определенном материальном носителе,

• наличие смыслового семантического содержания,
• стабильная вещественная форма,
• предназначенность для использования в социальной коммуникации,
• завершенность сообщения.

Документ полифункционален. К наиболее общим (характерным для всех видов документов) функциям принято относить:

• информационную – способность служить источником информации,
• коммуникативную – способность быть средством передачи информации,
• кумулятивную – способность накапливать и упорядочивать информацию.
• трансляции и сохранения сведений о социальной-реальности.

Специальными функциями (характерными для отдельных видов и типов документов) являются:

• управленческая (регулятивная) – способность управлять теми или иными процессами (законы, постановления, предписания и др.);
• правовая – способность служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (конституция, законы, указы и др.);
• познавательная (когнитивная) – способность служить средством получения и передачи знаний (учебники, методические материалы и др.);
• общекультурная – способность содействовать развитию культуры, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции (литературно-художественные или научные издания, фильмы и др.);
• идеологическая – способность формировать общественное мнение и воздействовать на массовое сознание;
• мемориальная (памятниковая) – способность сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (редкие книги или рукописи и др.);
• гедоническая – способность служить средством отдыха, развлечения (художественные книги, фильмы и др.)

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, научно-концептуальную и др. Перечень специальных функций документа обширен. Работа с документами позволяет получить информацию о прошедших событиях, лучше понять текущие события и сделать прогноз о будущих событиях. К числу наиболее общих свойств документа относятся:

• атрибутивность документа, которая обеспечивает его целостность, то есть наличие информационной и материальной составляющих; отсутствие одной из составляющих превращает документ в устную речь или вещь;
• функциональность документа, которая обеспечивает передачу информации в пространстве и времени;
• структурность документа как определенная взаимосвязь его элементов и подсистем, которая обеспечивает эффективность использования и долговременность его хранения.

Классификация документов Прежде чем приступать к анализу документа необходимо дать ему характеристику, в частности, определить к какому классу и виду он принадлежит. Классификация документов приведена в работах различных ученых и не обнаруживает каких-либо жестких противоречий.

В качестве классификационных критериев рассмотрим наиболее общие критерии. По способу фиксирования информации различают рукописные и печатные документы, записи на кино- или фотопленке, магнитной ленте, электронном носителе. С точки зрения целевого назначения выделяют целевые и наличные документы. Так, например, материалы, которые были спровоцированы самим исследователем ( к примеру, биография эмигранта в работе У.

Т омаса и Ф. Знанецкого ). В начале XX в. американский социолог У. Т омас и польский социолог Ф. Знанецкий предприняли кропотливое изучение личных документов польских эмигрантов с тем, чтобы описать их положение в Европе и Америке. В числе использованных документов была уникальная автобиография одного из крестьян, написанная по просьбе исследователей и составившая около 300 страниц.

Такие документы называют целевыми, Но социолог имеет дело и с материалами, составленными независимо от него, ради каких-то других целей, т.е. с наличными документами. Обычно эти материалы называют собственно документальной информацией в социологическом исследовании. По степени персонификации документы делятся на личные и безличные,

К личным относят письма, дневники, мемуарные записи, карточки индивидуального учета (например, библиотечные формуляры или анкеты и бланки, заверенные подписью), характеристики и рекомендательные письма, выданные данному лицу. Безличные документы – это статистические или событийные архивы, данные прессы, протоколы собраний.

В зависимости от статуса документального источника выделяют официальные и неофициальные документы. К официальным документам относятся правительственные материалы, постановления, заявления, стенограммы официальных заседаний, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов и прокуратуры, финансовая отчетность и т.п.

Неофициальные документы – это многие личные материалы, упомянутые выше, а также составленные частными гражданами безличные документы (например, статистические обобщения, выполненные другими исследователями на основе собственных наблюдений). По источнику информации документы разделяют на первичные и вторичные.

• К первичным относят документы, которые составлены по итогам непосредственного наблюдения или опроса.
• Они содержат информацию, которая отражает непосредственное положение дел.
• Вторичные документы построены на основании анализа уже существующих документов.
• Их получают после аналитической обработки или описания данных, которые содержатся в первичных источниках.

Можно классифицировать документы по их прямому содержанию, например, исторические и научные архивы, архивы социологических исследований, видеохроники общественных событий. На значимости социологических архивов мы остановимся отдельно в теме 2. В зависимости от срока хранения документы подразделяют на: документы постоянного и документы временного хранения.

• Особую группу документов образуют многочисленные материалы средств массовой информации : газеты, журналы, радио, телевидение, интернет, кино, видеоматериалы.
• Однако необходимо все время иметь в виду, что документы составлены людьми, имеющие свою собственную точку зрения на те или иные явления, процессы, которые нашли отражение в этих документах, и несут в себе некоторую долю субъективности, и поэтому нет уверенности в их достоверности.

Рассмотрим более подробно проблему достоверности документальной информации. Проблема достоверности документальной информации Не следует отождествлять надежность и подлинность самого документа с достоверностью сообщаемых в нем сведений. Достоверность информации в первую очередь зависит от источника доступного документа.

Разные источники обладают разной степенью достоверности сообщаемых ими сведений. Во всех случаях первичные данные надежнее вторичных. При использовании вторичных документов важно установить их первоисточник. Это можно делать выборочно, чтобы оценить общую погрешность вторичных материалов.В.А. Ядов в своей работе замечает: «Целевые документы, запланированные исследователем, будут надежны в случае, если предусмотрены обычные операции контроля: поиск независимого источника информации (для выборочного контроля), вторичные обращения к тому же источнику (устойчивость данных), тесты по известным группам»,

Историки, много работающие с документальными источниками, выработали немало приемов, с помощью которых определяют степень достоверности сведений, судя по самому содержанию документальной информации. Рассмотрим некоторые из них. Первое «золотое правило» в работе с документами, как и с другими источниками – четко различать описания событий и их оценку.

1. Мнения и оценки потенциально обладают меньшей достоверностью по сравнению с фактуальной информацией.
2. Нередко в документе отсутствует детальная характеристика ситуации, о которой высказано мнение или оценка.
3. Но именно конкретная ситуация дает ключ к расшифровке смысла высказанных оценок и мнений.
4. Далее следует выяснить, каким намерением руководствовался составитель документа, что поможет выявить умышленные или непроизвольные искажения.

Чрезвычайно важно хорошо уяснить общую обстановку, в которой составлялся документ: располагала ли она к объективности (независимо от целевых намерений автора) или способствовала смещению акцентов в этой информации. Во втором случае необходимо проведения «анализа природы, причин и механизмов возникновения искажений в оценке» измеряемого параметра,

Очень важно знать, каков метод получения первичных данных, использованный составителем документа. Всем известно, что сведения « из первых рук» надежнее, чем информация из неопределенного источника, а записи по свежим впечатлениям отличаются от описания тех же событий спустя какое-то время. Если документ содержит статистическую группировку данных, в первую очередь следует выявить основание классификации.

В соответствии с целью исследования возможны перегруппировки данных по иным основаниям. Вместе с тем, рассматривая вопрос достоверности документов, объединенных в соответствии с персонификационным критерием (личные, безличные (официальные) в приведенной выше классификации, необходимо также учесть ряд методологических особенностей при их анализе.

Личные документы. Метод анализа личных документов был весьма успешно применен в работе У. Томаса и Ф. Знанецкого «Польский крестьянин в Европе и Америке».В.А. Ядов приводит методологические позиции самих авторов, связанные с оценкой метода анализа личных документов: «Мы с уверенностью можем сказать, что личные жизнеописания, или биографии, полные, насколько это возможно, представляют собой современный вид социологического материала, и если наука вынуждена использовать другие материалы, то это лишь в силу трудностей получения достаточного числа подобных записей, охватывающих всю совокупность социальных проблем, и в силу громадного объема работы, необходимой для адекватного анализа личных материалов, характеризующих жизнь социальных групп»,

В большинстве случаев единственное, что может получить социолог из всего многообразия жизнеописаний, – это довольно сырой эмпирический материал, говорящей о мотивационной, психологической стороне произошедших событий, но искаженных преломлением их в индивидуальном и групповом сознании.В.А.

Ядов по этому поводу пишет: «Немаловажное значение имеет при этом и форма выражения индивидуальных намерений в личных документах. Она обуславливается, по меньшей мере, тремя обстоятельствами: уровнем грамотности тех, кто ведет записи; общим стилем эпистолярной культуры в данной стране и в данной исторической ситуации; соображениями внешней и внутренней цензуры, оказывающими непосредственное воздействие на характер ведения личных документов»,

Таким образом, исходная методическая посылка основывается на сведении социального процесса к сумме индивидуальных намерений того или иного исследователя. Однако было бы неправильно на этом основании исключать метод изучения личных документов вообще. Он должен занять соответствующее место среди других методов сбора социальной информации.

Работа с личными документами ставит перед исследователем вопрос: каким образом получить эти документы, зачастую находящиеся в личном или семейном распоряжении? Причем нужно иметь в виду, что социолога интересуют эти материалы как отражение массовых событий. Так, чтобы получить материалы для своей книги о судьбе польских крестьян, эмигрировавших в США, У.

Томас и Ф. Знанецкий провели колоссальную работу по сбору личной документации. Одним из путей решения этой задачи была публикация в газете с просьбой к полякам, приехавшим в США, присылать свои жизнеописания и письма родственников по определенному адресу за незначительную плату – 10 центов за материал.

Почти спустя 20 лет после появления работы У. Томаса и Ф. Знанецкого американский социолог Г. Блумер опубликовал доклад, в котором подверг критике методологические позиции авторов. По его мнению, приведенные материалы носили лишь иллюстративный характер и никоим образом не могли быть использованы в качестве доказательства той или иной точки зрения.

После этого экспертная комиссия Национального совета по социальным исследованиям США создала специальный комитет. Были выявлены две главные проблемы. Первая проблема – степень искажения материала при передаче мысли и при записи, т.е. в какой мере само оформление того или иного личного документа (заявления или дневника) соответствует реальным намерениям автора и действительному положению дел.

1. Самооправдание собственных поступков и действий.
2. Стремление к упорядочению мыслей и поступков.
3. Стремление выставить на показ свой внутренний мир.
4. Литературное побуждение, стремление отшлифовать стиль письменной речи, желая в дальнейшем стать журналистом или писателем.
5. Определение и оформление своих личных планов, более четкая формулировка намерений чего-то достичь или добиться.
6. Снижение психологической напряженности, внутреннего конфликта.
7. Денежная выгода.
8. Психотерапевтические цели.
9. Обязательство. Например, необходимость написать автобиографию при поступлении на работу или в порядке выполнения классического задания (школьные сочинения и т.д.).
10. Стремление исповедаться перед абсолютным, перед Богом или человеком.
11. Научный интерес.
12. Общественная польза урок или пример другим людям.
13. Стремление к бессмертию.

Анализ личных документов предполагает выяснение мотивов их составления и оценку достоверности документов в соответствии с этими мотивами. Можно ли вообще относиться с доверием к личным документам, в какой степени и при каких условиях? На этот вопрос отвечает историк Л. Готтшальк, который выделил пять условий доверия личным документам :

1. Осторожное отношение автора к излагаемым фактам, когда сами эти факты ни в какой мере не затрагивают его личных интересов, не являются предметом его пристрастия.
2. Когда свидетельство наносит ущерб автору и сама запись носит характер исповеди.
3. Если данные, сообщаемые в этих документах, являлись в период записи всеобщим достоянием и автор сообщает, следовательно, нечто общеизвестное.
4. Когда сообщение или его часть представляет интерес для исследователя и вместе с тем оказывается несоответствующим основному содержанию текста личного документа.
5. Заслуживает доверия сообщение, которое противоречит предполагаемым исследователем установкам автора.

Итак, наиболее важными недостатками анализа личных документов являются :

• трудности получения личных документов;
• отсутствие репрезентативности лиц, пишущих автобиографии
• эти документы по разным причинам могут быть необъективными или фальсифицированными;
• автобиография может быть близка к литературному вымыслу;
• описания могут возникать под влиянием настроения пишущего;
• избирательность памяти может искажать картину описания;
• описываемые позиции могут подвергаться рационализации пишущего;
• описание может быть сделано по определенным принципам или понятийной не ясной исследователю системе.

При анализе достоверности личных документов необходимо учитывать возможность искажения материала уже не автором документов, а их исследователем, что в значительной степени зависит от характера сбора личных документов. Помимо этого, искажение картины может возникнуть за счет определенной направленности исследования при подборе личных документов.

1. Например, в исследованиях в области педагогики применяется такая форма сбора личных документов, как сочинение в школе, заданное на определенную тему.
2. Выбор и формулировка этой темы уже во многом предопределяют характер изложения материала, и поэтому оценка информативной емкости полученных документов должна быть соотнесена с задачей самого исследования.

Таким образом, к личным документам необходимо относиться с некоторой настороженностью и не считать достоверной абсолютно всю информацию, которая в них содержится. И если достоинство личных документов действительно делают их большой ценностью в процессе познания социальной действительности, то недостатки подобных документов не позволяют их использовать как единственный источник информации.

Официальные документы – это документы, исходящие не от одного лица, а от того или иного учреждения. Наиболее важная проблема при анализе официальных документов состоит также в определении степени доверия к этим документам. То, что они носят официальный характер, еще не является никоим образом условием объективности, содержащейся в них информации.

Академик Г.В. Осипов отмечает, что при решении вопроса о степени доверия к документу исследователю необходимо знать:

• какова была та непосредственная ситуация, в которой составлялся данный документ;
• каковы цели и задачи составления данного документа;
• в чем состоит заинтересованность тех, кто составлял этот документ;
• каков способ обработки информации, применявшийся при составлении данного документа;
• кто конкретно имел отношение к составлению этого документа.

Далее автор отмечает: «чтобы пользоваться официальными документами в социологическом исследовании, необходимо знать способы хранения документации и в какой-то мере быть осведомленным об основах архивного дела. Каждый из документов, как правило, имеет две основные части: вербальный материал, описывающий то, о чем идет речь, и материал статистический.

Одна из задач исследователя сопоставление вербальной и статистической частей. Для социолога статистический материал зачастую имеет наибольшее значение, поскольку здесь имеется возможность количественной характеристики. Наконец, огромное самостоятельное значение для социолога имеют данные государственной статистики, которыми надо уметь пользоваться, а также знать, с какой регулярностью они собираются и публикуются.

Анализ статистических данных, содержащихся в документах, требует умения оценить степень надежности, изложенной в статистических сводках информации. Для того, чтобы произвести такую оценку, необходимо сопоставить данные, которые содержатся в уже известных и опубликованных источниках.

• Если оказывается, что оба ряда данных, полученных независимо друг от друга, совпадают, то это значит, что информация достаточно надежна и устойчива»,
• Вывод : При анализе документов социолог должен сохранять нейтральность к изложенной проблеме, потому что можно потерять способность правильно оценивать ситуацию и может возникнуть опасность субъективной оценки.

С другой стороны, заинтересованность исследователя, наличие дополнительных знаний о явлениях может помочь ему более детально и обширно разобрать исследуемую ситуацию. Поэтому проблема субъективной оценки исследователя является очень серьезной и социолог сам для себя должен ее определить и найти правильный стиль поведения.

• Основные понятия темы
• Документ в социологии – это специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи или хранения информации.
• Документальные источники – это любая информация, фиксированная в печатном или рукописном тексте, на магнитной ленте, на фото- или кинопленке, электронном носителе.
• Безличные документы – это статистические или событийные архивы, данные прессы, протоколы собраний.

Вторичные документы – это документ, построенные на основании анализа уже существующих документов. Их получают после аналитической обработки или описания данных, которые содержатся в первичных источниках. Личные документы – это карточки индивидуального учета (например, библиотечные формуляры или анкеты и бланки, заверенные подписью), характеристики и рекомендательные письма, выданные данному лицу, письма, дневники, мемуарные записи.

Неофициальные документы – это многие личные материалы (характеристики, дневники, рекомендации, анкеты и др.), а также составленные частными гражданами безличные документы (например, статистические обобщения, выполненные другими исследователями на основе собственных наблюдений). Официальные документы – это правительственные материалы, постановления, заявления, стенограммы официальных заседаний, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов и прокуратуры, финансовая отчетность и т.п.

Первичные документы – это документы, которые составлены по итогам непосредственного наблюдения или опроса. Они содержат информацию, которая отражает непосредственное положение дел. Литература

1. Здравомыслов А.Г. Методология и процедура социологических исследований. – М., 1969. – C.20 5.
2. Кравченко А.И. Методология и методы социологических исследований. – М., 2014.
3. Рабочая книга социолога / под ред.Г.В. Осипова. – М., 2009.
4. Ядов В.А. Стратегия социологического исследования. Описание, объяснение, понимание социальной реальности. – М., 2007.

Читать подробнее: Технологии анализа документов в социологическом исследовании

Что относится к внутреннему документообороту?

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Что включает в себя регистрацию документа?

Регистрация документа Регистрация документа — подтверждение создания или получения путем внесения в регистрационно-контрольную карточку основных сведений о документе и присвоения ему регистрационного номера. Основной принцип регистрации – однократность, т.е.

• Поступившие в организацию документы должны регистрироваться только один раз при поступлении.
• Регистрация документов позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания поисковой и справочной систем по всем документам организации.
• Регистрация, прежде всего, придает документу, поскольку фиксирует факт создания или получения документа.

Пока документ не зарегистрирован и не имеет регистрационного номера, он не имеет юридической силы. Регистрация документов преследует следующие цели:

учет документов, контроль за исполнением документов; организация справочной работы по документам.

К регистрируемым документам относятся все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из других организаций и от частных лиц.