« делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти»; « документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки».
Что такое делопроизводство и документооборот?
Чем делопроизводство отличается от документооборота? Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующие определения:
« делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»; « документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, дают следующие определения:
« делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти»; « документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки».
Важно помнить, что документооборот — это часть делопроизводства, включающая производство, оборот и учет деловых документов, и существующая в рамках общих правил ведения документации в организации. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, процессы документооборота могут состоять исключительно из делопроизводственных операций, так как напрямую связаны с работой над документами.
Что такое кадровое делопроизводство?
Особенности кадрового делопроизводства — Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.
- Кадровое делопроизводство – это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия.
- Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения – отдела по персоналу.
- В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации.
В том числе обработка личных данных, которые являются секретными. Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.
Что такое Инструкция по делопроизводству?
Инструкция по делопроизводству — Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое инструкция по делопроизводству, и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей. Инструкция по делопроизводству – это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.
Какие бывают виды документооборота?
Делопроизводство и документооборот – что это такое? — Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров. В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма. Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:
создание проекта документа;согласование;подписание проекта документа, проставление даты и регистрационного номера; с момента регистрации он считается официально изданным и принятым к исполнению;доведение содержания до исполнителей и контроль;исполнение предписаний;оформление исполненного документа для последующего хранения в зависимости от сроков и необходимости;уничтожение деловых бумаг с истекшим сроком или оформление их на архивное хранение.
Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:
Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.Если необходимо, оформляется официальный ответ.Последний этап – оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.
Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:
восходящий – от подчиненных к начальникам (объяснительные записки);нисходящий – от руководства к сотрудникам (приказы);горизонтальный – между равными по должности (акты, протоколы).
Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:
журналы учета движения документов;карточки документов;электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.
