Какие Функции Документов Можно Отнести К Основным?

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.
Документ полифункционален (многофункционален), т.е.
Содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные,
Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна.

Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Какая из функций документа является основной?

Функции документа — ДОУ и архивоведение Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока: информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная); а. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа.б.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е.
Информация о процессах, происходящих в обществе.
Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.в.
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией.
Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е.

о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.г. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.

Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная); а.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.
Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.б.

Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника) а.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.б.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Какие основные функции документов?

Функции документов — Документы могут выполнять следующие функции:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве;

ориентация документов в одном направлении (сверху вниз, снизу вверх); двусторонние документы;

Социальная — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности. Культурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; Управленческая — документ как способ управления деятельностью; Правовая — документ выступает в качестве способа закрепления и (или) изменения правовых норм и правоотношений; Историческая — документ является историческим источником с момента создания,

Что относится к основным свойствам документа?

Тема 2. Классификация документов — NT1301: Документационное обеспечение управления — Бизнес-информатика Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Соблюдение организации, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно- методическими материалами.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е.

Обязательных элементов оформления документов: наименование организации, автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Оригинальность документа.
Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает — первоначальный, самобытный.

Признаком оригинала является его уникальность. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик — это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Копийность документов. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Выписка — копия части документа.

копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
свидетельство юридической силы копии документа — отметка о ее заверении.

Читать подробнее: Тема 2. Классификация документов — NT1301: Документационное обеспечение управления — Бизнес-информатика

Каковы основные признаки и свойства документа?

ПРИЗНАКИ, СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: ОПЫТ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ПОНЯТИЙ Автор: Г.А. ДВОЕНОСОВА | 08 Декабря 2012 Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа.

Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.

Признак – это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации).

Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ – не просто документированная информация.
Документ – форма объективации информации.Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе.
Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство».

Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь. Философское определение свойства еще более конкретно. Свойство – то, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами.

Если признаки — это та информация о предмете (вещи), которую мы получаем через сенсорное восприятие, то свойства — это те мысленные конструкты, которые мы формируем в процессе его дальнейшего познания.В подходах к решению вопроса о свойствах документа, также как и в вопросе о его признаках, нет единства мысли.

Впервые систематизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ». Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации.

Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа.
Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.При всем разнообразии носителей документированной информации и их свойств исторической практикой работы с документами выработан ряд требований к ним, обусловленный, прежде всего, задачей обеспечения сохранности документов.

Идеальный материальный носитель документированной информации должен обладать такими свойствами как долговечность, водостойкость, светостойкость, экономичность, эргономичность, эстетичность. Наряду с этими свойствами любой носитель документированной информации как материальный объект изначально и объективно наделен таким свойством как старение.Приступая к анализу свойств другой неотъемлемой составляющей документа – информации, необходимо уточнить, что понятия «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», которые часто употребляются как синонимы, различны по своему значению.

В законодательстве информация трактуется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу». Документальная информация – это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.В нашем исследовании мы будем пользоваться термином «документированная информация».

«Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

Это определение, данное законом. Аналогично документированная информация определяется в терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».Мы рассмотрели точки зрения на свойства документированной информации, сформировавшиеся в книговедческих науках, документоведении и архивоведении.

Попытки анализа свойств документированной информации представителями книговедческих наук либо сводились к общим свойствам информации как таковой, либо к свойствам книги. В работах, посвященных теоретическим проблемам архивоведения, внимание уделяется, в основном, свойствам «документной ретроспективной информации».На начальном этапе развития документоведения М.П.

Илюшенко, Я.З.
Лившиц и Т.В.
Кузнецова отмечали, что документированная информация обладает свойствами объективности, достоверности, оптимальности и актуальности.
Позднее М.П.
Илюшенко дополнила этот перечень такими свойствами как фиксированный характер, ценность, определенность – неопределенность, полнота, доступность, недостаточность – избыточность, новизна, возраст, своевременность, периодичность.М.В.

Ларин считал, что использовать документированную информацию в процессах управления позволяют такие ее свойства как: 1) материализация информации, 2) фиксация, 3) идентификация, 4) доказательная (юридическая) сила, 5) подлинность, 6) доступ к информации, 7) авторство, 8) право собственности.При всей значимости проделанной документоведами работы по изучению свойств документированной информации нельзя не отметить, что они ограничивались управленческими документами.Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С.

Ларьков. В дополнение к уже выявленным ранее исследователями свойствам документированной информации он называет такие ее свойства как атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).Однако некоторые выводы Н.С.

Ларькова представляются спорными. Так, например, свойства инвариантности, транслируемости, рассеяния, отнесенные им к свойствам документированной информации, на наш взгляд, являются общими свойствами информации как таковой.Переосмыслив предшествующий опыт изучения свойств документированной информации, приходим к некоторым собственным выводам, которые позволяют сделать ряд уточнений и дополнений по этому вопросу.

Полагаем, что документированной информации присущи следующие свойства: 1) объективация (фиксированность); 2) первичность; 3) фактичность (документальность); 4) объективность (субъективность); 5) достоверность (недостоверность); 6) неизменность (стабильность, константность); 7) темпоральность (оперативность, ретроспективность, перспективность); 8) актуальность (потенциальность); 9) ценность; 10) систематичность; 11) структурность; 12) оптимальность (избыточность, недостаточность); 13) дискретность; 14) объем; 15) эргономичность.Объективация – одно из сущностных свойств документированной информации.

В процессе фиксации на материальном носителе информация становится доступной восприятию, материализуется, объективируется. Документированная информация – это первично зафиксированная информация о явлениях, событиях, фактах объективной реальности. Свойство первичности сообщает документу статус первоисточника информации, по которому ее всегда можно уточнить, проверить.Документальность – свойство, обусловленное фактичностью документированной информации.

Фактичность означает требование документальной точности.
Фактография – это «описание фактов без всякого их анализа, обобщения, освещения».
Из этого следует, что документ – бесстрастный регистратор реальности.Объективность означает представление объекта так, как он существует сам по себе, независимо от субъекта.

Правилами документирования предусматривается объективная запись информации в документе. Хотя абсолютная объективность недостижима ни в одной области. Документ – форма отражения объективной реальности сквозь призму субъективности составителя документа.Достоверность документированной информации обеспечивается удостоверяющими ее реквизитами, то есть формуляром документа.

Отсутствие этих реквизитов делает документированную информацию недостоверной. Неизменность (стабильность, константность) документированной информации является гарантией ее достоверности. «Темпоральность (от англ. tempora – временные особенности) – временная сущность явлений, порожденная динамикой их особенного движения, означает, что явление относится к некому временному плану (прошлому, настоящему или будущему).

В документоведении и архивоведении свойство темпоральности раскрыто через учение о видах социальной информации: оперативной (текущей), перспективной (относящейся к будущему) и ретроспективной (относящейся к прошлому).Актуальность можно рассматривать как свойство документированной информации и как ее состояние.

Документированная информация может находиться в двух состояниях: актуальном и противоположном ему потенциальном. Актуальной может быть как оперативная, так и перспективная и ретроспективная документированная информация. Оперативная и перспективная документированная информация наделяется свойством актуальности изначально, в процессе создания документа.

Ретроспективная информация – это информация, которая утратила свойство актуальности, но сохраняет его как потенциальное, до того момента, когда информация снова будет востребована.Ценность документированной информации связана с рядом других ее свойств, прежде всего с актуальностью, объективностью и достоверностью.

Ценность выявляется лишь в акте взаимодействия субъекта и объекта, то есть в процессе использования документированной информации.Систематичность означает следование определенной системе, определенный порядок в расположении и связи частей чего-нибудь. Документированная информация – это информация всегда упорядоченная, систематизированная по определенным правилам.

Упорядоченность и систематизация документированной информации обеспечивают еще одно важное ее свойство – оптимальность. Это свойство означает то, что для решения определенных задач посредством конкретного документа определяется необходимое и достаточное количество информации методом унификации его текста и формуляра.

Противоположное оптимальности свойство – избыточность документированной информации, которая является следствием несоблюдения установленных правил документирования.Свойство дискретности мы понимаем как присущее документированной информации свойство фрагментарного отражения реальности при неизменности и целостности как самой информации, так и носителя, на котором она зафиксирована.Документированная информация характеризуется таким свойством как объем.

Информация записывается на носитель, документируется в объеме, определенном правилами документирования. Объем записи информации письменных документов устанавливается нормативно количеством знаков, строк, страниц документа. Для технотронных документов объем записи устанавливается техническими характеристиками носителя и записывающих устройств.Важным свойством документированной информации является ее эргономичность, под которой подразумеваются адекватность психическим и физиологическим возможностям человека при сенсорном ее восприятии.Определенными свойствами обладает формуляр документа, форма организации документированной информации на носителе или внутренняя его форма.

В научной литературе свойства формуляра документа отдельно не рассматривались.
Мы полагаем, что формуляру документа присущи следующие свойства: 1) унификация; 2) систематичность; 3) стабильность (неизменность, константность); 4) нормативность; 5) подлинность (оригинальность); 6) эстетичность; 7) эргономичность; 8) конвенциональность.Унификация – имманентное свойство документа.

Оно обусловлено повторяемостью действий, фиксируемых в документе. Результатом унификации является унифицированная форма документа, которая представляет собой систему упорядоченных реквизитов, способствующих выполнению действий, и отражающих связи документа с системой документации, документной или информационной системой.Формуляр конкретного документа не может быть изменен.

Изменения, внесенные в формуляр документа, либо превращают его в новый документ, либо приводят к прекращению его существования, лишают юридической силы, делают его недействительным.
Поэтому формуляр документа характеризуется свойством стабильности, неизменности, константности.
Формуляр определенного вида документа устанавливается нормативно: либо обычаем, что тоже есть норма, либо нормой права.Соблюдением требований к формуляру обеспечивается одно из сущностных свойств документа – подлинность (оригинальность).

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis» и означает – первоначальный, самобытный. Как синоним этого слова употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает достоверный.Через формуляр документа может проявляться его маркетинговое свойство эстетичности.

Эмблема, шрифты, интервалы и даже чернила собственноручной подписи руководителя – все влияет на восприятие документа адресатом и создает впечатление о финансовой состоятельности, деловой и информационной культуре автора документа.Эргономичность формуляра способствует быстроте и удобству восприятия документа, скорости его обработки.Исторически сложившийся формуляр документа является результатом договоренности субъектов социальных отношений о признании за документом статуса объективного регистратора действительности, инструмента доказательства явлений, событий, фактов, регулятора общественных отношений.

В этом состоит свойство конвенциональности.Рядом специфических свойств документ обладает как целостный информационный и вещественный объект, как социальный феномен. К таким свойствам, на наш взгляд, относятся: 1) феноменальность; 2) причинность; 3) целесообразность; 4) предметность; 5) структурность; 6) унификация; 7) фактичность (достоверность); 8) аутентичность (подлинность); 9) актуальность; 10) нормативность (юридическая сила); 11) легитимность; 12) целостность (стабильность константность, неизменность); 13) доказательность; 14) ценность; 15) качество; 16) пригодность для использования; 17) доступность; 18) систематичность; 19) темпоральность; 20) символичность; 21) конвенциональность.Феноменальность документа выражается в том, что он представляет собой доступное человеческому познанию и восприятию явление предметного мира (феномен), причем документ – исключительный социальный феномен, появившийся как инструмент регулирования социальных отношений.Свойство причинности проявляется в процессе документирования, которому предшествует волевое решение о создании документа, обусловленное той или иной целесообразностью, объективной необходимостью.Документ представляет собой материальный объект, предмет, вещь.

Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование – это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой.

Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована.

Унификация как имманентное свойство, присуща не только официальным, но и документам личного происхождения.Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.Аутентичный в переводе с греческого (authentikos) – подлинный, исходящий из первоисточника.

Свойство аутентичности документа означает, что «создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного использования». Аутентичность документа обеспечивается его формуляром.Формуляр документа актуализирует записанную информацию (содержание), превращая ее в действие.

Как правило, он является типовым или примерным – образцом, то есть нормой, которая адресована составителям документа, и обеспечивает атрибутивное свойство документа – юридическую силу.
Юридическая сила документа – это установленная законодательством обязательность документа для его адресатов, которые будут основывать на нем свои действия.

Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования – это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру.

Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью.Легитимность документа означает, что «демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность используемых на протяжении жизненного цикла документа технологий».Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности).

Неизменность – ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ.

Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.Доказательность – сущностное свойство документа, которое связано со всеми ранее перечисленными свойствами, особенно со свойствами фактичности, нормативности, неизменности.
Из всех созданных человеком информационных объектов изначально наделяется свойством доказательности явлений, событий, фактов объективной реальности только документ.Ценность как категория имеет несколько значений: 1) цена, стоимость; 2) важность, значение; 3) ценный предмет, явление.

Свойство ценности документа проявляется в каждом из них. Документ имеет ту или иную цену (стоимость) тогда, когда становится объектом купли-продажи, выступает как товар. Причем объектом купли-продажи становятся не только документальные памятники, раритеты, но и оперативные документы, в основном, предоставляющие определенные права личности.

Ценность документа может определяться его значимостью, важностью документированной информации. Чем в большей мере информация помогает достижению цели, тем более ценной она является. Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.Качество – философская категория, отображающая существенную определенность вещей и явлений реального мира.

В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан.
Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления.

Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу». При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения.Документ – это информационная микросистема.

В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.Темпоральность (временность) документа проявляется в таких понятиях как «жизненный цикл документа», «дата документа», «срок действия документа», «срок исполнения документа», «срок хранения документа».

Свойство темпоральности определяет такие статусы документа как оперативный документ, ретроспективный документ, архивный документ. К темпоральным свойствам относится конечность документа, так как жизненный цикл документа конечен.Документ имеет символическое значение первоисточника достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности.

Документ является результатом договоренности между людьми о его символической роли как инструмента регулирования социальных отношений, прежде всего – правовых. Документ – конвенциональная форма представления первичной и достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности, которая может быть использована как доказательство и как инструмент действия.Проблема функционального анализа, как и другие проблемы теории документа, впервые была поставлена основоположником документоведения К.Г.

Митяевым. Ученым было установлено важное теоретическое положение о том, что содержание и форма документов в значительной мере определяются их функциями.На начальном этапе развития документоведения сформировалось понимание функции документа как его целевого назначения.М.П.

Илюшенко, Т.В. Кузнецова и Я.З. Лившиц выделили следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника. При этом основной функцией документа была названа информационная. Эта классификация функций документа на долгие годы закрепилась в теории документоведения.В современной научной мысли проблема функционального анализа документа, как и познания документа в целом, решается, в основном, с позиций двух подходов: книговедческого и документоведческого (архивоведческого).

Анализ работ авторов книговедческого направления привел нас к выводу о том, что все попытки выявить общие функции документа и книги сводятся, преимущественно, к анализу книги, как информационного объекта, наиболее знакомого исследователям в силу их профессиональной деятельности и интересов.Занимающие промежуточную (документологическую) позицию между документоведением и книговедением Н.С.

Ларьков и Е.А.
Плешкевич также не обошли вниманием этот вопрос.
Функциональный анализ документа Н.С.
Ларькова спорен в части выделенных им первичных и вторичных функций.
Например, художественно-эстетическую функцию документа мы бы отнесли к разряду вторичных, а не первичных функций.
Она имеет отношение к эстетике фирменного бланка и формуляра документа, но не влияет на его использование как социального инструмента.Е.А.

Плешкевич отождествляет понятия «свойство» и «функция», а это не одно и то же. Кроме того, Е.А. Плешкевич ограничивает контекст функционирования документа рамками «информационно-документационной системы».Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти.

Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников.В документоведении функциональный анализ документа остается одним из ключевых вопросов теории. В одной из недавних работ А.Н. Сокова называет в качестве основных следующие функции документа: 1) фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации; 2) материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе; 3) доказательство наличия того или иного действия, события.

Атрибутивной функцией документа она считает функцию доказательства.Ввиду того, что в процессе функционального анализа документа некоторые исследователи не делают различий между функциями, признаками и свойствами документа, необходимо внести ясность в этот вопрос, опираясь на философское понимание категории «функция».

Согласно этому пониманию, функция существует только в неразрывном единстве со связью соответствия, а детерминизм и функциональность органически связаны как содержание и форма.Существующая рассогласованность в функциональном анализе документа, как нам представляется, имеет корни в методологических подходах к его познанию.

В 1960-1970-е гг. функциональный анализ документа проводился в рамках информационного подхода. В 1990-е гг. представители книговедческого направления опирались на коммуникационный подход. Мы проведем функциональный анализ документа на основе системного и деятельностного подходов.

Деятельностный подход позволяет представить социальные институты и человека как систему действий. Документ же является отражением действий, которые в основе своей повторяются.Для выяснения вопроса о функциях документа будем опираться на сложившееся в документоведении и архивоведении понимание функции документа как его целевого назначения и как взаимосвязи с другими явлениями.

В качестве таких явлений мы рассматриваем отраженную в содержании документа объективную реальность (действие, факт) – контент, социальную среду функционирования документа (систему) – контекст, а также субъекты действия (взаимодействия). В качестве контекста документа обычно подразумевается организационная или управленческая среда.

Мы рассматриваем функции документа в контексте социальной среды, под которой подразумевается общество как упорядоченная система, и функциональной системы в пределах всеобщей системы общества.Функциональный анализ документа мы выстраиваем на основе теории рационального действия Ю. Хабермаса, которая в современной социологии признается как единственная, обладающая возможностью интегрировать различные парадигмы.

Данная теория различает целерациональное действие (работу, труд) и коммуникативное действие (социальное, символическое взаимодействие). Если задача целерационального действия — добиться поставленной цели, то коммуникативное действие направлено на достижение понимания в процессе общения (коммуникативного понимания).

Документ возникает для выполнения целерационального действия как его орудие, инструмент. В цивилизованном мире осуществить целерациональное действие без документационного обеспечения невозможно. Коммуникативное действие может быть осуществлено и без документа или посредством других информационных объектов, не являющихся документами.Исходя из социологического понимания функции как совокупности действий, направленных на удовлетворение потребностей системы, функции документа как инструмента целерационального действия можно подразделить на атрибутивные (сущностные, неизменяемые) и системные.

Атрибутивными функциями документа являются информационная и инструментальная. Информационная функция выражается через объективацию информации о социальной реальности (явлениях, событиях, фактах) в форме документа. Инструментальная функция документа проявляется, прежде всего, в том, что документ используется как средство доказательства явлений, событий, фактов объективной реальности, а также как инструмент осуществления действия, прежде всего, целерационального.

Эти функции являются общими для всех документов.
Они позволяют использовать документ как инструмент регулирования социальных отношений, социального проектирования и социальных технологий.
Все остальные функции (системные) являются производными от сущностных (атрибутивных) в зависимости от контекста (системы) функционирования или использования документа.

Системные функции документа совпадают с функциями системы, поскольку документ создается для осуществления целерационального действия в функциональной системе.Таким образом, признаки, свойства и функции документа – разные, но взаимосвязанные понятия. Признаки позволяют идентифицировать документ среди множества других информационных объектов.

Свойства определяют сущностные характеристики документа и наделяют его способностью выполнять атрибутивные и системные функции, детерминированные контекстом его происхождения, бытования и использования.Dvoenosova G.A.
Signs, attributes and functions of document: rationalization experienceАннотация / Annotation В статье предпринята попытка рационализации понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.

Рассматриваются свойства материального носителя документированной информации, свойства информации и формуляра документа, свойства и функции документа как целостного информационного и материального объекта и как инструмента целерационального действия.In the article the author makes an attempt at rationalizing such notions as «signs», «attributes» and «functions» of the document on basis of philosophical systematic approach.

Characteristics of the material data medium, information and document’s form, attributes and functions of the document as an integral information and material object and the rational action tool are also considered here.Ключевые слова / KeywordsПризнаки документа, свойства документа, документированная информация, документальная информация, атрибутивные функции документа, системные функции документа.

Signs of the document, characteristics of the document, documentary information, documental information, attributive functions of the document, system functions of the document.ДВОЕНОСОВА Галина Александровна – заведующая кафедрой документоведения Казанского государственного энергетического университета, кандидат исторических наук, доцент, г.

Какие из функций относятся к функциям документа?

Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.
Документ полифункционален (многофункционален), т.е.
Содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные,
Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).

Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к.
Создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Какие существуют виды документов?

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Признак классификации	Вид документов
Сфера использования	Организационно-распорядительные, финансово-отчетные, кадровые
Наименование	Приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.
Особенности составления	Индивидуальные, примерные, типовые

Что такое документ и его виды?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-. От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

Название (заявление, распоряжение, отчёт).Дата создания.Автор, адресат.Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

Внутренние (используемые внутри компании).Входящие (полученные от контрагентов).Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

Организационные (распорядок дня, устав организации).Информационные (заявление, справка).Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Какая функция относится к специальным?

К таким специальным функциям относятся : бета- функция, гамма- функция, интегральный логарифм, интегральная экспонента, интеграл вероятности, интегральный синус, интегральный косинус, эллиптические функции, интегралы Френеля.

Что является основным материальным носителем деловой информации на сегодня?

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления и архивоведение (квалификация – специалист по документационному обеспечению управления, архивист)
Область профессиональной деятельности выпускников: деятельность в секретариатах, службах документационного обеспечения, кадровых службах и архивах государственных органов и учреждений, в органах местного самоуправления, негосударственных организациях всех форм собственности, общественных организациях (учреждениях).
Объектами профессиональной деятельности выпускников являются:

документы, созданные любым способом документирования;
системы документационного обеспечения управления;
системы электронного документооборота;
архивные документы;
первичные трудовые коллективы.

Специалист по документационному обеспечению управления, архивист готовится к следующим видам деятельности: организация документационного обеспечения управления и функционирования организации; организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации; выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих (приложение к ФГОС).

Срок обучения: На базе 9 классов – 2 г.10 мес.
Управление — это делать дела правильно; лидерство — это делать правильные дела.
Питер Драккер) Любая управленческая деятельность связана с закреплением информации в документе.
Каждую минуту в мире создаю не одну тысячу документов.
Составление и оформление документов регламентировано нормативными актами.

Делопроизводство – слово не очень выразительное, даже несколько скучноватое. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – звучит более солидно, современно и привлекательно. ДОУ – это направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

документы, связанные любым способом документирования;
системы документационного обеспечения управления;
системы электронного документооборота;
архивные документы и архивное хранение;

Чему научат:
В процессе обучения студенты получают практический опыт и глубокие профессиональные знания и навыки в следующих областях: документоведения, документационного обеспечения управления, организации нормативно-правовых основ архивного дела, профессиональной этики и психологии делового общения, управления персоналом, менеджмента, экономики организации, правоведения и многих других.
Требования к личностным качествам специалиста:
— ответственный и инициативный;
— умеющий самообразовываться;
— коммуникабельный и целеустремленный;
— организованный и исполнительный;
— доброжелательный и умеющий слушать;
— эмоционально устойчивый, толерантный;
— брать на себя ответственность за принятие решений.
Именно таких специалистов ждут работодатели!
Ваши перспективы
Специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» открывает широкие горизонты в плане трудоустройства.

У этой профессии большое будущее. Вы можете работать инспектором отдела кадров, делопроизводителем, секретарем – руководителя, офис -менеджером, секретарем, можно руководить небольшой организацией.

Студенты, обучающиеся по данной специальности, имеют возможность пройти практику в лучших предприятиях города и области:
Базы практики для специальности
«Документационное обеспечение управления и архивоведения»

Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по ЯО

НОУ ДПО Центр делового образования Ярославская торгового-промышленная палата
«Федеральная кадастровая палата Росреестра» по ЯО (БТИ)
Северная дирекция по энергообеспечению структурное подразделение Трансэнерго Филиал ОАО «РЖД»,
Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» г.Ярославль
Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №5 по Ярославской Области
Управление Федеральной службы исполнения наказаний по Ярославкой области

Сделайте свой выбор! И Вы сможете успешно работать в любых сферах делопроизводства! ИСТОРИЯ СТАНОВЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ В настоящее время человечество вступило в информационную эпоху, где основным фактором производства является информация. Основным материальным носителем информации выступает документ, который возник в 6 – 4 тысячелетии до н.э. На протяжении всего времени объемы информации, необходимые для решения социально-экономических, технических и научных задач, постоянно росли. Это вело, с одной стороны, к изменению знаковой системы, несущей информацию, с другой стороны, к качественным изменениям, которые претерпели сами материальные носители информации.

Носители информации
Носители информации ХХI века

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в нашей стране появились первые приказы – центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах.

В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно сформировался слой профессиональных чиновников-знатоков своего дела. Человек, занимавший должность в «приказе», обязан был хорошо знать «законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей».

Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа- «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто. В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита».

Подклеенные в столбцы ленты бумаги шириной 15 – 17 см и различной длины, документы наматывались на палочки и свитки.
Например, Соборное Уложение 1649 года, содержащее основные законы России, имело общую длину столбца 309 метров.
Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, делопроизводители, конечно, не решают таких задач. Их функции сегодня: введение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Русская классическая литература широко рассматривает персонажи секретарей в произведениях А.С.Пушкина, «Станционный смотритель», А.С.Грибоедова «Горе от ума», Н.В.Гоголя «Шинель», «Записки сумасшедшего» и другие.
На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов.
Многие руководители того времени понимали, что именно с секретарем в первую очередь сталкиваются граждане, они готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений и решают многие другие вопросы.

Профессия секретарь, имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь (офис-менеджер), секретарь-машинистка, секретарь – переводчик. Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию.

Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, помощника руководителя, человека, владеющего различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей – женщины, хотя встречаются секретари-мужчины, особенно в органах власти.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность, а для этого нужны знания.

В настоящее время специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» приобретает большую популярность, как у девушек, так и у юношей.
У этой профессии большое будущее, и те, кто полюбят свою профессию и будут стремиться к совершенству, согласятся – лучшие страницы истории в России профессий: секретаря, делопроизводителя, архивариуса еще будут написаны.

Читать подробнее: Документационное обеспечение управления

Как можно классифицировать документы?

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др. По наименованию существует множество разновидностей документов.

Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.