В Чем Отличие Регламента И Положения?

В Чем Отличие Регламента И Положения
В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов? Вопрос На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);справочно-информационные документы;документы по личному составу;договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика,

  • На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.
  • В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении.

Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

« положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;« инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

« регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;« правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации).

При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления.

  1. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.
  2. Пример В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты, Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

  • Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой,
  • Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Читать подробнее: В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

В чем разница инструкции и регламента?

В регламенте содержатся основные положения, в соответствии с которыми осуществляется деятельность органа власти. Инструкция — это документ, который устанавливает последовательность действий (операций) по осуществлению определенного вида работ.

Чем политика отличается от положения?

В отличие от Политики, Положение как раз направлено на регулирование деятельности людей и подразделений.

Для чего нужен регламент?

Заключение — Регламент разрабатывают, чтобы, а также установить зоны ответственности в компании. Нормативная документация описывает производственные процессы, дисциплинирует сотрудников, предугадывает ошибки и помогает их избежать. Чтобы регламент был понятным и доступным для каждого работника, руководству следует разрабатывать документ вместе с подчиненными.

Что такое регламент и положение?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов? Вопрос На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);справочно-информационные документы;документы по личному составу;договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика,

  • На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.
  • В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении.

Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

« положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;« инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

Читайте также:  На Каком Этапе Заполняют Заявку На Сертификацию?

« регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;« правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации).

При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления.

Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа. Пример В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты, Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой, Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Читать подробнее: В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

Что выше регламент или положение?

В первую очередь устанавливаются общие Правила (1-й уровень). Согласно правилам, разрабатывается Положение (2-й уровень). Затем, на основании Положения, для регламентирования конкретных действий разрабатывается Регламент, пишется методика или устанавливается Порядок (3-й уровень).

Что входит в положение?

Реквизиты — Положение может иметь следующие реквизиты: герб ; название ведомства ; организации; структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа; положение; место издания; дата; индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; отметка о согласовании.

Текст обычно состоит из таких разделов: 1. Общие положения.2. Собственность и денежные средства предприятия.3. Производственно-хозяйственная деятельность.4. Права и обязанности предприятия или его подразделений.5. Структура управления.6. Реорганизация и ликвидация учреждения, организация предприятия, В первом разделе указывают цели, послужившие основанием для создания предприятия, учреждения, организации или их структурных подразделений, главные задачи, функциональные связи с другими организациями, подразделениями и т.д.

Во втором — указываются основные и оборотные средства, порядок приобретения собственности, амортизационные отчисления и их назначение, прибыль, отчисления на премирование рабочих и служащих, жилой фонд, служебные помещения, порядок распоряжения излишками неиспользованных оборотных средств.

Что определяет положение?

Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

Кто пишет положение?

Реквизиты положения — При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1). Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях).

Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.

  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).

Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).

Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2). Пример 1 Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Читайте также:  Как Продавать На Валберис Товары Из Китая?
Общество с ограниченной ответственностью «Самарское строительное предприятие» (ООО «ССП») Тольяттинский филиал ПОЛОЖЕНИЕ о работе с заказчиками – физическими лицами «10» июня 2014 г. № 12-ОПД г. Тольятти УТВЕРЖДАЮ Начальник филиала Ромашов Л.А. Ромашов 10.06.2014

Пример 2 Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество «Авторемонтное предприятие» Общество с ограниченной ответственностью «Восточный логистический центр» (ООО «ВЛЦ»)
УТВЕРЖДЕНО Протоколом заседания Совета акционеров от 26.05.2014 № 2 УТВЕРЖДЕНО Приказом от 22.05.2014 № 325

ПОЛОЖЕНИЕ о взаимоотношениях организаций 26.05.2014 № 6/24-Пол Москва

Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).

Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3). Пример 3 Лист согласования к положению ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к Положению о подготовке и передаче документов в архив 19.06.2014 № 5-П/2014 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии ООО «Пристань» от 16.06.2014 № 3 СОГЛАСОВАНО Административный директор Васильев Н.К.

Кто составляет регламент?

Для чего нужен регламент организации — Регламент в коммерческой фирме является организационно-распорядительным документом. В нем поэтапно и детально расписывается процесс создания компанией продукта или услуги, предназначенной для потребителя. Процесс описывается с момента его старта и до логического завершения.

То есть новый работник предприятия после прочтения данного документа должен составить для себя четкую картину того, в каком направлении движется фирма, какие задачи решает, в чем заключается его непосредственная работа, и оперативно включиться в бизнес-процесс. Как правило, чтобы составить регламент компании нанимаются сотрудники консалтингового агентства.

Однако создание основополагающего для организации документа не обходится без помощи непосредственных участников, вовлеченных в бизнес-процесс – сотрудников предприятия, для которого он и разрабатывается. Часто возникают ситуации, когда в создании одного продукта принимают участие сразу несколько отделов организации.

  • Для координации действий и исключения ситуаций, в которых сотруднику одного отдела приходится подчиняться руководителю другого без распоряжения непосредственного начальника, а руководителям отделов приходится вступать в длительную переписку, выясняя конкретные детали задания и рамки полномочий.
  • Всего этого можно избежать, если своевременно разработать и создать регламент компании, в котором будут учтены подобные взаимоотношения.

Рядовому исполнителю при этом не придется ждать распоряжений начальства, и он сможет включиться в процесс разработки продукта без лишней волокиты. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что правила, разработанные для каждой подобной ситуации, будут приносить организации только пользу.

  • Регламентирование требует серьезных денежных вложений. Наем специалистов высокого класса, занимающихся разработкой регламента, обходится недешево, да и затраченное время собственных работников тоже стоит денег.
  • Любой процесс постоянно развивается, Условия, в которых создается корпоративный продукт, постоянно меняются, на место старых сотрудников приходят новые, и их методы работы могут отличаться от принятых в компании. Соответственно, изменяются ранее установленные схемы осуществления бизнес-процессов. Такие перемены также необходимо отслеживать и реагировать на них усовершенствованием регламента организации, что, в свою очередь, ведет к новым денежным тратам.
  • Подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», гасит инициативность специалистов предприятия, что негативно сказывается на эффективности их работы. Ведь оптимизация процессов на 90 % зависит от тех, кто непосредственно над ними работает.
  • Внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, независимо от того, вовлечены ли данные специалисты непосредственно в процесс выполнения регламентированных работ или это «сочувствующие» коллеги. Чтобы преодолеть подобное неприятие регламента, необходимы временные и денежные затраты.

Исходя из вышеперечисленного, задача по разработке этого нормативного документа компании должна в первую очередь касаться типовых процессов. Способ их выполнения в организации не будет меняться с изменением внешних условий. Перечень осуществляемых работ, нацеленных на создание корпоративного продукта или услуг, для которых необходимо составить регламент, индивидуален.

Он всегда разрабатывается под конкретную фирму с учетом различных влияющих факторов. Как дирижер руководит слаженным исполнением мелодии оркестром, так и инструкция по выполнению рабочих процессов помогает сотрудникам организации четко и слаженно выполнять задачи предприятия как коллективным методом, так и при индивидуальном подходе.

Слаженность работы означает следующее:

  • Любой работник предприятия стремится к выполнению поставленных задач, что вкупе помогает достигнуть общего результата;
  • Сотрудники предприятия действуют синхронизировано;
  • Выполнение процесса не прерывается даже в случае смены руководства компании или увольнения одного или нескольких работников организации.

В итоге деятельность коллектива получается слаженной благодаря созданному единому кругу понятий, общим требованиям, касающимся начального и конечного этапов создания корпоративного продукта или услуги, доступной информации о происходящих в компании процессах и синхронным действиям работников.

Что регламент это?

Регла́мент (от фр. règlement, regle — правило) :

Документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов). Свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата, Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора. В палатах обычно создаются специальные комитеты, контролирующие соблюдение регламента. В разговорной речи «регламент» может употребляться также для обозначения некоего свода правил и предписаний, регулирующих деятельность любого рода, любой организации или индивида Совокупность правил, определяющих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций (например, Генеральный регламент государственных коллегий 1720 года, Регламенты Петра I ). Порядок ведения заседаний, собраний, конференций, сессий и съездов представительных органов (например, Регламент совместных и раздельных заседаний палат Верховного Совета СССР, Регламент Государственной думы ). Для стандартизации процедур и для помощи организациям в проведении собраний в ряде стран выпущены типовые регламентные сборники, содержащие замкнутый перечень ситуаций в ходе ведения собрания и правил их разрешения. Наиболее популярным регламентным сборником в настоящее время является книга « Правила распорядка Роберта », впервые изданная в США в 1876 году. Название некоторых актов международных конгрессов и конференций (например, Венский регламент 1815 года). Регламент технический — документ (нормативно-правовой акт), устанавливающий обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации). Один из типов нормативных актов Европейского союза (ранее — Европейских сообществ). Более корректное название — « постановление », Отличается от директивы наличием прямого действия. Одно из разговорных значений слова «регламент» — ограничение времени выступления или обсуждения на конференциях, трибунах, заседаниях, собраниях, коллоквиумах, а также при выступлении на защите работ (дипломных, диссертаций, курсовых и т.п.). Например, «регламент для выступления = 15 минут, для обсуждения — 10 минут»

Читайте также:  Каким Прибором Измеряется Давление Газа В Открытом Сосуде?

Что значит работать по регламенту?

Регламент, с одной стороны, понимается как правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций.

  • Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.
  • С другой стороны, так называются некоторые акты международных конгрессов и конференций.
  • В Большом Энциклопедическом словаре эти два определения выглядят следующим образом: 1) регламент – это совокупность правил, определяющих Порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.2) это Порядок ведения заседаний, конференций, съездов.

Термин на английском языке: ‘ regulations, time limit’

Что такое регламент отдела?

Что такое регламент — Регламент – это документ, в котором прописан порядок действий участников коллектива. В отделе продаж в регламенте прописываются этапы работы, бизнес-процессы и сроки для выполнения каждого шага. По сути, регламент представляет собой правила для регулировки работы отдела. Он необходим всем компаниям, однако больше всего показан тем отделам, где есть такие проблемы:

  • работники систематически не выполняют обязанности;
  • есть сложности во взаимодействии между отделами, например, между отделом продаж и маркетологами, логистами;
  • не получается выполнить план по продажам;
  • сотрудники не знают, что входит в их обязанности;
  • от клиентов регулярно поступают жалобы на низкое качество обслуживания;
  • между продавцами случаются конфликты.

Что такое рабочий регламент?

Рабочий регламент – это документ, предназначенный для четкого описания функциональных обязанностей каждого сотрудника во избежание трудностей с пониманием ими своего предназначения и для предотвращения многократных инструктажей новых сотрудников.

Что такое инструкция определение?

Материал из Википедии — свободной энциклопедии Перейти к навигации Перейти к поиску Инстру́кция ( лат. instructio — наставление) :

В Викисловаре есть статья « инструкция »

ul>

  • Инструкция — документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.
    • Инструкция по эксплуатации — описание изделия и правил пользования им.
    • Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
    • Инструкция по применению лекарственного препарата — официальный документ, содержащий информацию о лекарственном препарате, необходимую и достаточную для его эффективного и безопасного медицинского применения.
  • Инструкция, оператор ( англ. statement ) — наименьшая автономная часть языка программирования.
  • Инструкция (информатика) — одна отдельная операция процессора ( код операции или сокращённо — опкод), определённая системой команд (система команд — язык машины или машинный язык).
  • Как правильно составить рабочую инструкцию?

    КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ — Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три. Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации.

    • Они не должны быть расплывчатыми.
    • С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников.
    • Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми.
    • Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение.

    Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты разрабатывают рабочие инструкции на проектах по : ► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).

    • Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание.
    • Даже новичку.
    • Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).

    Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)». Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».

    1. Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.
    2. ► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ
    3. Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.

    Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке. ► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные.

    • В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела.
    • Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа.
    • Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.
    • Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.

    Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников. ► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность.

    • Пишите максимально кратко и четко.
    • Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью.
    • Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.
    • Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно.
    • Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам.

    Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым. ► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ Мы живем в визуальном мире.90% людей воспринимают информацию визуально. Чтобы удовлетворить эту потребность используйте изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.

    Подумайте, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом. ► Правило № 7 — ЭКСПЕРТНОСТЬ Рабочую инструкцию должен писать человек, у которого есть опыт в выполнении задачи. Не передавайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.

    Поручайте написание рабочих инструкций руководителям отделов. Во время написания инструкций они лучше узнают проблемы своего производственного процесса и смогут их исправить.