Какие Виды Документов Выделяют По Форме?

Какие Виды Документов Выделяют По Форме
Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Признак классификации Вид документов
Сфера использования Организационно-распорядительные, финансово-отчетные, кадровые
Наименование Приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.
Особенности составления Индивидуальные, примерные, типовые

Nog 4 rijen

Какие бывают документы виды?

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др. По наименованию существует множество разновидностей документов.

  1. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.
  2. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

  • По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.
  • Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
  • По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Что такое документы и их виды?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-. От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

Название (заявление, распоряжение, отчёт).Дата создания.Автор, адресат.Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

Внутренние (используемые внутри компании).Входящие (полученные от контрагентов).Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

Организационные (распорядок дня, устав организации).Информационные (заявление, справка).Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Что такое вид документа?

Вид документа Вид документа — классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции. Каждый документ принадлежит определенному виду документов. В программном продукте «ПитерСофт: Управление процессами» каждый вид документа имеет свой уникальный набор реквизитов, которым будут обладать все документы данного вида.

  1. Набор реквизитов определяет ту информацию, которая будет содержаться в регистрационно-контрольной карточке документов данного вида.
  2. При создании иерархии видов документов все реквизиты родительского вида будут наследоваться подчиненным видом документов.
  3. Для каждого вида документов можно задать нумератор.

Для удобства работы с электронным документооборотом на рабочем столе предусмотрена возможность группировки документов в электронном архиве по видам документов. Рабочий стол. Группировка документов по видам документов Читать подробнее: Вид документа

Что такое тип документа?

Тип документа – это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), характеризующих документ. Примеры типов документов: «Договор», «Заявление», «Приказ». Каждый документ, создаваемый в системе ELMA, принадлежит к определённому типу документов. Рис.1. Дизайнер ELMA. Вкладка «Документооборот» в режиме «Документы» Для удобства работы все типы документов могут быть сгруппированы в папки. Дерево папок отображается в левой части окна (рис.2). Работа с деревом типов документов аналогична работе с деревом объектов системы, Рис.2. Вкладка «Документооборот». Режим «Документы». Дерево папок типов документов С типами документов в можно производить следующие действия: См. также:

Как делятся документы по назначению?

Классификация документов в бухгалтерском учете В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации). По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

  1. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке, наряд на сдельную работу и т.п.
  2. Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е.
Читайте также:  Где Самый Дорогой Бензин В Мире?

они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

  • К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
  • Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
  • К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

  1. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
  2. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
  3. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах. По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей. К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

  • Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
  • По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
  • Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков.

  1. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ.
  2. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.
  3. Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).
  4. По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

  • По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ.
  • В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.
  • В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

  1. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
  2. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
  3. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в,

Читать подробнее: Классификация документов в бухгалтерском учете

Какой первый документ?

Первый документ. Свидетельство о рождении (М.

Что может быть документом?

Докуме́нт (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Что такое внутренняя документация?

Ольга Карачева 20 декабря 2020 Статьи

Внутренняя документация — это весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Они создаются согласно предписаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой были созданы, и классифицируются по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.

Читайте также:  Каковы Цели И Принципы Подтверждения Соответствия?

Какие бывают потоки документов?

Традиционно в организации выделяют три потока документов : входящие; исходящие; внутренние.

Как называется документы предприятия?

Документы, регламентирующие работу компании, — основные документы организации. К ним относится устав, положение о предприятии, положение о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции и договоры.

Что относится к реквизитам документа?

Реквизит документа — атрибут, характеризующий документ (например, наименование документа, автор, дата создания). Набор реквизитов документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В системе «ПитерСофт: Управление процессами» набор реквизитов документа определяется видом документа,

Какие бывают документооборота?

Юридическая сила документа и смешанный документооборот Документооборот на предприятиях разного масштаба Документооборот на базе электронной почты Автоматизированный документооборот на крупных предприятиях Выбор САДД-продукта Системные требования «Конструктор» или «коробка»? Специализация САДД «БОСС-Референт» («АйТи», www.it.ru) «ДЕЛО» («Электронные офисные системы», www.eos.ru) «Золушка» (НТЦ ИРМ, www.mdi.ru) «Евфрат-документооборот», (Cognitive Technologies, www.evfrat.ru) Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, — система документооборота. втоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис.1). Рис.1. Виды документооборота Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы.

  • По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
  • Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК,
  • На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов.
  • Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях.

Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде.

  1. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.
  2. Типичная схема такого документооборота показана на рис.2.
  3. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2.

Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям. Рис.2. Смешанный документооборот Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде. Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Как делятся документы по назначению?

Классификация документов в бухгалтерском учете В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации). По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

  • К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке, наряд на сдельную работу и т.п.
  • Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е.

они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

  • К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
  • Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
  • К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

  1. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
  2. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
  3. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации, платежное требование и др.

  • Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах.
  • Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.
  • К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.
Читайте также:  Какое Давление В Норме У Человека?

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах. По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

  • Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.
  • К таким документам относится лимитно-заборная карта.
  • На ее основании отпускаются материалы со склада в производство.
  • Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

  • Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
  • По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
  • Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков.

  1. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ.
  2. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.
  3. Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).
  4. По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

  • По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ.
  • В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.
  • В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

  1. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
  2. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
  3. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в,

Читать подробнее: Классификация документов в бухгалтерском учете

Какие бывают документооборота?

Юридическая сила документа и смешанный документооборот Документооборот на предприятиях разного масштаба Документооборот на базе электронной почты Автоматизированный документооборот на крупных предприятиях Выбор САДД-продукта Системные требования «Конструктор» или «коробка»? Специализация САДД «БОСС-Референт» («АйТи», www.it.ru) «ДЕЛО» («Электронные офисные системы», www.eos.ru) «Золушка» (НТЦ ИРМ, www.mdi.ru) «Евфрат-документооборот», (Cognitive Technologies, www.evfrat.ru) Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, — система документооборота. втоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис.1). Рис.1. Виды документооборота Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы.

  • По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
  • Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК,
  • На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов.
  • Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях.

Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде.

  1. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.
  2. Типичная схема такого документооборота показана на рис.2.
  3. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2.

Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям. Рис.2. Смешанный документооборот Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде. Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Что называется документом?

Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.