10 сентября 2013 Архивный материал Статья о продукте: 1С:Документооборот КОРП для Беларуси, 1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Документооборот 8 ПРОФ Автор статьи: Ульянцева Софья, методист Отдела разработки программ документооборота, фирма «1С».к.и.н. Источник: Электронный журнал «Управляем предприятием», №9 (32) Служебный документ не терпит избыточности, двусмысленности и эмоциональной окрашенности изложения.
Текст документа требует строгого соблюдения композиционной структуры и языковых стандартов официально-делового стиля. Однако далеко не каждый составитель документа обладает достаточным знанием и навыком работы с деловым текстом. В помощь авторам документов разрабатываются унифицированные тексты, которые значительно повышают качество документов и сокращают время на их составление.
Создание унифицированных текстов — один из этапов унификации документов, которая проводится в ходе подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота. Для сокращения общего количества видов документов и приведения документов к единообразию применяется метод унификации, который включает:
приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов); установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).
Унификация видов документов основана на отнесении документов к системам документации. Унификация текстов проводится поэтапно:
Унификация структуры текста. Унификация языковых средств выражения. Разработка шаблонов документов.
Унификацию текстов служебных документов требует ряд законодательных актов Российской Федерации и нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления. Они закрепляют требования к тексту документа: его внутренней структуре и выбору речевых средств.
Как указано в Методических рекомендациях, подготовленных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Федеральной архивной службой России, при унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации. К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
Методами формальной унификации названы: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа. В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации.
- Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа.
- Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.
- Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.
Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.
Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.
Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.
Oбщие положения. Порядок планирования и организации работы. Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти. Порядок исполнения поручений. Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями). Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями). Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания. Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств. Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти. Порядок взаимоотношений с органами судебной власти. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений. Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.
На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Читать полностью: http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=446
Что такое унификация текста?
Смотреть что такое «Унификация документов» в других словарях: —
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях Унификация (в технике) — Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и Большая советская энциклопедия унификация бухгалтерских документов — Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. Тематики бухгалтерский учет Справочник технического переводчика УНИФИКАЦИЯ — (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь.2 е изд Экономический словарь Унификация — П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия.2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации Унификация — I Унификация (от Уни. и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, Большая советская энциклопедия УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях Большой бухгалтерский словарь УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях Большой экономический словарь
Что такое унификация документов?
Унификация документов «.Унификация документов — выбор рациональных структур построения систем документов, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации их построения. Объектами унификации в формах являются показатели, реквизиты показателей, форматы, правила расположения информации по полю документа.» Источник: «ПОЛОЖЕНИЕ О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (ЕСКК ТЭИ) БАНКА РОССИИ» (утв.
Что такое унификация в технике?
Смотреть что такое «Унификация документов» в других словарях: —
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях Унификация (в технике) — Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и Большая советская энциклопедия унификация бухгалтерских документов — Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. Тематики бухгалтерский учет Справочник технического переводчика УНИФИКАЦИЯ — (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь.2 е изд Экономический словарь Унификация — П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия.2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации Унификация — I Унификация (от Уни. и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, Большая советская энциклопедия УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА — согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях Большой бухгалтерский словарь УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ — установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях Большой экономический словарь
