Какую Роль Выполняет Документ В Организации?

УДК 316 РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ ПРОЦЕССЕ (МНЕНИЕ СТУДЕНТОВ, ОБУЧАЮЩИХСЯ ПО СПЕЦИАЛЬНОСТИ «МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ») л © М.В. Большедворская1 Иркутский государственный лингвистический университет, 664025, Россия, г. Иркутск, ул. Ленина, 8. Целью исследования является определение осведомленности студентов специальности «Менеджмент организации» о роли документов в системе управления предприятием.

• Источниками данных для анализа послужили результаты анкетирования студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации», и Государственный стандарт по специальности 080507 «Менеджмент организации». Табл.2.
• Библиогр.9 назв.
• Ключевые слова: управление; информация; документ; функции документов; система менеджмента качества; менеджер.

ROLE OF DOCUMENTS IN ADMINISTRATIVE PROCESS (OPINION OF STUDENTS BEING TRAINED IN «ENTERPRISE MANAGEMENT») M.V. Bolshedvorskaya Irkutsk State Linguistic University, 8 Lenin St., Irkutsk, 664025, Russia. The research is aimed at the estimation of the awareness of the role of documents in an enterprise management system with the students who are trained on the speciality «Enterprise Management».

• The sources of data subjected to the ana lysis include the results of questioning students being trained on the speciality «Enterprise Management» and the State Standard on the speciality 080507 «Enterprise Management».2 tables.9 sources.
• Ey words: management; information; document; document functions; quality management system; manager.

На современном этапе развития общества ценность информации достигла небывалых высот и продолжает расти год от года. Информация давно превратилась в один из важнейших факторов — наравне с сырьем, человеческими и финансовыми ресурсами. Информация фиксируется на материальном носителе, особенно та, которая используется в управлении.

1. А информация, зафиксированная на материальном носителе, — это документ.
2. Документы неуклонно приобретают все большую значимость как в процессе управления, так и в социальной жизни общества.
3. Для того, чтобы убедиться в значимости документа в управлении, достаточно лишь рассмотреть функционирование документации в основных составляющих этого процесса.

Например, прогнозирование неизбежно включает предварительный анализ системы документации в целом, а также отдельных документов и их функций. При осуществлении такого процесса управления, как планирование, менеджер обязательно создает планы, бизнес-планы и другие документы в целях регламентации пошагового движения к цели.

Организация деятельности предполагает наличие таких документов, как приказы, распоряжения, указы и прочие виды организационно-распорядительной документации. Еще один процесс — учет и контроль деятельности — основывается на анализе всевозможных отчетов и до- кладов о проделанной работе. Мотивация деятельности сотрудников тоже требует использования документов для ее реализации, например, программы мотивации, грамоты, благодарственные письма.

Документы являются неотъемлемой составляющей всего управленческого процесса, однако далеко не все современные менеджеры осознают данную реальность. Самое парадоксальное, что наблюдается этот факт в период активного внедрения в нашей стране системы менеджмента качества, призванной регламентировать каждый шаг производственного и управленческого процессов.

1. Управление — это процесс оптимального распределения и движения ресурсов в хозяйственной организации с заранее заданной целью, по заранее разработанному плану и с непрерывным контролем результатов работы.
2. Система управления предприятием включает две подсистемы: управляющую (субъект управления) и управляемую (объект управления), которые находятся в постоянном взаимодействии.

Традиционно содержание управления определяется его основными функциями. Функции и процессы в управлении, как правило, тождественны. Содержание управления включает: анализ, целеполагание, прогнозирование, планирование, организацию, координацию, мотивацию обучения, учет и контроль, коммуникацию, принятие решений.

Все функции тесно связаны друг с 1 Большедворская Марина Владимировна, кандидат социологических наук, доцент кафедры информационных технологий, тел.: 89148923955, e-mail: zzz4013@mail.ru Bolshedvorskaya Marina, Candidate of Soc^logy, Associate Professor of the Department of Information Technologies, tel.: 89148923955, e-mail: zzz4013@mail.ru другом и взаимно дополняют друг друга.

В деятельности любой организации присутствуют все без исключения функции управления. Управленческий процесс всегда целенаправлен, соответствует выбранной миссии и краткосрочной цели. Двигаться к цели можно, только имея запас, ресурсы. Информационные ресурсы являются одними из основных.

1. Понятие «информационные ресурсы» не однозначно.
2. В частности, А.Б.
3. Антипольской признавал, что оно является слишком общим, т.к.
4. Информационный ресурс — это любой информационный объект,
5. ГОСТ 7.0 — 99 СИБИД Информационно-библиотечная деятельность, библиография, термины и определения» так трактует информационные ресурсы: «Это совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации».

Одновременно в стандарте дается определение документных ресурсов как «совокупности отдельных документов, массивов документов в информационных системах». Таким образом, документные ресурсы трактуются как вид информационных ресурсов, но Ю.Н. Столяров считает, что «документные ресурсы» и «информационные ресурсы» являются синонимичными понятиями.

• В нашем исследовании мы ставим между ними знак равенства! Дефиниция «документные ресурсы» точнее и понятнее, основу в ней составляют два компонента: материальный носитель и информация.
• Определяющим компонентом является информация.
• «Информация» — еще одно неоднозначное понятие.
• В нашем исследовании мы придерживаемся дефиниции, данной Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ: «Информация — сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления».

Информация красной нитью проходит через весь управленческий процесс. Основными элементами управления являются: организация управления; процесс управления; информация, Организация управления включает содержание (люди, машины); структуру (отношения между компонентами системы); процесс принятия решений (результатом выступают инструкции, распоряжения, приказы).

Основными процессами управления выступают: анализ и синтез (определение проблемы, целеполагание, количественное состояние системы); прогнозирование (предвидение путей развития системы); планирование (пошаговое движение к поставленной цели); организация процессов (координация работ по движению к цели); учет и контроль (сопоставление желаемого и действительного); мотивация (побуждение к движению к поставленной цели).

Информация: описывающая (содержит сведения о состоянии системы); мотивирующая (обусловливает выбор управленческого решения); инструкции (оказывают воздействие на объект управления). В предложенной схеме управления информация выделена как отдельный элемент, но она сопровождает все процессы управления.

Информация в системе управления обладает особыми свойствами и является основанием для принятия управленческого решения, служит доказатель- ством их исполнения, источником для общения: 1. Своевременность. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях, шанс упущен.2.

Достаточность. Если информации недостаточно, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным. В то же время информации не должно быть слишком много, в этом случае тратятся дополнительные силы, деньги, время на обработку информации.3.

1. Официальный характер информации.
2. Независимо от того, кто является автором документа (специалисты структурных подразделений, руководители), а также от того, кому непосредственно адресован документ, официальным автором и адресатом является организация в целом.
3. Поэтому документ является «коллективным субъектом».4.

Адресность. Управленческая информация не может быть информацией «вообще». Управленческий документ всегда имеет точный адрес и «узко направлен».5. Повторяемость. Управленческая деятельность — игра по правилам. Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств.

1. На основе этого свойства в документах используются стандартные фразы, создаются шаблоны документов.6.
2. Тематическая ограниченность.
3. Круг решаемых задач предприятием ограничен, поэтому функции стабильны, круг вопросов, по которым издаются документы, носит достаточно постоянный характер, отражающий деятельность предприятия.7.

Актуальность. Важна новая информация, необходимая для деятельности организации. Только получая современную информацию, можно принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность обеспечивается содержанием документа и своевременностью получения, доведения до сведения заинтересованных должностных лиц.8.

1. Достоверность (объективность).
2. Деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.9.
3. Аргументированность.
4. Информация связана с задачей побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Итак, в деятельности менеджера основное место занимает информация, которая необходима для принятия управленческого решения, и эта информация обладает определенными свойствами. Реализация свойств управленческой информации возможна только в том случае, когда она зафиксирована на материальном носителе, т.е.

• Имеет вещественную форму.
• Информация, зафиксированная на материальном носителе, — документ.
• В ГОСТ Р 51141-98: « Делопроизводство и архивное дело.
• Термины и определения» сформулировано следующее определение документа: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Документы являются неотъемлемой составляющей всего управленческого процесса. Социальное назначение документов определяется его функциями, Документы всегда многофункциональны, т.е. выполняют одновременно несколько взаимосвязанных назначений. Выделение функций позволяет: — определять подлинную ценность документа, его социальную значимость; — правильно понимать роль документной информации в удовлетворении разнообразных потребностей общества; — осуществлять научную классификацию и типологию документов по разным признакам; — определять наиболее оптимальные пути и средства изготовления, переработки, хранения, использования документов.

Традиционно принято разделять функции документов на общие и специфические. Общие функции характерны для всех документов, независимо от их видов.1. Информационная функция. Любой документ является источником информации. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, а именно: количество и качество информации.

Информационная функция в управленческом (и не только в управленческом, в любом социальном процессе) связана со всеми основными свойствами информации: своевременностью, достаточностью, адресностью, актуальностью, достоверностью, аргументированностью.2.

Коммуникативная функция. Документ является средством приема и передачи информации во времени и пространстве. Данную функцию можно рассматривать по уровням. Первый уровень — общество в целом. Документ в обществе выполняет задачу упорядочения информационных связей, таким образом, в обществе в целом он исполняет роль организатора социальных процессов.

Второй уровень — отдельная организация, предприятие. На предприятии документ выступает в качестве средства связи между основными компонентами системы. Работник — учреждение, структурное подразделение; учреждение — учреждение; структурное подразделение — структурное подразделение.

• Документы имеют разнонаправленное движение: сверху вниз; снизу вверх; по горизонтали.3.
• Кумулятивная функция.
• Вещественная форма позволяет закрепить и сохранить информацию для нынешнего и грядущего поколений.4.
• Социальная функция.
• Любой документ является социально значимым объектом, т.к.
• Создается, исходя из потребности, нужды.

Документ не создается, если в нем нет необходимости.5. Культурно-историческая функция. Документ -средство закрепления и передачи культурных традиций, ценностей, норм, ритуалов. Также документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

История общества, отдельного предприятия изучается не только по документам, имеющим особую экономическую, политическую, культурную, историческую значимость, но и по рядовым записям. Например, исследователям прошлого будут интересны и приказы фирмы «Заря», и объяснительные запаски сотрудника Иванова, потому что история общества изучается не только по особо важным документам, хранящимся в государственных архивах, но и по рядовым документам рядовой фирмы, личным документам.

Специфические функции документов наблюдаются только у некоторых видов документов и в зависимости от условий применения. К этой группе относятся: правовая функция, управленческая, учетная, гедоническая, познавательная, статистическая и др.1. Правовая (юридическая) функция.

Законодательные, нормативные акты изначально обладают этой функцией, т.к. созданы для фиксации правовых норм и правоотношений, а другие документы приобретают эту функцию, когда выступают в качестве судебного доказательства.2. Управленческая функция. Обладают документы, созданные для реализации целей управления.

Роль документов в системе управления продемонстрирована в широко известной системе менеджмента качества, основанной на применении стандартов ИСО 9000. В стандартах ИСО 9000 предусматривается процессный подход при разработке, внедрении и совершенствовании системы менеджмента качества (СМК), где качество определяется как способность продукции (услуг) удовлетворять потребности клиента (потребителя).

В России на основе международных стандартов ИСО серии 9000 в 2008 году были введены национальные стандарты: — ГОСТ Р ИСО 9000-2008: Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. — ГОСТ Р ИСО 9001-2008: Системы менеджмента качества. Требования. — ГОСТ Р ИСО 9004-2001: Системы менеджмента качества.

Рекомендации по улучшению деятельности. Стандарты могут применяться в любых организациях независимо от вида деятельности, формы собственности, размера и т.п. Одним из наиболее сложных вопросов по внедрению СМК является документирование процессов. Организация обязана «задокументировать» СМК.

Документация позволяет эффективно управлять существующими процессами, повышать результативность менеджмента качества, Состав документов системы менеджмента качества включает 4 уровня: 1 уровень — руководство по качеству — документ, определяющий СМК организации и содержащий: область применения СМК; документированные процедуры, разработанные для СМ; описание взаимодействия процессов СМК; 2 уровень — документированные процедуры — документы, содержащие способы осуществления деятельности или процесса.

Виды документированных процедур: управление документацией; управление записями о качестве; внутренние проверки; управление продукцией; корректирующие действия; преду- преждающие действия; 3 уровень — документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования и управления (карты, графики, инструкции, спецификации, планы проверок, планы качества и т.п.); 4 уровень — записи-документы, содержащие результаты или свидетельства осуществляемой деятельности.

• Базовым стандартом управления документами в СМК выступает стандарт ISO 15489:2GG1 Информация и документация — Управление документацией.
• В России Государственным учреждением Всероссийский научно-исследовательский институт документоведе-ния и архивного дела (ВНИИДАД) на основе аутентичного перевода стандарта, который выполнен ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ», подготовлен стандарт, идентичный международному стандарту ISO 15489-1:2GG1 Information and documentation.

Records management. General — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2GG7: «Управление документами. Общие требования». Управление документами (records management) -совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Все общие положения стандарта являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Стандарт: — распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; — содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; — содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9GG1 и ГОСТ Р ИСО 14GG1; — содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

• Впервые в российском делопроизводстве прописано об ответственности в области управления документами.
• Ответственность должна включать в себя следующие положения: — специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуа- тационные характеристики, а также за обучение пользователей по управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности; — ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации; — администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации; — все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

В 2013 году в рамках дисциплины «Социология управления» под руководством автора студенты специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» провели социологический опрос студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации».

• Цель исследования: выявить отношение студентов специальности «Менеджмент организации» к феномену «документ».
• Объектом исследования являлись студенты специальности «Менеджмент организации».
• Предмет исследования: отношение студентов-менеджеров к документу как к основному средству и неотъемлемой составляющей управления.

Гипотеза исследования: образовательная программа по специальности «менеджмент» не закладывает в будущих специалистах-менеджерах должного понимания и осознания документа как основного элемента управленческой деятельности. Проводился также анализ Государственного стандарта специальности 080507 «Менеджмент организации», квалификация 65 «Менеджер».

Путем анкетирования были опрошены 50 студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации». Респондентами выступали студенты с первого по пятый курс: 1 курс — 10%, 2 курс — 15%, 3 курс — 25%.4 курс — 25%, 5 курс — 25%. Основной акцент делался на студентов старших курсов, так как именно у них наступает наиболее полное осознание выбранной специальности и процесса обучения.

Мужчин — 15%, женщин — 85%. Возраст респондентов от 17 до 22 лет. Из общего числа опрошенных студентов лишь 15% имеют должное представление о понятии «документ» и его функциях, 25% довольно смутно осознают значимость документов, и 60% практически не понимают, что такое документ и как он используется в современном обществе в процессе принятия управленческих решений.

1. Обратим внимание на 15% студентов, имеющих знание о документе в системе управления.
2. Это студенты 5 курса.
3. Согласно Государственному стандарту специальности 080507 «Менеджмент организации», в блоке общепрофессиональные дисциплины федеральный компонент (ОПД Ф) дисциплин, связанных с изучением документов в системе управления, нет.

Таким образом, государственный стандарт (ГОС ВПО) по специальности не подразумевает изучение роли Таблица 1 Учебные дисциплины, смежные дисциплинам делопроизводственного цикла Наименование блока дисциплин Наименование дисциплины Курс изучения Общие математические и естественнонаучные дисциплины (ЕН) Дисциплины по выбору студента, установленные вузом (ЕН В) Государственные информационные ресурсы (параллельная дисциплина -Финансовая математика) 1 курс Специальные дисциплины (СД) Федеральный компонент (СД Ф) Управление качеством 3, 4 курсы Специальные дисциплины (СД) Дисциплины по выбору студента, установленные вузом (СД В) Договорное право (параллельная дисциплина — Конкуренция и конкурентоспособность) 5 курс документов в процессе управления предприятием.

В учебном плане Иркутского государственного лингвистического университета в блоке факультативы (ФТД) зафиксирована дисциплина «Документоведение и делопроизводство», которая изучается на 5 курсе. Посещение факультатива является добровольным, и можно предположить, что не все студенты 5 курса его посещали, т.к.

из 100% опрошенных пятикурсников о документе в управлении знают 60%, недостаточно осведомлены 25%, не знают ничего о роли документа в управленческом процессе — 15%. Такие данные настораживают, потому что студенты 5 курса — это без пяти минут специалисты, которые будут разрабатывать стратегические планы, ставить цели развития предприятия, принимать управленческие решения, решать судьбы коллектива, но полного осознания до-кументационного обеспечения процесса управления не имеют.

• Итак, Государственный стандарт специальности 080507 «Менеджмент организации» не предполагает изучение дисциплин направления делопроизводства.
• В учебном плане специальности 080507 «Менеджмент организации» можно лишь выделить дисциплины, смежные дисциплине «Документоведение и делопроизводство».
• Единственная дисциплина федерального уровня -«Управление качеством».

Другие дисциплины (Государственные информационные ресурсы, Договорное право) относятся к группе дисциплин по выбору студентов и внесены в учебный план по инициативе университета. Их изучают не все студенты, а только увлеченные. Интерес к дисциплине может быть продиктован не только содержанием дисциплины, значимостью в профессиональной деятельности, но и другими факторами.

Огромную роль в образовательном процессе играет личностный фактор: харизма, интересные лекции преподавателя. Не последнюю роль в выборе играют также организационные параметры, например, удобное положение дисциплины в расписании учебных занятий. На 1 курсе дисциплину «Государственные информационные ресурсы» выбрало 0 студентов, все прослушали курс «Финансовой математики», а студенты 5 курса выбрали дисциплину «Договорное право».

Поэтому 100% респондентов на просьбу указать дисциплины, которые связаны с документами, назвали только одну — «Договорное право». Следовательно, студенты знания о документаци-онном обеспечении управления получают косвенным путем, изучая дисциплины, смежные основной: «Документоведение и делопроизводство».

Несмотря на то, что 90% опрошенных знают о Системе менеджмента качества (10% студентов, не имеющих представления о СМК, — студенты первого курса, в учебном плане которых только 5% дисциплин профессионального блока), только 80% из них имеют должное представление об этом явлении и о роли документов в СМК.

Дисциплина «Управление качеством» — обязательная к изучению и является одной из основных, формирующих профессиональное отношение к делопроизводству. Качественный менеджмент основан на грамотно организованном, выстроенном документообороте. Основную роль документации в управлении отводят лишь 25% респондентов, 70% полагают, что документ играет очень незначительную роль в процессе принятия и реализации управленческого процесса, остальные 5% вообще не считают нужным закреплять большинство управленческих решений документально.

Между тем, документы сопровождают человека с его рождения и до последнего часа. Студенты имеют личные документы, определяющие их место в социуме. Не придавая особого значения документам в системе управления, одновременно респонденты (70%) осознают значение документов в жизни общества, т.е. принимают и понимают социальную функцию документа.

Таким образом, делаем выводы: 1. Государственный стандарт специальности 080507 «Менеджмент организации» не включает должного количества дисциплин по изучению документов, по крайней мере, как явления, не говоря уже о подробном изучении систем документации фирмы, что было бы весьма полезным для будущих управленцев.2.

Несмотря на включение в учебный план в рамках блоков дисциплины специализации, курсов по изучению документооборота, студенты, будущие менеджеры, имеют достаточно размытое представление о документе и его роли в системе управления, т.к. стандарт специальности не подразумевает формирования системных знаний управления документами.3.

Возникает своеобразный парадокс: согласно ответам респондентов, большинство из них прекрасно осознает роль документов в жизни современного общества, то есть признает социальную функцию документов как основную. Тем не менее, совсем немногие Таблица 2 Социальная функция документов_ i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы,

Вид документа Социальное назначение документа Свидетельство о рождении Подтверждает факт рождения в определенной семье Паспорт гражданина Подтверждает гражданство, регистрацию, семейное положение Студенческий билет Подтверждает принадлежность к учебному заведению Читательский билет Дает право пользоваться услугами библиотеки Зачетная книжка Подтверждает успеваемость по учебным дисциплинам Пропуск Дает право беспрепятственно посетить режимное заведение Страховое свидетельство пенсионного фонда Подтверждает регистрацию в Пенсионном фонде Российской Федерации Полис медицинского страхования Дает право пользоваться медицинскими услугами из опрошенных отводят документам важную роль в управлении.

Поэтому можно предположить, что осознание социальной значимости документов приходит к будущим специалистам в процессе повседневной жизни, просто на личном опыте. Следовательно, осо- знание высокой значимости документов в управленческой деятельности должно прививаться студентам в процессе освоения выбранной специальности.

1. Статья поступила 05.02.2014 г.
2. Библиографический список 1.
3. Антопольский А.Б.
4. Информационные ресурсы России.М.: Либерея, 2004.2.
5. Столяров Ю.Н.
6. Документный ресурс: учеб.
7. Пособие для вузов.М.: Либерея, 2009.3.
8. Елисеев В.А.
9. Научные основы управления промышленным предприятием.
10. Донецк: Изд-во ДГУ, 1971.4.
11. Фатхутдинов Р.А.

Управленческие решения.М.: ИНФРА-М., 2002.5. Янковая В.Ф. О языке управленческих документов // Деловой мир: сетевой журнал. Режим доступа: http://infospy.ru/Articles/article_storyid_2509.html (12.01.2012) 6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. Киев: Т-во «Знання», 2000.7.

Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие.М.: АСТ Восток-запад, 2006.427 с.8. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство.М., 2000. № 1.С.20-23.9. ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007: Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества. УДК 338.49 МЕТОДИКА АНАЛИЗА УРОВНЯ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ЭЛЕКТРОННОГО БИЗНЕСА © О.В.

Вильхивская1, С.В. Молокова2 Харьковский национальный экономический университет имени Семена Кузнеца, 61001, Украина, г. Харьков, проспект Ленина, 9а. Иркутский государственный технический университет, 664074, Россия, г. Иркутск, ул. Лермонтова, 83. В условиях инновационной экономики, когда наука и техника становятся основой конкурентоспособности и непосредственной производительной силой, особую актуальность приобретают инструменты, обеспечивающие оценку уровня развития предприятия.

Какие функции выполняют документы в организации?

Функции документов — Документы могут выполнять следующие функции:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве;

ориентация документов в одном направлении (сверху вниз, снизу вверх); двусторонние документы;

Социальная — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности. Культурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; Управленческая — документ как способ управления деятельностью; Правовая — документ выступает в качестве способа закрепления и (или) изменения правовых норм и правоотношений; Историческая — документ является историческим источником с момента создания,

Какую функцию выполняет документ в управлении организацией?

Функции документа — ДОУ и архивоведение Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока: информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная); а. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа.б.

1. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е.
2. Информация о процессах, происходящих в обществе.
3. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.в.
4. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией.
5. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е.

о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.г. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.

Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная); а. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.б.

• Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
• Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника) а.
• Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.б.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Какая функция документа является важнейшей?

Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ 2.3. СОЦИАЛЬНАЯ СУЩНОСТЬ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации.

Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие.

Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует. Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества.

Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение. Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» — исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.

Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален. Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов.

Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения. Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е.

Мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.

Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д. Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно — необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации,

1. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам.
2. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д.
3. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

• Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.
• Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.
• Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем.

Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху — вниз или снизу — вверх. Соответственно возникают и различные категории документов: Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации (системы «Интерспутник», «Интернет», электронная почта и др.) резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций — архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества.

В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться.

1. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации.
2. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана 32,
3. Одной из важнейших является культурная функция документа.
4. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества.

С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

1. Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности.
2. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа.
3. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда.

Они функционируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.

Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.).

• Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства 33,
• Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е.

регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе.

Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации.

При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества. Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления.

Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д.

(разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.). К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения.

Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков. Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей.

Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (16 век) или во время раскола Русской православной церкви в России (17 век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине 20 столетия.

• По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа.
• Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции.

Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации. Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности,

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на: Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника.

В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими 34, Вопросы и задания для самопроверки:

Каковы основные предпосылки возникновения документа? Объясните происхождение термина «документ». Когда впервые этот термин появился в России? Почему и в какой последовательности происходило выделение основных аспектов в определении понятия документа? Раскройте взаимосвязь понятий «информация» и «документ». Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа? Как определяется понятие документа в Государственном стандарте? В чём заключается социальная природа и информационная сущность документа? Дайте характеристику основных функций документа. Какое значение имеет функциональный анализ документа для практической работы с документами?

Литература: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.М.: Госстандарт России, 1998. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура.М., 1988. Илюшенко М.П. К понятию «документ» (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы.1986.

• N 1.С.26-31.
• Илюшенко М.П.
• Функциональный анализ документа // Делопроизводство.1999.
• N 2.С.43-46; 2000.
• N 1.С.20-23.
• Ларин М.В.
• Развитие понятия «документ» // Делопроизводство.2000.
• N 1.С.5-9.
• Янковая В.Ф.
• Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство.1999.
• N 1.С.41-44.
• Читать подробнее: Глава 2.

ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

Какое значение имеет документ?

Роль документа — Главная роль документа в широком смысле – сохранить информацию о деятельности человека. На любом из доступных носителей можно оставить конкретные данные, и их получит (прочтет, распознает) большинство людей, принадлежащих данной культуре.

Для чего используются документы?

Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т.

Какие свойства имеет документ?

ПРИЗНАКИ, СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: ОПЫТ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ПОНЯТИЙ Автор: Г.А. ДВОЕНОСОВА | 08 Декабря 2012 Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа.

Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.

Признак – это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации).

1. Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ – не просто документированная информация.
2. Документ – форма объективации информации.Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе.
3. Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство».

Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь. Философское определение свойства еще более конкретно. Свойство – то, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами.

Если признаки — это та информация о предмете (вещи), которую мы получаем через сенсорное восприятие, то свойства — это те мысленные конструкты, которые мы формируем в процессе его дальнейшего познания.В подходах к решению вопроса о свойствах документа, также как и в вопросе о его признаках, нет единства мысли.

Впервые систематизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ». Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации.

Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.При всем разнообразии носителей документированной информации и их свойств исторической практикой работы с документами выработан ряд требований к ним, обусловленный, прежде всего, задачей обеспечения сохранности документов.

Идеальный материальный носитель документированной информации должен обладать такими свойствами как долговечность, водостойкость, светостойкость, экономичность, эргономичность, эстетичность. Наряду с этими свойствами любой носитель документированной информации как материальный объект изначально и объективно наделен таким свойством как старение.Приступая к анализу свойств другой неотъемлемой составляющей документа – информации, необходимо уточнить, что понятия «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», которые часто употребляются как синонимы, различны по своему значению.

• В законодательстве информация трактуется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
• В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу».
• Документальная информация – это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.В нашем исследовании мы будем пользоваться термином «документированная информация».

«Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

• Это определение, данное законом.
• Аналогично документированная информация определяется в терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».Мы рассмотрели точки зрения на свойства документированной информации, сформировавшиеся в книговедческих науках, документоведении и архивоведении.

Попытки анализа свойств документированной информации представителями книговедческих наук либо сводились к общим свойствам информации как таковой, либо к свойствам книги. В работах, посвященных теоретическим проблемам архивоведения, внимание уделяется, в основном, свойствам «документной ретроспективной информации».На начальном этапе развития документоведения М.П.

Илюшенко, Я.З. Лившиц и Т.В. Кузнецова отмечали, что документированная информация обладает свойствами объективности, достоверности, оптимальности и актуальности. Позднее М.П. Илюшенко дополнила этот перечень такими свойствами как фиксированный характер, ценность, определенность – неопределенность, полнота, доступность, недостаточность – избыточность, новизна, возраст, своевременность, периодичность.М.В.

Ларин считал, что использовать документированную информацию в процессах управления позволяют такие ее свойства как: 1) материализация информации, 2) фиксация, 3) идентификация, 4) доказательная (юридическая) сила, 5) подлинность, 6) доступ к информации, 7) авторство, 8) право собственности.При всей значимости проделанной документоведами работы по изучению свойств документированной информации нельзя не отметить, что они ограничивались управленческими документами.Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С.

Ларьков. В дополнение к уже выявленным ранее исследователями свойствам документированной информации он называет такие ее свойства как атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).Однако некоторые выводы Н.С.

Ларькова представляются спорными. Так, например, свойства инвариантности, транслируемости, рассеяния, отнесенные им к свойствам документированной информации, на наш взгляд, являются общими свойствами информации как таковой.Переосмыслив предшествующий опыт изучения свойств документированной информации, приходим к некоторым собственным выводам, которые позволяют сделать ряд уточнений и дополнений по этому вопросу.

Полагаем, что документированной информации присущи следующие свойства: 1) объективация (фиксированность); 2) первичность; 3) фактичность (документальность); 4) объективность (субъективность); 5) достоверность (недостоверность); 6) неизменность (стабильность, константность); 7) темпоральность (оперативность, ретроспективность, перспективность); 8) актуальность (потенциальность); 9) ценность; 10) систематичность; 11) структурность; 12) оптимальность (избыточность, недостаточность); 13) дискретность; 14) объем; 15) эргономичность.Объективация – одно из сущностных свойств документированной информации.

В процессе фиксации на материальном носителе информация становится доступной восприятию, материализуется, объективируется. Документированная информация – это первично зафиксированная информация о явлениях, событиях, фактах объективной реальности. Свойство первичности сообщает документу статус первоисточника информации, по которому ее всегда можно уточнить, проверить.Документальность – свойство, обусловленное фактичностью документированной информации.

• Фактичность означает требование документальной точности.
• Фактография – это «описание фактов без всякого их анализа, обобщения, освещения».
• Из этого следует, что документ – бесстрастный регистратор реальности.Объективность означает представление объекта так, как он существует сам по себе, независимо от субъекта.

Правилами документирования предусматривается объективная запись информации в документе. Хотя абсолютная объективность недостижима ни в одной области. Документ – форма отражения объективной реальности сквозь призму субъективности составителя документа.Достоверность документированной информации обеспечивается удостоверяющими ее реквизитами, то есть формуляром документа.

• Отсутствие этих реквизитов делает документированную информацию недостоверной.
• Неизменность (стабильность, константность) документированной информации является гарантией ее достоверности.
• «Темпоральность (от англ.
• Tempora – временные особенности) – временная сущность явлений, порожденная динамикой их особенного движения, означает, что явление относится к некому временному плану (прошлому, настоящему или будущему).

В документоведении и архивоведении свойство темпоральности раскрыто через учение о видах социальной информации: оперативной (текущей), перспективной (относящейся к будущему) и ретроспективной (относящейся к прошлому).Актуальность можно рассматривать как свойство документированной информации и как ее состояние.

Документированная информация может находиться в двух состояниях: актуальном и противоположном ему потенциальном. Актуальной может быть как оперативная, так и перспективная и ретроспективная документированная информация. Оперативная и перспективная документированная информация наделяется свойством актуальности изначально, в процессе создания документа.

Ретроспективная информация – это информация, которая утратила свойство актуальности, но сохраняет его как потенциальное, до того момента, когда информация снова будет востребована.Ценность документированной информации связана с рядом других ее свойств, прежде всего с актуальностью, объективностью и достоверностью.

Ценность выявляется лишь в акте взаимодействия субъекта и объекта, то есть в процессе использования документированной информации.Систематичность означает следование определенной системе, определенный порядок в расположении и связи частей чего-нибудь. Документированная информация – это информация всегда упорядоченная, систематизированная по определенным правилам.

Упорядоченность и систематизация документированной информации обеспечивают еще одно важное ее свойство – оптимальность. Это свойство означает то, что для решения определенных задач посредством конкретного документа определяется необходимое и достаточное количество информации методом унификации его текста и формуляра.

Противоположное оптимальности свойство – избыточность документированной информации, которая является следствием несоблюдения установленных правил документирования.Свойство дискретности мы понимаем как присущее документированной информации свойство фрагментарного отражения реальности при неизменности и целостности как самой информации, так и носителя, на котором она зафиксирована.Документированная информация характеризуется таким свойством как объем.

Информация записывается на носитель, документируется в объеме, определенном правилами документирования. Объем записи информации письменных документов устанавливается нормативно количеством знаков, строк, страниц документа. Для технотронных документов объем записи устанавливается техническими характеристиками носителя и записывающих устройств.Важным свойством документированной информации является ее эргономичность, под которой подразумеваются адекватность психическим и физиологическим возможностям человека при сенсорном ее восприятии.Определенными свойствами обладает формуляр документа, форма организации документированной информации на носителе или внутренняя его форма.

В научной литературе свойства формуляра документа отдельно не рассматривались. Мы полагаем, что формуляру документа присущи следующие свойства: 1) унификация; 2) систематичность; 3) стабильность (неизменность, константность); 4) нормативность; 5) подлинность (оригинальность); 6) эстетичность; 7) эргономичность; 8) конвенциональность.Унификация – имманентное свойство документа.

Оно обусловлено повторяемостью действий, фиксируемых в документе. Результатом унификации является унифицированная форма документа, которая представляет собой систему упорядоченных реквизитов, способствующих выполнению действий, и отражающих связи документа с системой документации, документной или информационной системой.Формуляр конкретного документа не может быть изменен.

Изменения, внесенные в формуляр документа, либо превращают его в новый документ, либо приводят к прекращению его существования, лишают юридической силы, делают его недействительным. Поэтому формуляр документа характеризуется свойством стабильности, неизменности, константности. Формуляр определенного вида документа устанавливается нормативно: либо обычаем, что тоже есть норма, либо нормой права.Соблюдением требований к формуляру обеспечивается одно из сущностных свойств документа – подлинность (оригинальность).

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis» и означает – первоначальный, самобытный. Как синоним этого слова употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает достоверный.Через формуляр документа может проявляться его маркетинговое свойство эстетичности.

Эмблема, шрифты, интервалы и даже чернила собственноручной подписи руководителя – все влияет на восприятие документа адресатом и создает впечатление о финансовой состоятельности, деловой и информационной культуре автора документа.Эргономичность формуляра способствует быстроте и удобству восприятия документа, скорости его обработки.Исторически сложившийся формуляр документа является результатом договоренности субъектов социальных отношений о признании за документом статуса объективного регистратора действительности, инструмента доказательства явлений, событий, фактов, регулятора общественных отношений.

В этом состоит свойство конвенциональности.Рядом специфических свойств документ обладает как целостный информационный и вещественный объект, как социальный феномен. К таким свойствам, на наш взгляд, относятся: 1) феноменальность; 2) причинность; 3) целесообразность; 4) предметность; 5) структурность; 6) унификация; 7) фактичность (достоверность); 8) аутентичность (подлинность); 9) актуальность; 10) нормативность (юридическая сила); 11) легитимность; 12) целостность (стабильность константность, неизменность); 13) доказательность; 14) ценность; 15) качество; 16) пригодность для использования; 17) доступность; 18) систематичность; 19) темпоральность; 20) символичность; 21) конвенциональность.Феноменальность документа выражается в том, что он представляет собой доступное человеческому познанию и восприятию явление предметного мира (феномен), причем документ – исключительный социальный феномен, появившийся как инструмент регулирования социальных отношений.Свойство причинности проявляется в процессе документирования, которому предшествует волевое решение о создании документа, обусловленное той или иной целесообразностью, объективной необходимостью.Документ представляет собой материальный объект, предмет, вещь.

Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование – это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой.

Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована.

Унификация как имманентное свойство, присуща не только официальным, но и документам личного происхождения.Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.Аутентичный в переводе с греческого (authentikos) – подлинный, исходящий из первоисточника.

Свойство аутентичности документа означает, что «создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного использования». Аутентичность документа обеспечивается его формуляром.Формуляр документа актуализирует записанную информацию (содержание), превращая ее в действие.

1. Как правило, он является типовым или примерным – образцом, то есть нормой, которая адресована составителям документа, и обеспечивает атрибутивное свойство документа – юридическую силу.
2. Юридическая сила документа – это установленная законодательством обязательность документа для его адресатов, которые будут основывать на нем свои действия.

Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования – это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру.

Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью.Легитимность документа означает, что «демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность используемых на протяжении жизненного цикла документа технологий».Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности).

Неизменность – ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ.

1. Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.Доказательность – сущностное свойство документа, которое связано со всеми ранее перечисленными свойствами, особенно со свойствами фактичности, нормативности, неизменности.
2. Из всех созданных человеком информационных объектов изначально наделяется свойством доказательности явлений, событий, фактов объективной реальности только документ.Ценность как категория имеет несколько значений: 1) цена, стоимость; 2) важность, значение; 3) ценный предмет, явление.

Свойство ценности документа проявляется в каждом из них. Документ имеет ту или иную цену (стоимость) тогда, когда становится объектом купли-продажи, выступает как товар. Причем объектом купли-продажи становятся не только документальные памятники, раритеты, но и оперативные документы, в основном, предоставляющие определенные права личности.

Ценность документа может определяться его значимостью, важностью документированной информации. Чем в большей мере информация помогает достижению цели, тем более ценной она является. Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.Качество – философская категория, отображающая существенную определенность вещей и явлений реального мира.

В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

• При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан.
• Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления.

Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу». При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения.Документ – это информационная микросистема.

В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.Темпоральность (временность) документа проявляется в таких понятиях как «жизненный цикл документа», «дата документа», «срок действия документа», «срок исполнения документа», «срок хранения документа».

Свойство темпоральности определяет такие статусы документа как оперативный документ, ретроспективный документ, архивный документ. К темпоральным свойствам относится конечность документа, так как жизненный цикл документа конечен.Документ имеет символическое значение первоисточника достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности.

Документ является результатом договоренности между людьми о его символической роли как инструмента регулирования социальных отношений, прежде всего – правовых. Документ – конвенциональная форма представления первичной и достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности, которая может быть использована как доказательство и как инструмент действия.Проблема функционального анализа, как и другие проблемы теории документа, впервые была поставлена основоположником документоведения К.Г.

Митяевым. Ученым было установлено важное теоретическое положение о том, что содержание и форма документов в значительной мере определяются их функциями.На начальном этапе развития документоведения сформировалось понимание функции документа как его целевого назначения.М.П.

1. Илюшенко, Т.В.
2. Кузнецова и Я.З.
3. Лившиц выделили следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника.
4. При этом основной функцией документа была названа информационная.
5. Эта классификация функций документа на долгие годы закрепилась в теории документоведения.В современной научной мысли проблема функционального анализа документа, как и познания документа в целом, решается, в основном, с позиций двух подходов: книговедческого и документоведческого (архивоведческого).

Анализ работ авторов книговедческого направления привел нас к выводу о том, что все попытки выявить общие функции документа и книги сводятся, преимущественно, к анализу книги, как информационного объекта, наиболее знакомого исследователям в силу их профессиональной деятельности и интересов.Занимающие промежуточную (документологическую) позицию между документоведением и книговедением Н.С.

Ларьков и Е.А. Плешкевич также не обошли вниманием этот вопрос. Функциональный анализ документа Н.С. Ларькова спорен в части выделенных им первичных и вторичных функций. Например, художественно-эстетическую функцию документа мы бы отнесли к разряду вторичных, а не первичных функций. Она имеет отношение к эстетике фирменного бланка и формуляра документа, но не влияет на его использование как социального инструмента.Е.А.

Плешкевич отождествляет понятия «свойство» и «функция», а это не одно и то же. Кроме того, Е.А. Плешкевич ограничивает контекст функционирования документа рамками «информационно-документационной системы».Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти.

• Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников.В документоведении функциональный анализ документа остается одним из ключевых вопросов теории.
• В одной из недавних работ А.Н.
• Сокова называет в качестве основных следующие функции документа: 1) фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации; 2) материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе; 3) доказательство наличия того или иного действия, события.

Атрибутивной функцией документа она считает функцию доказательства.Ввиду того, что в процессе функционального анализа документа некоторые исследователи не делают различий между функциями, признаками и свойствами документа, необходимо внести ясность в этот вопрос, опираясь на философское понимание категории «функция».

Согласно этому пониманию, функция существует только в неразрывном единстве со связью соответствия, а детерминизм и функциональность органически связаны как содержание и форма.Существующая рассогласованность в функциональном анализе документа, как нам представляется, имеет корни в методологических подходах к его познанию.

В 1960-1970-е гг. функциональный анализ документа проводился в рамках информационного подхода. В 1990-е гг. представители книговедческого направления опирались на коммуникационный подход. Мы проведем функциональный анализ документа на основе системного и деятельностного подходов.

Деятельностный подход позволяет представить социальные институты и человека как систему действий. Документ же является отражением действий, которые в основе своей повторяются.Для выяснения вопроса о функциях документа будем опираться на сложившееся в документоведении и архивоведении понимание функции документа как его целевого назначения и как взаимосвязи с другими явлениями.

В качестве таких явлений мы рассматриваем отраженную в содержании документа объективную реальность (действие, факт) – контент, социальную среду функционирования документа (систему) – контекст, а также субъекты действия (взаимодействия). В качестве контекста документа обычно подразумевается организационная или управленческая среда.

Мы рассматриваем функции документа в контексте социальной среды, под которой подразумевается общество как упорядоченная система, и функциональной системы в пределах всеобщей системы общества.Функциональный анализ документа мы выстраиваем на основе теории рационального действия Ю. Хабермаса, которая в современной социологии признается как единственная, обладающая возможностью интегрировать различные парадигмы.

Данная теория различает целерациональное действие (работу, труд) и коммуникативное действие (социальное, символическое взаимодействие). Если задача целерационального действия — добиться поставленной цели, то коммуникативное действие направлено на достижение понимания в процессе общения (коммуникативного понимания).

• Документ возникает для выполнения целерационального действия как его орудие, инструмент.
• В цивилизованном мире осуществить целерациональное действие без документационного обеспечения невозможно.
• Коммуникативное действие может быть осуществлено и без документа или посредством других информационных объектов, не являющихся документами.Исходя из социологического понимания функции как совокупности действий, направленных на удовлетворение потребностей системы, функции документа как инструмента целерационального действия можно подразделить на атрибутивные (сущностные, неизменяемые) и системные.

Атрибутивными функциями документа являются информационная и инструментальная. Информационная функция выражается через объективацию информации о социальной реальности (явлениях, событиях, фактах) в форме документа. Инструментальная функция документа проявляется, прежде всего, в том, что документ используется как средство доказательства явлений, событий, фактов объективной реальности, а также как инструмент осуществления действия, прежде всего, целерационального.

Эти функции являются общими для всех документов. Они позволяют использовать документ как инструмент регулирования социальных отношений, социального проектирования и социальных технологий. Все остальные функции (системные) являются производными от сущностных (атрибутивных) в зависимости от контекста (системы) функционирования или использования документа.

Системные функции документа совпадают с функциями системы, поскольку документ создается для осуществления целерационального действия в функциональной системе.Таким образом, признаки, свойства и функции документа – разные, но взаимосвязанные понятия. Признаки позволяют идентифицировать документ среди множества других информационных объектов.

Свойства определяют сущностные характеристики документа и наделяют его способностью выполнять атрибутивные и системные функции, детерминированные контекстом его происхождения, бытования и использования.Dvoenosova G.A. Signs, attributes and functions of document: rationalization experienceАннотация / Annotation В статье предпринята попытка рационализации понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.

Рассматриваются свойства материального носителя документированной информации, свойства информации и формуляра документа, свойства и функции документа как целостного информационного и материального объекта и как инструмента целерационального действия.In the article the author makes an attempt at rationalizing such notions as «signs», «attributes» and «functions» of the document on basis of philosophical systematic approach.

Characteristics of the material data medium, information and document’s form, attributes and functions of the document as an integral information and material object and the rational action tool are also considered here.Ключевые слова / KeywordsПризнаки документа, свойства документа, документированная информация, документальная информация, атрибутивные функции документа, системные функции документа.

Signs of the document, characteristics of the document, documentary information, documental information, attributive functions of the document, system functions of the document.ДВОЕНОСОВА Галина Александровна – заведующая кафедрой документоведения Казанского государственного энергетического университета, кандидат исторических наук, доцент, г.

Что такое документ и его виды?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-. От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

Название (заявление, распоряжение, отчёт).Дата создания.Автор, адресат.Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

Внутренние (используемые внутри компании).Входящие (полученные от контрагентов).Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

Организационные (распорядок дня, устав организации).Информационные (заявление, справка).Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Что значит документ имеет юридическую силу?

2. Терминология В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины : — Терминология преимущественно соответствует, В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; дата — форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 «Межгосударственный стандарт.

Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения»);

• дата (официального) документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
• документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• документ электронный — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»);
• документ организационно-распорядительный — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
• документ подлинный — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
• документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам;
• копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
• оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
• подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;

товарный знак (знак обслуживания) — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее — товаров) юридических или физических лиц ( Российской Федерации от 23.09.1992 N 3520-1 с изменениями, внесенными Федеральным от 24.12.2002 N 176-ФЗ); эмблема — символическое изображение какого-либо понятия; юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Какие существуют виды документов?

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Что такое структура документа?

Структура документа – это информация о его логическом разделении — В сложном документе есть не просто слова и абзацы, оформленные определённым образом – но, как минимум, главы (разделы и т.п.) с их заголовками. Современные текстовые процессоры позволяют работать именно со структурой документа.

Оформление при этом зависит от структуры. Поэтому можно очень легко менять оформление отдельных элементов структуры – в частности, заголовков. Когда вы создаёте сколь-либо сложный документ, всегда старайтесь указывать его структуру, а не ограничиваться оформлением. Указать хотя бы базовую структуру (заголовки глав) очень просто.

И это заметно упрощает дальнейшую работу с документом – от создания оглавления до подготовки к любой публикации. Кроме того, указание структуры позволяет легче ориентироваться в большом документе. Вы можете в любой момент «перескочить» к началу той или иной главы.

Как можно классифицировать документы?

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др. По наименованию существует множество разновидностей документов.

Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).

1. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
2. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

В чем заключается Атрибутивность документа?

Атрибутивность — это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. К основным свойствам документа относят: атрибутивность, функциональность, структурность.

Что обеспечивает документооборот?

Документооборот (электронный документооборот) — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

• Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.
• Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления. Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений.

Составление документа (при совершении хозяйственной операции) Передача в бухгалтерию Проверка принятых документов бухгалтером Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом, Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях.

Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД), При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

1. На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами»,
2. Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий.

Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов,

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета.

Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота. Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

Какой первый документ?

Первый документ. Свидетельство о рождении (М.

Каковы общие функции официальных документов?

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные, Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна.

Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

• Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
• Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Что является нормативным документом?

Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.0).

Что является внутренним документом?

Внутренний документ Внутренний документ — официальный, не выходящий за пределы организации, в которой он был подготовлен. Внутренние документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

1. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.
2. Также к документам внутреннего относятся протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) и т.д.

Читать подробнее: Внутренний документ

Что такое реквизиты в документах?

Реквизит документа — атрибут, характеризующий документ (например, наименование документа, автор, дата создания). Набор реквизитов документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В системе «ПитерСофт: Управление процессами» набор реквизитов документа определяется видом документа,