Кто В Компании Отвечает За Документооборот?

Положение о документообороте организации (примерная форма) от 11 декабря 2020

• Примерная форма
• УТВЕРЖДЕНО_»_» _ _ г.Протокол N _ от
• «_» _ _ г.

1.1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в (наименование организации) (далее — Положение и Организация).1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации.1.3. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает (наименование подразделения) (далее — Служба делопроизводства).1.4.

Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.2.1.

Основные процедуры документооборота: 2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов; 2.1.2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства; 2.1.3. Регистрация поступающих документов; 2.1.4. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей; 2.1.5.

• Обработка, исполнение документов, подготовка ответов; 2.1.6.
• Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными; 2.1.7.
• Регистрация отправляемых документов; 2.1.8.
• Отправка документов; 2.1.9.
• Разработка, оформление и регистрация внутренних документов; 2.1.10.
• Обработка и учет иностранной корреспонденции; 2.1.11.

Учет и анализ объемов документооборота.2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

1. Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:
2. — проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;
3. — вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации;
4. — конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;
5. — выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
6. — документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение _ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;

— в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа; — при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и т.п.

Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.2.3.

1. Предварительное рассмотрение документов.
2. Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.
3. Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.2.4.

Регистрация поступающих документов. Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.2.4.1. Все документы, адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).2.4.2.

На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

1. Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции.
2. Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.2.4.3.
3. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.2.4.4.
4. Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ),2.4.5.

Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: _. Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов.2.5. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.2.5.1.

• Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа — передается компетентному руководителю (исполнителю).
• Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Организации в соответствии с содержанием документов.2.5.2.

После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.2.5.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым.

Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки. Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.2.5.4. Документы, поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения, там вторично не регистрируются.2.5.5.

Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.2.6. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.2.6.1. Ответственность за обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление документа в соответствии с установленными в Организации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Организации (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа.2.6.2.

Исполнители, в том числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе исполнения документа осуществляют:

• — сбор и обработку необходимой информации;
• — подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Организации;
• — согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
• — подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
• — доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
• — в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа;
• — представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
• — определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

2.6.3. Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам:

1. — функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет первый (ответственный) исполнитель;
2. — ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения;
3. — порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.

2.6.4. Проекты документов Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.2.6.5. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.2.6.6.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости — работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.2.6.7.

Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.2.6.8. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.2.6.9.

• Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства Организации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.2.6.10.
• В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их структурного подразделения.2.6.11.

В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы и материалы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.2.6.12. После соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют реальные условия выполнения задания в срок.2.6.13.

Не допускается делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения делаются на отдельном листке.2.6.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.2.7.

Организация работы с отправляемыми документами.2.7.1. Подписанные руководством Организации документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для регистрации и отправки.2.7.2. Служба делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

• — наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
• — наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
• — правильность адреса получателя;

Читать подробнее: Положение о документообороте организации (примерная форма) от 11 декабря 2020

Кто отвечает за документацию?

Руководитель за все в ответе! Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган).

Как называется должность по работе с документами?

Чем отличается документовед от делопроизводителя? — Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии. Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам, Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Кто организует документооборот?

5. Порядок организации документооборота 5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком. Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.5.2.

• Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.
• График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.5.3.
• График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е.
• Предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

• Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в к настоящему положению.5.5.
• Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.5.6.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.5.7.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.

Кто такой специалист по документообороту?

Главная > Курсы Специалист по делопроизводству – профессия, востребованная во все времена. Он занимается документооборотом компании, контролем сроков исполнения поручений руководства, составлением приказов и другой необходимой и важной работой. Плюсы профессии:

надежная, по-своему интересная работа; возможность контакта с «первыми лицами»; высокий спрос на рынке труда; прекрасный старт карьеры; при переходе на другую работу навыки делопроизводства будут плюсом.

Специалист по делопроизводству должен: уметь готовить деловые письма и документы, работать в программах электронного документооборота, Microsoft Office (Word; Excel; Power Point); знать основы делопроизводства и принципы работы с документами, деловой этикет и многое другое.

Уже более 30 лет «Специалист» является крупнейшим учебным центром России; Курсы ведут преподаватели-эксперты, практики с огромным опытом; Слушатели получают престижные международные сертификаты ; Гарантированное расписание на год вперед!

Ждем Вас на наших курсах по делопроизводству и документообороту !

Кто должен разрабатывать рабочую документацию?

Автор — Озеров Евгений Игоревич, начальник проектного отдела ITV AxxonSoft. Преподаватель курса «Проектирование видеонаблюдения для начинающих», Каждый этап создания системы видеонаблюдения содержит разработку документации:

Проектировщик разрабатывает проектную документацию для экспертизы, рабочую документацию — для монтажа и пусконаладки системы. Ещё он может вместе с заказчиком разработать задание на проектирование в начале работ, и проверять реализацию технический решений согласно проекту в рамках авторского надзора при монтаже. Монтажник в процессе строительства «ведет» исполнительную документацию для сдачи системы в эксплуатацию и дальнейшего технического обслуживания, и возможной модернизации системы.

Документация нужна, чтобы все участники видели историю создания системы и могли передавать друг друг основные технические решения. В статье подробнее рассмотрим все виды документации для системы видеонаблюдения.

Кто должен писать документацию?

Кто пишет техническую документацию — Обычно разработкой ТЗ занимается аналитик. Именно он общается с заказчиком / заинтересованным лицом и выявляет у него требования. В сложных случаях к процессу можно привлечь менеджера проекта, разработчиков, тестировщиков и других специалистов.

Чем сложнее проект — тем больше требований к документации. Серьезные заказчики из крупных корпораций и госсектора требуют составлять документацию в соответствии с ГОСТами, а это задача очень трудоемкая, требующая внимательности к деталям и постоянной вовлеченности в процесс. И это не только ТЗ, но и технический проект, полностью описывающий все используемые в разработке решения, подходы и методологии.

На него также распространяются ГОСТы. Подготовкой такой документации должен заниматься специалист — технический писатель. Для крупных проектов иметь в штате технического писателя просто необходимо. Разработка решений для крупных заказчиков может длиться год и более, это довольно долгий срок.

• За это время возникает достаточное количество изменений, провоцирующих обновление документации.
• Кроме того, любая долгосрочная разработка ПО предполагает развитие.
• В этом случае актуальная техническая документация позволит снизить риски, закладываемые в работу исполнителей.
• Исключение может быть сделано для представителей госсектора.

Таким организациям необязательно иметь в своем штате специалистов соответствующего профиля, так как при возникновении необходимости всегда можно обратиться к профессионалам, которые выполнят качественно свою работу.

Какие профессии связаны с документами?

«Человек — Знаковая система»: — В качестве знаковой системы могут выступать цифры, числовые значения, коды, символы, тексты. Профессии данного типа связаны с использованием устной и письменной речи, работой с текстами, документами и цифрами, формулами и таблицами, чертежами, схемами, звуковыми сигналами: экономист, программист, нотариус бухгалтер, лингвист, математик, корректор, переводчик, оператор ЭВМ, кассир, чертежник, штурман, картограф, радист, телефонист.

Как называется человек который оформляет документы?

Словарь вакансий | газета Карьера А Б В Г Л У Ц Ч Ш Я –проводит анализ локального рынка (покупательной способности населения в своем регионе, его социального и возрастного состава), занимается микромаркетингом, работает с конкретными людьми: рекламирует товар, используя знание психологии личных продаж.

Несет материальную ответственность за товар, полученный на реализацию, ведет материальную и финансовую отчетность. – специалист в области охотничьего хозяйства. Обслуживает охотников-любителей, контролирует соблюдение правил природопользования и законов об охоте. – профессиональный наездник на скачках.

Специалист по тренингу и испытаниям верховых лошадей. Цирковой артист, исполняющий на оседланной лошади конно-акробатические трюки. – организует работу канцелярии, обеспечивает обработку и доставку входящей и исходящей корреспонденции, печатание и размножение служебной документации, контроль правильности оформления, регистрации, хранения, учета, рассылки и сроков исполнения документов.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства. Готовит совещания и организует их техническое обслуживание, оформляет командировочные документы и регистрирует прибывших в командировку. Заведующий складом – руководит приемом, хранением и отпуском товарно-материальных ценностей. Обеспечивает их сохранность.

Организует погрузочно-разгрузочные работы. Контролирует правильность приходно-расходных документов, участвует в инвентаризации. Следит за соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Заведующий хозяйством – руководит работой по хозяйственному обслуживанию организации, обеспечивает сохранность, ремонт и пополнение инвентаря, соблюдение чистоты, следит за состоянием и ремонтом помещений.

– специалист, формирующий образ какого-либо лица (явления, предмета) для оказания им эмоционально-психологического воздействия при достижении политических, популяризаторских, рекламных и других целей. Импресарио – организатор зрелищных предприятий. Агент какого-либо артиста, действующий от его имени. – проводит прием, учет, выдачу и хранение денежных средств и ценных бумаг, обеспечивает их сохранность.

Оформляет документы и получает в соответствии установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты заработной платы и других расходов. Ведет кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.

Кассир билетный – оформляет и продает билеты, абонементы, посадочные талоны, обслуживает билетные автоматы. Передает информацию о наличии билетов, обслуживает заявки, принимает неиспользованные билеты. Получает, хранит и сдает денежные средства, составляет кассовые отчеты. Кассир торгового зала – производит расчеты с покупателями за товары и услуги, получает, выдает деньги и сдачу, сверяет суммы реализации с показаниями кассовых счетчиков.

Устраняет мелкие неисправности кассовых машин. Кассир-эксперт – производит экспертизу (исследование) порядка приема, учета, выдачи и хранения денежных средств и ценных бумаг. Проверяет кассовую книгу, состояние кассовой отчетности, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, дает мотивированное заключение.

• Кинолог – изучает поведение и породы собак, разрабатывает методики их правильного разведения, кормления, содержания, тренинга.
• Колорист – специалист по расцветке тканей, квалифицированно использует и сочетает краски.
• Комиссионер – посредник в сделках, физическое или юридическое лицо, совершает за определенное вознаграждение сделки в пользу и за счет поручителя (комитента), но от своего имени.
• Коммерческий директор – организует сбыт, проводит маркетинговый анализ рынка, осуществляет контроль за финансами, проводит разработку стратегии и схем взаимодействия с партнерами, заключает договора.
• Коммивояжер – разъездной агент торговой фирмы, предлагает покупателям товары по имеющимся у него образцам, каталогам.
• Консультант – специалист в какой-либо области, дает рекомендации по своей специальности.

Консультант по управлению – разрабатывает план-проект реструктуризации предприятия, предлагает новую или дополняет уже ведущуюся политику управления персоналом, проводит экспертизу и помогает в создании системы корпоративных ценностей фирмы. Участвует в аттестации персонала, анализирует должностные инструкции и предлагает критерии подбора персонала.

Контролер – должностное лицо, обязанностью которого является проверка или наблюдение с целью проверки. Контролер-кассир – контролирует пополнение ассортимента, получает товары со склада, проверяет их количество, вес, пломбировку, маркировку, парность, сохранность пломб и наличие ярлыков. Производит предпродажную подготовку, расчеты с покупателями, дает консультации.

Участвует в разрешении спорных вопросов. Оформляет документацию, проводит инвентаризацию. Конфекционер – продавец, торгующий конфекцией (готовым платьем и бельем). Корректор – проверяет текст на наличие ошибок, на соответствие стандартам оформления (формат записи дат и чисел, «правильные» тире и кавычки и т.д.).

2. – специалист, выполняющий управление или обслуживание какого-либо устройства, установки или управление каким-либо процессом.

Оператор ПК — специалист набирающих тексты в различных специализированных складских, логистических, бухгалтерских программах, регистрирует тексты в соответствующих документах, и, если она есть, в специальной программе. Оператор ЭВМ – обеспечивает проведение вычислительного процесса в соответствии с рабочими программами, готовит данные на технических носителях информации.

• Операционист банка – специалист по производству финансовых (кредитных) действий над счетами, с различными видами платежей.
• Офис-менеджер – осуществляет работу офиса, принимает посетителей, руководит работой персонала офиса, осуществляет административные и хозяйственные функции.
• Охранник (частный) – осуществляет на договорной основе охранные мероприятия, как правило, прошедший обучение и имеющий лицензию на частную охранную деятельность.

Оценщик недвижимости – производит оценку объектов собственности для купли-продажи квартир, дач, земельных участков, для страхования имущества, получения кредита, уплаты налогов; оценку и переоценку недвижимости, машин и оборудования; переоценку основных фондов предприятий.

• Проводит экспертизу, оставляет заключение об оценке.
• Специалист в области психологических исследований, изучает формы чувствительности, обеспечивающие способы приема информации, не объяснимые деятельностью органов чувств, а также соответствующие формы воздействия одного живого существа на другое.
• Пекарь — работник хлебопекарного производства, специалист по выпеканию хлеба и хлебобулочных изделий.

Переводчик – переводит литературу различного содержания, документацию, переписку, материалы конференций. Выполняет устные, письменные, полные, сокращенные переводы в соответствии с лексикой и стилем оригинала. Редактирует переводы, готовит аннотации и рефераты по зарубежным изданиям.

• Участвует в унификации терминов.
• Переводчик-дактилолог (сурдопереводчик) – осуществляет перевод речи, воспроизводя слова пальцами рук.
• Плотник — профессия, одно из самых древних ремёсел, которое связано с механической обработкой дерева и превращением необработанной древесины в детали, конструкции и стройматериалы.

Повар — это человек, который занимается приготовлением пищи.

2. Помощник – заместитель начальника по должности, иногда – референт, советник.
3. Портфельный менеджер – обычно сотрудник банка, заключает договора с клиентами на управление совокупностью акций клиента (портфелем) от их имени, непосредственно управляет портфелем акций.
4. Пробирер – специалист по определению пробы драгоценных металлов (определяет количественный и качественный состав примесей).

Провизор – аптечный работник (фармацевт) высшей квалификации, имеет высшее фармацевтическое образование. Занимается хранением, приготовлением и проверкой лекарств, устанавливает максимальные дозы, составляет перечень лекарственных средств, которые должны находиться в аптеке.

Провизор-интерн – сверхштатный, временно прикомандированный провизор. Проводник — железнодорожный служащий, сопровождающий пассажирский вагон в пути его следования и обслуживающий пассажиров. Программист — специалист, занимающийся написанием и корректировкой программ для компьютеров (любых вычислительных устройств), то есть программированием.

Продавец непродовольственных товаров – обслуживает покупателей, выписывает чек, оформляет паспорт на товар. Проводит подготовку рабочего места и предпродажную подготовку товара, оформляет витрины. Участвует в инвентаризации. Составляет акты на брак, пересортицу, приемосдаточные акты при передаче материальных ценностей.

Продавец продовольственных товаров – обслуживает покупателей, готовит рабочее место и товар к продаже, проверяет соответствие и сохранность маркировки, упаковки, санитарное состояние рабочего места. Проводит инвентаризации, участвует во взятии проб, отбирает образцы для лабораторных анализов. Принимает участие в разрешении конфликтов.

Продюсер – доверенное лицо кинокомпании, организует постановку кинофильма или спектакля, осуществляет идейно-художественный и финансовый контроль над постановкой. Иногда также является режиссером-постановщиком. Программист – разрабатывает программы на основе технических заданий и алгоритмов, проводит отладку и корректировку созданных программ, осуществляет сопровождение программных средств и разработку инструктивной и технической документации.

1. Психолог – анализирует психологическое состояние работников, дает рекомендации по оптимальному использованию каждого, выявляет наиболее актуальные проблемы (текучесть кадров и т.д.) и предлагает пути их решения.
2. Дает рекомендации по обеспечению стабильности коллектива, улучшению морально-психологического климата, адаптации новых сотрудников и программе социального развития.

Консультирует по социально-психологическим проблемам. – лицо, уполномоченное произвести обследование хозяйственно-финансовой деятельности учреждения, предприятия или должностного лица с целью проверки правильности и законности действий. Региональный менеджер – организует и поддерживает дилерскую сеть, ведет поиск новых дилеров, производит анализ результатов деятельности и вырабатывает рекомендации по повышению эффективности, увеличению объемов реализации (товаров, услуг).

Осуществляет взаимодействие с руководителями региональных государственных и коммерческих структур. Рекрутер – находит работодателей, имеющих вакансии и заинтересованных в наборе персонала, заключает договора. Производит поиск и отбор возможных кандидатов на свободные рабочие места (собеседования, профессиональные и психологические тестирования), представляет соискателей работодателю.

Формирует банк данных лиц, занимающихся поиском работы. Репетитор (домашний учитель) – помогает учащемуся приготовить домашние задания. Реставратор – специалист по сохранению и восстановлению предметов исторического и культурного наследия (произведений изобразительного, декоративно-прикладного искусства и архитектуры).

• Референт – должностное лицо, является докладчиком, консультантом по определенным вопросам.
• Риэлтор – специалист по аренде, покупке, продаже недвижимости.

– обеспечивает и обслуживает работу руководителя, получает информацию, вызывает подчиненных, организует телефонные переговоры, принимает и передает информационные сообщения по различным видам связи. Готовит совещания, ведет протоколы. Следит за наличием канцелярских принадлежностей и исправностью оргтехники.

1. Секретарь-ресепшионист (secretary-receptionist) – осуществляет прием звонков и клиентов, организует делопроизводство, переводит телефонные переговоры, организует встречи, производит прием и отправку корреспонденции.
2. Системотехник – специалист по проектированию, созданию, испытанию и эксплуатации сложных систем.
3. Советник – должностное лицо, специалист в какой-либо области, в обязанности которого входит консультирование руководителя по проблемам, относящимся к его профессиональной компетенции.

Сопровождающий группы – сопровождает туристов в стране назначения, контролирует точное выполнение плана поездки, соответствие полученных услуг заказу и оплате. Требует от работников сервисных служб выполнения договорных обязательств, улаживает спорные и нестандартные вопросы, конфликты, возникающие между клиентами и обслуживающим персоналом.

Социолог – проводит исследования для создания благоприятных социально-психологических условий развития предприятия. Дает рекомендации по улучшению условий труда, стимулированию работников. Совместно с психологом изучает проблемы социального характера и предлагает методы устранения причин текучести кадров, других аспектов нестабильности коллектива с указанием необходимых материальных и финансовых средств.

Специалист – лицо, обладающее профессиональными знаниями и навыками в определенной области, имеющее специальность, мастер своего дела. Специалист по бронированию отелей – проводит маркетинговые исследования гостиниц, отелей и пансионатов. Заключает договора с гостиницами и синдикатами отелей, ведет деловую переписку, осуществляет бронирование номеров для индивидуальных и групповых туров.

Специалист по векселям – занимается системой кредитов и платежей посредством векселей (ценных бумаг, безусловных и бесспорных письменных долговых обязательств строго установленной законом формы, выдаваемых заемщиком-векселедателем кредитору-векселедержателю с предоставлением последнему права требовать с заемщика уплаты к определенному сроку суммы денег, указанной в векселе), учетом векселей (покупкой векселей банком до наступления срока платежа по ним, т.е.

авансированием клиенту денег со взиманием учетного процента). Специалист по дилингу – заключает сделки с ценными бумагами, в основном с векселями, работает с зачетными схемами. Специалист по защите информации – определяет и внедряет систему мероприятий по предупреждению порчи, уничтожения, краж информации в глобальных и локальных вычислительных сетях.

1. Специалист по инвестициям – проводит анализ отечественного и зарубежного инвестиционных рынков, степени рисков.
2. Оптимизирует инвестиционные проекты (проекты долгосрочных вложений капитала в предприятие, дело).
3. Специалист по инжинирингу – организует работы по доведению научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ до внедрения в производство.

Специалист по кадрам – проводит отбор персонала, участвует в организации аттестационных и конкурсных комиссий. Организует обучение сотрудников. Контролирует исполнение правил трудового распорядка, порядок оформления документов, установления льгот и начисления пенсий.

Специалист по клирингу – занимается системой безналичных расчетов путем зачета взаимных требований и обязательств (внутри страны – через безналичные расчеты между банками, в международных расчетах – в форме соглашений между государствами о погашении задолженностей путем зачета взаимных требований без уплаты золотом или перевода иностранной валюты).

Специалист по контрактам – осуществляет составление и экспертизу договоров, деловых писем. Специалист по кредитам – проводит анализ кредитоспособности, составляет краткосрочные и долгосрочные проекты кредитования, планирует резервный фонд, занимается расчетами нормативов.

Анализирует ликвидность балансов, проводит работы по различным видам задолженностей. Специалист по «паблик рилейшнс» (public relations) – организует общественное мнение, проводит оценку отношений общественности, анализ соотношения деятельности лица или организации с общественными интересами, планирование и претворение в жизнь программ установления благоприятного общественного мнения, участвует в организации выставок и презентаций, работает в тесном контакте с пресс-секретарем (или совмещает эти функции).

Специалист по пластиковым (кредитным) картам – организует и проводит работу с денежными документами, удостоверяющими личность владельца счета в банке и дающими ему право на приобретение товаров и услуг в розничной торговле без оплаты наличными деньгами.

• Специалист по сертификации – проводит мероприятия по сертификации товаров и продукции, взаимодействует с таможней, санитарно-эпидемиологическими службами, Ростестом.
• Специалист по стратегическому планированию – проводит анализ существующей системы управления, разрабатывает стратегию развития, дает рекомендации по оптимизации системы управления, инвестиционным проектам.

Осуществляет координацию управления логистической системой организации. Специалист по труду и заработной плате – осуществляет нормирование труда, дает рекомендации по выбору системы заработной платы, а также использованию одной из систем экономической мотивации.

Специалист по франчайзингу – заключает договора между головной фирмой и небольшим действующим или вновь создаваемым предприятием, ведущим розничную продажу товаров или услуг, контролирует выполнение заключенных договоров. Специалист по ценным бумагам – проводит анализ рынка ценных бумаг, составляет краткосрочные и долгосрочные прогнозы, обзоры.

Систематизирует поступающую информацию. Дает рекомендации по тактике работы с ценными бумагами. Специалист фондового рынка – организует автоматизированный учет операций с ценными бумагами, проводит операции по вексельным и банковским кредитам, управляет финансовыми потоками, разрабатывает технико-экономические обоснования, ищет инвесторов и внешних партнеров.

Стажер – работник, проходящий испытательный срок, в течение которого вновь поступивший работает для приобретения опыта. Работодатель оценивает его способности. Статистик – составляет периодическую статистическую отчетность, накапливает сведения о качественных характеристиках (составе персонала, технологического оборудования, транспорта и т.д.), проверяет полученные данные.

Систематизирует и обрабатывает цифровые данные, анализирует и сопоставляет их с данными за предшествующие периоды, готовит различные справки на основе данных статистического учета. Стенографист (стенографистка) – владеет скоростным письмом, основанным на применении специальных систем знаков, сокращений слов и словосочетаний.

• Стивидор – ведает погрузкой и разгрузкой судов в заграничных портах.
• Стилист – специалист, владеющий искусством придавать внешности (прическе, лицу, походке, манере поведения) клиента черты неповторимости, индивидуальности.
• Суперкарго – ведает на судне приемом и выдачей грузов, наблюдает за состоянием трюмов, обычно второй помощник капитана.
• Сюрвейер – инспектор иностранных классификационных обществ по техническому надзору за судами.

– принимает и сдает экспортно-импортные, каботажные, местные грузы и багаж в трюмах и на палубах морских и речных судов, на причалах и грузовых складах, участвует в погрузке и выгрузке. Обеспечивает сохранность грузов, контролирует их маркировку и внешнее состояние.

Оформляет перевозочные документы и учетно-отчетную документацию. Таможенный декларант – составляет таможенную декларацию (документ, предоставляемый таможне при провозе через границу ценностей или товаров с указанием их наименований, количества, цены, рода упаковки и т.д.). Принимает участие в прохождении таможенных процедур.

Титестер – специалист по дегустации (оценке качества по виду, вкусу и запаху) чая. Товаровед – определяет соответствие материальных ресурсов стандартам, техническим условиям, договорам и другим нормативным документам. Осуществляет связь с поставщиками и потребителями, оперативный учет поступления и реализации, контроль выполнения договорных обязательств, розыск непоступивших товаров.

1. Проводит инвентаризации, изучает причины образования «излишков» и «неликвидов».
2. Оформляет отчетные документы.
3. Торговый представитель – организует оптовую торговлю, производит поиск клиентов, заключает договора, контролирует процесс реализации и оплату товара.
4. Трейдер – работает на бирже без участия маклера.

Производит биржевые операции на основе технического анализа и прогноза рынка. Трейдер по ценным бумагам – проводит финансовый анализ рынка ценных бумаг, отечественных и зарубежных источников ценных бумаг, инвестиций. Осуществляет прогнозирование ситуации на биржах мира, продает и покупает ценные бумаги.

1. Тренинг-менеджер – организует обучение сотрудников, проводит занятия по психологическому тренингу (укрепляет психологическую устойчивость и развивает способность к адаптации), разрабатывает и внедряет обучающие и тренировочные программы.
2. – специалист с высшим (провизор) или средним (помощник провизора) фармацевтическим образованием, занимается хранением, приготовлением и проверкой лекарственных средств.
3. Фельдъегерь – военный или правительственный курьер для доставки важных, преимущественно секретных документов.
4. Финансовый аналитик – проводит учет финансовых потоков, анализ результатов финансовой деятельности, ситуации на фондовых и валютных биржах, рынке ГКО (государственных казначейских обязательств), дает рекомендации по управлению активами и пассивами.
5. Финансовый директор – проводит оценку инвестиционных проектов, руководит построением финансовых схем, контролирует экспортные и валютные операции, финансовый и бухгалтерский учет, моделирует финансовые процессы и денежные потоки для увеличения эффективности работы фирмы.
6. Финансовый менеджер – осуществляет финансовое планирование, составляет отчетность, проводит контроль, анализ и планирование затрат, капитальных вложений, финансовых потоков, банковских операций, платежей.
7. Фитодизайнер – осуществляет художественное оформление парков, скверов, газонов, разработку и создание интерьеров помещений с использованием декоративных растений, цветов.
8. Фотомодель – натурщик (натурщица), позирующий фотографу (фотохудожнику).
9. Фрахтовщик – занимается наймом судна (полностью или его части) для перевозки грузов.

– контролирует выполнение законов, инструкций, правил и норм по охране окружающей среды. Проводит исследовательскую работу по очистке промышленных сточных вод, предотвращению загрязнения окружающей среды и выбросов вредных веществ в атмосферу, ликвидации технологических отходов.

Анализирует работу природоохранных объектов и состояние окружающей среды. Эконом (экономка) – заведует хозяйством (в учреждении), ведет хозяйство (у частного лица). Экономист – готовит данные для планирования производственной и финансовой деятельности, проводит экономический анализ и определяет экономическую эффективность работ, исследований и разработок.

Обобщает статистические материалы, составляет экономические обоснования, разрабатывает бизнес-планы и периодическую отчетность. Экспедитор – принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, проверяет наличие вложений. Адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию, обеспечивает сохранность документов.

• Эксперт – специалист, проводит исследование вопроса, требующего специальных знаний с представлением мотивированного заключения.
• Эксперт по оценке бизнеса, фондов – проводит анализ баланса, финансово-хозяйственной деятельности предприятия, дает заключение о стоимости фондов, предприятия.
• – постоянный консультант при учреждении по практическим вопросам права, защитник интересов этого учреждения в судебных и других инстанциях.

Читать подробнее: Словарь вакансий | газета Карьера

Что такое работа с документооборотом?

Документооборот, или работа с документами, подразумевает все движения документов на предприятии: от создания или получения до отправки и исполнения. В конце все документы поступают в архив.

Кто несет ответственность за соблюдение графика документооборота?

31. В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.

• В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке.
• При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.32.

График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота. График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет: — повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов; — выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).

От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.33. График документооборота является: — важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии; — средством обслуживания рабочего места; — средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает: — ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом; — выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям; — выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей; — выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности: — своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса; — своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.34.

Нормативные документы, регламентирующие организацию бухгалтерского документооборота, можно условно разделить на следующие группы: — регламентирующие общие принципы организации бухгалтерского документооборота; — регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм; — регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых); — регламентирующие особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций.

В состав нормативных документов, регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского документооборота, входят следующие: Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями); Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (с изменениями); Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г.

• N 105 по согласованию с ЦСУ СССР; письмо Минфина СССР от 8 марта 1960 г.
• N 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства»; письмо Минфина СССР от 6 июня 1960 г.
• N 176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций»; Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (Приложение 1 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г.

N 59); Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59); письмо Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426 «О методических указаниях по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники»; Методические рекомендации по бухгалтерскому учету доходов, расходов и финансовых результатов сельскохозяйственных организаций (Приложение к Приказу Минсельхоза РФ от 31 января 2003 г.

• N 28) Раздел III «Первичный учет продаж (доходов и расходов от обычных видов деятельности)».
• В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм, входят следующие: Постановление Госкомстата РФ от 29.09.1997 N 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» — в части первичных документов по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; Приказ Государственной хлебной инспекции при Правительстве РФ от 08.04.2002 N 29 «Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки» — в части отраслевых форм первичных документов по учету зерна и продуктов его переработки хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятий; Приказ Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26 «Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях» — в части первичных документов по учету движения материалов, по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, по учету движения зерна и другой продукции растениеводства, продукции животноводства, по учету реализации продукции и по учету движения прочих материально-производственных запасов»; Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации» — в части специализированных форм первичной учетной документации в сельском хозяйстве.

В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых), входят следующие: Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.) — в части первичных документов по учету кассовых операций и результатов инвентаризации; Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» — в части первичных документов по учету торговых операций; Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г.

N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»; Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» — в части первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами; Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (с изменениями от 23 апреля 2002 г.) — в части первичных документов по учету товаров в розничной торговле; Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» — в части первичных документов по учету основных средств; Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» — в части первичных документов по учету труда и его оплаты.

Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».35. Создание и утверждение графика документооборота регламентируется » Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.), раздел 5 «Порядок организации документооборота», извлечение из которого приводится ниже: «5.

Порядок организации документооборота 5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком. Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.5.2.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е.

Предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.5.4.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению.5.5. Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.5.6.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.5.7.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения».

36. Работа по составлению графика документооборота может быть выполнена следующими способами: 1-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится сотрудниками организации; 2-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится привлеченными консультантами; 3-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится консультантами при активном участии сотрудников организации.

Рассмотрим каждый из способов более подробно. Первый способ можно также подразделить на два вида в зависимости от того, привлекаются ли к составлению документооборота только работающие на предприятии сотрудники (преимущественно сотрудники бухгалтерии, ведущие соответствующие участки бухгалтерского учета) или для его составления принимаются на работу новые сотрудники.

К преимуществам первого способа относятся минимальные затраты организации на составление графика (схемы) документооборота, поскольку предполагается, что оно выполняется сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате труда.

Недостатком данного способа является то, что при его использовании составление графика (схемы) документооборота занимает достаточно продолжительное время. Использование второго способа позволит значительно сократить продолжительность периода составления графика (схемы) документооборота, поскольку консультанты, как правило, уже имеют опыт составления подобных документов, а также, в отличие от штатных сотрудников, могут заниматься составлением графика не отвлекаясь на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей (ведение бухгалтерского учета, руководство коллективом и т.п.).

Участие в работе по составлению графика (схемы) документооборота сотрудников организации ограничивается предоставлением консультантов данных (включая устную информацию), необходимых для выполнения работ. Результатом работ при использовании этого способа является отчет консультантов, который включает в себя сформированный график (схему) документооборота.

К преимуществам второго способа относятся: — нагрузка на работников организации при составлении графика (схемы) документооборота изменяется незначительно (по сравнению с первым способом); — период составления графика (схемы) документооборота можно сократить до минимума за счет привлечения большего количества консультантов.

В то же время, поскольку услуги консультантов платные, затраты денежных средств предприятия на составление графика (схемы) документооборота выше, чем при использовании первого способа. Третий способ заключается в построении и внесении изменений в график (схему) документооборота при активном сотрудничестве консультантов и сотрудников организации.

• В отличие от второго способа, сотрудники не только предоставляют консультантам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно участвуют в оптимизации фактического документооборота.
• Использование третьего способа сочетает в себе преимущества первых двух способов, а также создает предпосылки для получения максимально возможного эффекта от использования документооборота в практике управления, поскольку тот факт, что документооборот составлен при участии сотрудников, обеспечивает лояльность большинства сотрудников к использованию данного документа в организации.37.

Построение документооборота включает в себя следующие этапы: 1) сбор информации (описание фактического документооборота); 2) построение графика фактического документооборота в форме таблицы, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам (для наглядности); 3) оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На первом этапе собирается информация о движении каждого документа. Примерный бланк для сбора информации при построении фактического документооборота представлен ниже (табл.2.5.1), На втором этапе информация обрабатывается и представляется в виде графика документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На третьем этапе производится оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

Что такое организация документооборота?

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.

Что такое Документооборот в бухгалтерском учете?

Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Правила 2022 года С 1 января 2022 года вступает в силу приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»».

• Стандарт для российской практики новый. Но посмотрите, какое количество практических рекомендаций к нему мы имеем:
• *️⃣ Рекомендация Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация»;
• *️⃣ Рекомендация Р-120/2020-КпР «Активы, выявленные в результате инвентаризации»;
• *️⃣ Рекомендация Р-115/2020 — КпР «Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни»;
• *️⃣ Рекомендация Р-114/2020 — КпР «Электронная отчетность»;
• *️⃣ Рекомендация Р-113/2020 — КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы»;
• *️⃣ Рекомендация Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам»;
• *️⃣ Рекомендация Р-44/2013-КпР «Методические рекомендации по организации и осуществлению внутреннего контроля»;
• *️⃣ Рекомендация Р-42/2013-КпР «Исправления в электронных документах»;
• *️⃣ Рекомендация Р-41/2013-КпР «Исправления в первичных учетных документах»;
• *️⃣ Рекомендация Р-38/2013-КпР «Регистры бухгалтерского учета»;
• *️⃣ Рекомендация Р-33/2013-КпР «Подпись главного бухгалтера на документах»;
• *️⃣ Рекомендация Р-25/2012-КпР «Применение унифицированных форм первичной учетной документации после 1 января 2013 года»;
• *️⃣ Рекомендация Р-18/2011-КпР «Неотфактурованные поставки».

И это далеко не все! Данный вопрос волнует специалистов давно. И вот час «икс» наступил. ❓ Что нового нас ждет в связи с данным документом? ✅ Новые определения

ol>

*️⃣ длящиеся факты хозяйственной жизни (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, т.п.); *️⃣ повторяющиеся факты хозяйственной жизни (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору, т.п.).

• В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности; в любом случае первичный учетный документ должен быть составлен на отчетную дату (ранее — подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением контрольно-кассовой техники).
• ✅ Уделено большое внимание регистрам бухгалтерского учета
• Статья 10 «Регистры бухгалтерского учета» закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» дополнена требованиями ФСБУ 27/2021.
• Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:
• *️⃣ полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям);
• *️⃣ отражение объектов бухгалтерского учета в хронологической последовательности (далее — хронологическая запись) и систематическое накапливание информации о них на счетах бухгалтерского учета (далее — систематическая запись);
• *️⃣ ведение бухгалтерского учета на синтетических счетах (далее — синтетический учет) и аналитических счетах (далее — аналитический учет);
• *️⃣ системность информации (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
• *️⃣ обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных учетных документов);
• *️⃣ достоверность информации (полнота и точность представления объектов бухгалтерского учета);
• *️⃣ своевременность информации (формирование информации об объектах бухгалтерского учета в период, когда эта информация необходима ее пользователям);
• *️⃣ юридическую значимость учетных записей (свойство учетных записей выступать в качестве подтверждения объектов бухгалтерского учета, включая свершившиеся факты хозяйственной жизни).
• ✅ Изменены правила исправления документов

Бумажную первичку можно исправлять только корректурным способом, вручную зачеркнув ошибку и написав верные данные (п.21 ФСБУ 27/2021). Для исправления электронного документа оформите новый (п.20 ФСБУ 27/2021). Для исправления ошибки в регистре можно сделать дополнительную запись — дополняющую сумму ошибочной записи до нужной величины.

1. Для уменьшения суммы применяют способ сторно (п.8 Информации Минфина от 10.06.2021 N ИС-учет-33).
2. ✅ Установлены правила подписания документов Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта.
3. Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом от 6 апреля 2011 г.

N 63-ФЗ «Об электронной подписи», если иное не предусмотрено действующим законодательством. Если в документообороте участвует несколько разных экономических субъектов, то правила электронного взаимодействия определяются сторонами договоров. Новый ФСБУ 27/2021 призван упорядочить и систематизировать информацию, необходимую для использования профессионалами в сфере бухгалтерского учета, а так же грамотно и квалифицировано организовать документооборот внутри каждой компании.

1. ✅ 20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:
2. *️⃣ удаленная, в том числе ;
3. *️⃣ оформление и получение ;
4. *️⃣ подключение и обслуживание, а также ;
5. *️⃣ надежный, выгодный и удобный переход на ;
6. *️⃣ решения для и товаров;
7. *️⃣,

• Отправить
• Запинить
• Твитнуть
• Поделиться

Читать подробнее: Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Правила 2022 года

Кто занимается делопроизводством?

Делопроизводитель, ранее Письмоводитель — служащий, ответственный за ведение документооборота организации — делопроизводство (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учёте входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.

Что входит в обязанности делопроизводителя?

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

1. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
• Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Открыть полный текст документа Читать подробнее: ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ

Что должен делать документовед?

Документовед Библиограф, библиотекарь, секретарь, архивариус

• Наука
• Образование
• Промышленность
• Государственное и муниципальное управление

Может быть отнесена к типам профессии:

«Человек — Знак» (работа со знаковой информацией, с текстами; для этого требуются интерес к работе с информацией, логические способности, умение сосредотачиваться, развитое внимание).

• Класс профессии: «исполнительский» (алгоритмический); по характеру труда профессия документоведа предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций.
• Тип профессии по условиям труда: микроклимат бытового типа (работа в помещениях).

Документовед – специалист по разработке и внедрению технологических процессов работы с документами и документной информацией. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической.

• Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д.
• Деятельность по организации работы с документами называют документоведение.
• Осуществляют эту работу документоведы.

Труд документоведа является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления. Он должен знать документоведение и патентоведение, историю и организацию работы государственных учреждений, теорию и практику научно-технической информации, а также логико-математические методы ее обработки, средства и системы механизации и автоматизации документоведения. К профессионально важным качествам документоведа относятся:

• высокий уровень развития словесно-логического мышления;
• высокий уровень развития долговременной и кратковременной памяти;
• способность работать с большими объемами информации;
• организаторские и коммуникативные способности;
• склонность к сервисной работе,
• склонность к работе с информацией,
• аналитические способности;
• выраженная способность к концентрации внимания,
• способность планировать свою работу;
• лексические способности.

Документовед должен обладать следующими личностными качествами:

• эмоциональная устойчивость;
• усидчивость;
• аккуратность;
• пунктуальность;
• коммуникабельность;
• ответственность;
• доброжелательность,
• тактичность;
• организованность;
• работоспособность;
• последовательность в делах.

• Заболевания центральной нервной системы различной этиологии с двигательными и чувствительными нарушениями, расстройствами координации, когнитивными и интеллектуальными нарушениями.
• Нарколепсия и катаплексия.
• Заболевания, сопровождающиеся расстройствами сознания: эпилепсия и эпилептические синдромы различной этиологии и др.
• Психические заболевания с тяжелыми, стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями.
• Алкоголизм, токсикомания, наркомания.
• Активные формы туберкулеза любой локализации.
• Хронические гепатиты, циррозы печени и другие заболевания печени.
• Миопия высокой степени или осложненная близорукость.
• Катаракта осложненная.
• Дегенеративно-дистрофические заболевания сетчатки глаз, глаукома любой стадии при нестабилизированном течении.
• Болезни эндокринной системы прогрессирующего течения с признаками поражения других органов и систем и нарушением их функции 3-4 степени.
• Злокачественные новообразования любой локализации.
• Заболевания крови и кроветворных органов с прогрессирующим и рецидивирующим.
• Гипертоническая болезнь III стадии, 3 степени.
• Хронические болезни сердца и перикарда с недостаточностью кровообращения ФК III, и более степени; ишемическая болезнь сердца;
• Ревматизм: активная фаза, частые рецидивы с поражением сердца и других органов и систем.
• Осложненное течение язвенной болезни желудка, двенадцатиперстной кишки.
• Хронические болезни почек и мочевыводящих путей с явлениями хронической почечной недостаточности 2 — 3 степени.
• Хронические, рецидивирующие формы инфекционных и паразитарных заболеваний.

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 12 апреля 2011 г. N 302н Документовед должен знать:

• деловой этикет;
• основы организации труда и управления;
• правила пользования современной офисной техникой;
• правила ведения делопроизводства и основы архивного дела;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• правила внутреннего трудового распорядка организации;
• специальные отраслевые знания.

Документовед должен уметь:

• хорошо понимать рукописный текст;
• набирать тексты документов без ошибок, слепым десятипальцевым методом;
• вести документооборот, деловую корреспонденцию;
• фильтровать корреспонденцию и посетителей по принципам важности и срочности;
• пользоваться средствами связи, компьютером, оргтехникой (принтер, сканер, АТС и др.);
• общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики;
• эффективно планировать рабочий день;
• оперативно выполнять поручения руководителя.

Документовед может работать в:

• управлении делами администрации города или района;
• секретариатах, службах документационного обеспечения предприятий и организаций любых форм собственности;
• кадровых службах и архивах государственных органов и учреждений;
• органах местного самоуправления;
• научно-исследовательских институтах;
• общественных организациях (учреждениях).

Документовед работает в офисном помещении организации, обычно в приемной руководителя. Работа в положении «сидя», протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде. Средствами труда документоведа являются приемно-переговорные устройства, компьютер, многофункциональные электронные устройства.

Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Документовед выполняет поставленные непосредственным руководителем задачи согласно заданным стандартам, правилам, алгоритмам. К особым условиям труда документоведа следует отнести высокий уровень моральной ответственности за своевременное и качественное выполнение поручений.

Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в таком положении может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее. Документоведы часто страдают болезнями суставов рук. Документоведы работают с бумагами, которые долгое время хранились и поэтому могут вызывать аллергию и различные заболевания бронхолегочной системы.

• пыль;
• длительное вынужденное однообразное положение тела;
• перенапряжение отдельных систем и органов (нервной системы, органов чувств, опорно-двигательного аппарата и др.);
• излучение офисной техники;
• грибок.

Получить профессию документоведа можно профессиональных образовательных организациях (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение») или высшего (специальность «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Историко-архивоведение») образования.

• документовед;
• специалист;
• консультант;
• начальник отдела.

Карьерный рост связан с освоением смежных областей (историк, культуролог и пр.) и повышением квалификации. Профессиональный рост документоведа — с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может стать руководителем соответствующих структурных подразделений.

Что такое организация работы с документами?

Смотреть часть: 1 / 2

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Рис.32. Схема организации работы с документами фирмы Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.

Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. Методы сопряжённых градиентов Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов. Описание и порядок работы с приборами Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях — исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 — 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Кто должен подписывать проектную документацию?

Оформление титульных листов томов проектной документации от 15 декабря 2013 Вопрос: В соответствии со п.24 СНиП 11-02-96 титульный лист технического отчета должен оформляться в соответствии с ГОСТ 21.101-93 и иметь подписи руководителя или его заместителя, при необходимости и других должностных лиц, и заверяться печатью исполнителя инженерных изысканий.

— руководителя или главного инженера организации;- главного инженера (архитектора) проекта.Титульный лист технического отчета по инженерным изысканиям дополнительно заверяют печатью организации — исполнителя инженерных изысканий.

Должен ли подписывать титульный лист технического отчета по инженерным изысканиям ГИП, если изыскания выполняются изыскательским отделом нашей же организацией или субподрядной организацией? Если да, то какая ответственность ложится при этом на ГИПа? Читать подробнее: Оформление титульных листов томов проектной документации от 15 декабря 2013

Что такое документационное обеспечение управления?

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Что обеспечивает документооборот?

Документооборот (электронный документооборот) — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами. Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления. Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений.

Составление документа (при совершении хозяйственной операции) Передача в бухгалтерию Проверка принятых документов бухгалтером Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом, Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях.

Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД), При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами», Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий.

Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

• Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления.
• В связи с этим документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота.
• К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов,

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета.

Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота. Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.