Чем Отличается Копия Документа От Оригинала?

Чем Отличается Копия Документа От Оригинала
Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной.

Чем отличаются дубликат и оригинал?

Развитие понятийного аппарата любой отрасли традиционно относят к чисто научной сфере деятельности. Но на этот раз суду пришлось рассматривать вопрос о том, чем отличается «дубликат» от «копии» документа и может ли государственный орган выдать не копию, а дубликат договора по запросу его второй стороны.

  1. Суть конфликта следующая.
  2. В 1996 году между Комитетом по управлению имуществом города Саратова (далее – Комитет) и Муниципальным унитарным дорожным ремонтно-строительным предприятием (МУ ДРСП) был заключен договор о закреплении муниципального имущества на праве хозяйственного ведения.
  3. В декабре 2011 года конкурсный управляющий МУ ДРСП обратился в Комитет с просьбой выдать дубликат этого договора, который понадобился для регистрации права хозяйственного ведения числящегося за МУ ДРСП имущества, поскольку оригинал договора у конкурсного управляющего отсутствовал.

Вместо этого Комитет изготовил и передал МУ ДРСП только заверенную копию договора. Но по копии невозможно произвести регистрацию имущества, а дубликат Комитет выдавать отказался. Тогда МУ ДРСП обратилось в суд. Суд установил, что:

«спорный» договор был заключен в 1996 году, и, согласно его пункту 5.3, документ был составлен «в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу»;МУ ДРСП обязано было хранить свой экземпляр договора;МУ ДРСП не представило суду доказательств, подтверждающих факт его утраты и проведения мероприятий по надлежащему фиксированию факта утраты (гибели) договора;согласно положению о Комитете выдача им дубликатов документов не предусмотрена. Поскольку нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность уполномоченных органов, не установлено право последних выдавать дубликаты договоров, то даже в случае выдачи таких «дубликатов» они не будут иметь статуса документа, имеющего равную юридическую силу с подлинником;действующим законодательством, в частности, статьей 52 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», предусмотрено, что нотариус вправе выдавать дубликаты утраченных документов (в т.ч. договоров), экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы. Однако подобной нормы, предоставляющей право органам государственной власти, органам местного самоуправления, предприятиям или учреждениям выдавать дубликаты каких-либо договоров, действующее законодательство не содержит.

Суд пришел к выводу о том, что указанные действия Комитета являются правомерными и не нарушают права МУ ДРСП. Свою позицию суд, в частности, обосновал ссылками на:

п.4 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», п.3.2 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»(утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) иГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения»,

из которых он позаимствовал определения понятиям:

«копия документа», отметив, что она не имеет юридическй силы,«заверенная копия документа» – специальные реквизиты которой придают ей юридическую силу, «дубликат документа» – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

Свой вердикт вынес Арбитражный суд Саратовской области (дело № А57-5822/2012 рассматривалось в мае 2012 года). До следующей инстанции дело не дошло из-за пропуска срока подачи апелляционной жалобы. Все, конечно, хорошо, но вопрос о том, как организации восстановить утраченный договор, остался открытым.

Что такое копия документа?

Копия документа : Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Чем отличается оригинал от нотариально заверенной копии?

Ответ: — Заверенная нотариусом копия документа не подменяет оригинал. Она имеет более высокую юридическую силу, чем обычная копия, но не равноценна ни оригиналу, ни дубликату. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При этом суды в ряде решений признают нотариально удостоверенную копию равноценной оригиналу Эксперты разъясняют следующее. ст.77, «Комментарий законодательства Российской Федерации о нотариате» (постатейный) (под ред.Д.Я. Малешина) («Статут», 2018) С одной стороны, нотариально удостоверенная копия документа не имеет юридической силы оригинала. С другой стороны, она отличается от обычной копии документа, которая вообще не имеет никакой юридической силы. Отсутствие законодательного урегулирования обусловило разнообразие и противоречие судебной практики по этому вопросу. Первая позиция — нотариально удостоверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала. Третий арбитражный апелляционный суд так прямо и постановил, что «нотариально удостоверенная копия документа обладает такой же юридической силой, что и подлинник документа», Верховный Суд РФ подтвердил подобный подход: «нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности», — Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. N 03АП-4596/12 (дело А33-8612/2012). Определение Верховного Суда РФ от 27 февраля 2017 г. N 304-КГ16-20906. Вторая позиция судов сводится к рассмотрению нотариально удостоверенной копии документа в качестве надлежащим образом заверенной копии. Она базируется на положении ч.8 ст.75 АПК РФ, которая предусматривает возможность представления в арбитражный суд письменных доказательств как в подлиннике, так и в форме надлежащим образом заверенной копии. В определении ВАС РФ установлено, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ», т.е. ВАС РФ, по сути, поставил знак равенства между удостоверенной нотариусом и заверенной иным лицом, например работодателем, копией документа. Если в подобном ракурсе рассматривать юридическую силу нотариального заверения копии документа, то, во-первых, ее статус снижен; во-вторых, не совсем ясно, что понимать под «надлежаще заверенными копиями документов» и как их соотносить с оригиналами. — Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10 «О передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации». Таким образом, в современной судебной практике и доктрине сформировалась внешне в целом сбалансированная позиция в отношении юридической силы нотариально удостоверенной копии документа как бесспорности ее доказательственной силы или ее безусловной достоверности. гл. II, § 1, «Дефекты, ошибки и неурядицы: правовое регулирование» (Бычков А.И.) («Инфотропик Медиа», 2017) В деловой практике используются подлинники (оригиналы) документов>, их дубликаты (документы, изготавливаемые взамен поврежденных или утраченных подлинников), а также копии. Подлинник документа и его дубликат равнозначны по своей юридической силе при соблюдении следующих условий. Дубликат должен воспроизводить полностью содержание подлинника, содержать необходимые реквизиты (Апелляционное определение Верховного суда Республики Марий Эл от 26.04.2016 N 33-679/2016), в подлежащих случаях должен быть нотариально удостоверен, если в такой форме был выполнен подлинник, и составлен с соблюдением установленных требований (Апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 18.06.2015 по делу N 33-8887/15). Получение заимодавцем у нотариуса дубликата договора займа взамен утраченного подлинника само по себе не может свидетельствовать ни о сохранении между сторонами обязательственных отношений, вытекающих из договора займа, ни о неисполнении заемщиком данного договора. Более того, данный дубликат не может свидетельствовать о том, что заимодавец подлинный договор утратил, а не возвратил заемщику. Если иные доказательства, кроме дубликата договора, подтверждающие неисполнение заемщиком обязательств по договору займа, в материалы дела не представлены, то в иске заимодавца к заемщику будет отказано в полном объеме (Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.07.2016 по делу N 33-11150/2016). Этим своим качеством (равнозначная по общему правилу юридическая сила) подлинники и дубликаты отличаются от копии документа, соответствие которой оригиналу всегда может быть поставлено под сомнение. В судебном разбирательстве подлинники документов представляются в суд в случае, если обстоятельства дела подлежат подтверждению исключительно такими документами. Подлинники необходимо также представить по требованию суда, если невозможно разрешить дело без подлинников или представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию ( п.2 ст.71 ГПК РФ, п.9 ст.75 АПК РФ и п.3 ст.70 КАС РФ). Подлинники представляются в материалы дела или на обозрение суду с целью уяснения всех фактических обстоятельств спора и их правильной оценки. Следует учитывать, что суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств. Факт, подлежащий установлению с помощью утраченного подлинника, не считается доказанным ( п.7 ст.67 ГПК РФ, п.6 ст.71 АПК РФ, п.7 ст.84 КАС РФ). Однако такое требование не применяется, если в материалы дела представлена только одна копия документа и другой, которая ей не соответствует, нет. В таком случае оснований для отклонения данного доказательства нет ( Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.05.2016 N Ф09-3113/16). Обзор подготовлен специалистами Л инии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»

Какие документы называют копиями?

Глава 7. ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ. ВАРИАНТЫ И КОПИИ ДОКУМЕНТОВ 7.4. КОПИИ, ИХ ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И ВИДЫ Копия (от лат. «copia») — множество. Копия документа — это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы» 130,

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот — для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века.

В России они получили название копийных книг. В частности, из 15 столетия до нас дошёл список так называемого Краткого собрания ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе 131, Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название — список (например, список летописи).

В российских учреждениях копированием документов занимались специальные сотрудники — копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии. Существует множество видов копий: Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом, По способу воспроизведения копии могут быть: По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии.

Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть «формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала» 133,

Читайте также:  Каким Словом Можно Заменить Слово Тенденция?

Дайте характеристику основных документообразующих признаков. При каких условиях документ приобретает юридическую силу? Что собой представляют основные варианты документов? Какие существуют виды фальсификаций документов? Назовите основные способы подделки документов. Что такое копия документа? Охарактеризуйте виды копий.

Литература: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.М.: Госстандарт России, 1998. Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов // Секретарское дело.1999. N 4.С.21-27. Демушкин А.С. Как распознать подделки документа // Отечественные архивы.2000.

  1. N 1.С.86-100.
  2. Каштанов С.М.
  3. Русская дипломатика.М., 1988.
  4. Козлов В.П.
  5. Тайны фальсификации.
  6. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков.М.: Аспект-Пресс, 1996.
  7. Новосёлов В.И.
  8. Юридическая сила документа // Советские архивы.1971.
  9. N 1.С.57-63.
  10. Шепелев Л.Е.
  11. Проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений 19 — начала 20 вв.

// Источниковедение отечественной истории.М., 1976.С.248-271. Читать подробнее: Глава 7. ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТОВ. ВАРИАНТЫ И КОПИИ ДОКУМЕНТОВ

В чем отличие копии документа от дубликата?

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Отличие дубликата от копии — Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс: Статья: Нестандартные реквизиты (Мартюшев И.А.) («Делопроизводство», 2021, NN 1, 2) Дубликат документа должен полностью воспроизводить информацию подлинника документа и его реквизиты и имеет такую же юридическую силу, как и подлинник документа.

Как заверяется дубликат?

Отметка о заверении копии, оформленная в соответствии с ГОСТ-2016 — Дата копии — это дата ее заверения, а не дата копируемого документа. Например, если 01.07.2019 заверяли копию свидетельства о рождении, выданного 12.12.1990, то дата этой копии — 01.07.2019. Когда выдаете копию документа в другую организацию, отметку о заверении дополните надписью о месте хранения документа, с которого сделали копию.

  • Например: «Подлинник документа находится в ООО «Восход» в деле № 02-15 за 2015 год», и заверьте печатью организации.
  • Если в организации отсутствует номенклатура дел или ее еще не было в том году, к которому относится копируемый документ, место, где находится подлинник, можно оформить так: «Подлинник документа находится в приемной генерального директора ООО «Семантика»».

Как заверить копию штампом. Можете использовать штамп с готовыми строчками, чтобы вносить информацию о сотруднике, который заверяет копию. Печать проставьте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ (п.5.24 ГОСТ-2016). Это правило соблюдайте и при заверении копии, в том числе штампом.

Какой документ является оригиналом?

Что такое подлинник? — Оригинал (исходный документ) — уникальный документ, который создается впервые и является первоисточником. Он предназначен для копирования и воспроизведения. Также оригинал официального документа называется его первой единственной копией.

Что такое оригиналы документов?

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов. Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

Можно ли нотариально заверить копию без оригинала?

Зачем выполняется данная работа? — Самое распространенное действие в нотариальной конторе – заверение копий. Его нельзя сделать без оригинала. Первичные документы должны хранится в офисе или дома в надежном месте. При утере делать их заново хлопотно, дорого.

Это займет значительный промежуток времени. Вы напрасно потратите силы и средства. Что же делать если бумаги постоянно необходимы для предъявления в различные учреждения? Пользоваться официально заверенными копиями. Это проще, менее проблематично, надежнее. Если Вы постоянно используете какие-либо официальные бумаги, они могут прийти в негодность, потеряться, быть украденными.

От постоянной эксплуатации листы становятся ветхими. Лучше носить с собой надлежащим образом оформленные копии. Нотариальное заверение копий производится специалистом при соблюдении ряда условий. Он обязательно должен все проверить. Определить, насколько правильно выполнен оригинал, имеет ли он юридическую силу.

Нужно ли заверять оригиналы документов?

Если нет прямого требования законодательства, то заверять копии нотариально не обязательно, но можно по собственной инициативе. То же правило касается бумаг, которые требует ИФНС: необходимо, только если заверение документов нотариусом предусмотрено законодательством (абз.2 п.2 ст.

Какие копии не заверяет нотариус?

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него, если: —

В тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные оговоренные исправления (либо оговоренные исправления в документе, в котором они допустимы); Документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом; Документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности; Оттиска печати на документе, представленном для свидетельствования верности копии, должен быть четким, позволяющим установить название организации, выдавшей документ; Нарушена целостность документа; Документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью; Документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора; Подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим способом; Документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным техническим способом, не позволяющим сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа; Запрещено свидетельствовать верности копий документа, содержащего государственную либо медицинскую тайну и имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно».

Какую юридическую силу имеет заверенная копия паспорта?

Копии документов, удостоверяющих личность физических лиц ( паспортов и пр.), не предоставляются. Следовательно, силу документа удостоверяющего личность не имеет. ЭТО КОПИЯ, просто надлежащим образом заверенная. Нет, копия паспорта не имеет юридической силы самого документа.

Что такое Дублетный документ?

Смотреть что такое «дублетный документ» в других словарях: —

дублетный документ — Один из экземпляров копии документа. Тематики делопроизводство и архивное дело Справочник технического переводчика ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – один из экземпляров копии документа Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях Документ дублетный — 31 ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ: Один из экземпляров копии документа. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 Официальная терминология ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации ГОСТ 7.76-96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения — Терминология ГОСТ 7.76 96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения оригинал документа: 7.2.16 автор: Лицо, создавшее Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Как заверить дубликат документа?

Новая страница 1 В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: « заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу».

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003).

В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан,

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

  1. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
  2. Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

  • На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.
  • Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № за г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Читайте также:  Что Собой Представляет Национальная Система Стандартизации?

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. З апрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

  • Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом.
  • Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

  1. В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
  2. Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу.

Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол. Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила. Дубликат Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия _».

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2005.

Чем отличается копия документа и выписка из документа?

Многим из нас периодически приходится представлять в различные организации ту или иную информацию. В таких случаях, как правило, мы сразу думаем о копиях необходимых документов. Однако информация, содержащаяся в копиях документов, может быть избыточна.

К примеру, требуется подтвердить только факт работы сотрудника в организации, а копия приказа содержит в том числе информацию об его окладе. Мы не вправе представлять лишние сведения! В таких случаях на помощь придут выписки из документов. Наш словарик Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке,

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016,

слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; собственноручную подпись лица, заверившего копию; расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №, за,

год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. В соответствии с п.5 ст.2 Федерального закона № 14-ФЗ и п.7 ст.2 Федерального закона № 208-ФЗ если организация имеет печать, на что указано в ее уставе, подпись лица, удостоверяющего верность выписки документа подлиннику, также должна быть скреплена такой печатью.

От имени организации выписки из ее документов могут заверять ее единоличный исполнительный орган или иное уполномоченное лицо. При этом нормы ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на заверяемой выписке из документа того, что удостоверительная надпись сделана представителем организации, а также реквизитов его доверенности.

Что это копия?

Ко́пия ( лат. copia « множество »):

Копия в юриспруденции — точное воспроизведение текста какого-либо документа, Копия в пластических искусствах — художественное произведение, повторяющее другое произведение и исполненное самим автором либо другим художником. Копия может отличаться от оригинала по технике и размерам, но, в отличие от реплики, должна точно воспроизводить манеру и композицию оригинала. « Копия » — 7 серия 7 сезона телесериала «За гранью возможного». Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (ГОСТ Р 51141-98). Геометрическая копия — производный объект, который по соотношениям своих геометрических параметров — весьма близок к исходному.

Что такое Дублетный документ?

Смотреть что такое «дублетный документ» в других словарях: —

дублетный документ — Один из экземпляров копии документа. Тематики делопроизводство и архивное дело Справочник технического переводчика ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – один из экземпляров копии документа Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях Документ дублетный — 31 ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ: Один из экземпляров копии документа. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 Официальная терминология ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации ГОСТ 7.76-96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения — Терминология ГОСТ 7.76 96: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения оригинал документа: 7.2.16 автор: Лицо, создавшее Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Чем отличается копия документа и выписка из документа?

Многим из нас периодически приходится представлять в различные организации ту или иную информацию. В таких случаях, как правило, мы сразу думаем о копиях необходимых документов. Однако информация, содержащаяся в копиях документов, может быть избыточна.

К примеру, требуется подтвердить только факт работы сотрудника в организации, а копия приказа содержит в том числе информацию об его окладе. Мы не вправе представлять лишние сведения! В таких случаях на помощь придут выписки из документов. Наш словарик Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке,

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016,

Читайте также:  Почему Саудовская Аравия Такая Богатая Страна?

слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; собственноручную подпись лица, заверившего копию; расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №, за,

год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. В соответствии с п.5 ст.2 Федерального закона № 14-ФЗ и п.7 ст.2 Федерального закона № 208-ФЗ если организация имеет печать, на что указано в ее уставе, подпись лица, удостоверяющего верность выписки документа подлиннику, также должна быть скреплена такой печатью.

От имени организации выписки из ее документов могут заверять ее единоличный исполнительный орган или иное уполномоченное лицо. При этом нормы ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на заверяемой выписке из документа того, что удостоверительная надпись сделана представителем организации, а также реквизитов его доверенности.

Как заверить дубликат документа?

Новая страница 1 В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: « заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу».

  • Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
  • Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
  • Требования к оформлению документов».
  • Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003).

В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан,

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

  1. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
  2. Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

  • На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.
  • Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № за г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

  • Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу.
  • Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. З апрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

  1. Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа.
  2. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать».
  3. В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу.

  1. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.
  2. Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др.
  3. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила. Дубликат Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

  • Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.
  • Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц.
  • Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами.
  • Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия _».

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2005.