Какие Виды Документов Вы Знаете Назовите Их?

Какие виды документов существуют? —

Какие виды документов существуют? В деловых документах обычно указывается тип документа, а также заголовок, отражающий содержание документа. Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:

организация – организация (деловые письма, рекламации) внутри организации (протокол, акт, приказ) человек – организация (заявление, резюме) организация – человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

Какие существуют виды документов?

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Что такое документы и их виды?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-. От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

Название (заявление, распоряжение, отчёт).Дата создания.Автор, адресат.Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

Внутренние (используемые внутри компании).Входящие (полученные от контрагентов).Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

Организационные (распорядок дня, устав организации).Информационные (заявление, справка).Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Что из себя представляет документ?

Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Как называются элементы оформления документа?

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа ».

Как делятся документы по назначению?

Классификация документов в бухгалтерском учете В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации). По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

• К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке, наряд на сдельную работу и т.п.
• Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е.

они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

• К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
• Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
• К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

1. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
2. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
3. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

• Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.
• По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
• Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

1. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.
2. К таким документам относится лимитно-заборная карта.
3. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство.
4. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

• Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
• По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
• Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков.

1. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ.
2. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.
3. Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).
4. По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную. В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

1. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
2. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
3. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в,

Читать подробнее: Классификация документов в бухгалтерском учете

Какой первый документ?

Первый документ. Свидетельство о рождении (М.

Что такое простой документ?

Классификация документов — Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

1. Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
2. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов: Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например,,, постановления, решения, регламенты, инструкции). По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения.

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов). Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.).

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий, Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

1. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
2. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
3. Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
4. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
5. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки. По срокам делятся на:

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. По способу передачи документов различают: Читать подробнее: Виды документов

Для чего нужны документы?

Роль документа — Главная роль документа в широком смысле – сохранить информацию о деятельности человека. На любом из доступных носителей можно оставить конкретные данные, и их получит (прочтет, распознает) большинство людей, принадлежащих данной культуре.

Что такое форма документа?

Переход большого количества организаций и учетных органов на электронный документооборот (ЭДО) сделал подачу налоговой отчетности намного быстрее. Чтобы автоматизировать процесс, отчетные документы формализованы. В ЭДО для обмена с контрагентами тоже используют такой тип документов. Откройте возможности электронного документооборота с Диадоком Подключиться Форма документа — внутреннее содержание и наполнение. Сюда входят последовательность и распределение информации, обязательные к заполнению пункты, реквизиты. Форма может быть единой и утвержденной законом или создаваться внутри организации. Визуализация счета-фактуры в Диадоке Формат электронного документа — это представление структуры файла, которое определяет расширение. Примеры форматов: JPG, TIFF, PNG, PDF. Для формализованных документов допустимо использовать исключительно формат XML.

1. Единый формат документов помогает автоматизировать прием и проверку электронных файлов.
2. Проще говоря, формат — то, с каким расширением файл сохраняют, а форма — последовательность и наполнение содержания, как файл выглядит на экране монитора.
3. В зависимости от требований законодательства существуют формализованные и неформализованные документы.

Формализованные документы используют для быстрых и автоматизированных ответов на требования ФНС, обработки в учетных системах, подачи отчетности в контролирующие органы. Их формат прописан в законодательстве РФ и определен работой внутренних систем ФНС страны.

Такие документы представляют собой файлы с расширением XML, созданные по определенной структуре, благодаря этому приемные комплексы налоговой расшифровывают содержание документов и автоматически обрабатывают. Неформализованные электронные документы могут быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF и т.д. Допустимо отправлять первичные документы через оператора ЭДО в неформализованном виде.

Чтобы такие документы представить в ответ на электронное требование налоговой, их необходимо распечатать и отсканировать, затем отправить в виде скан-образов (формат TIF, JPG, PNG, PDF). Форматы в ЭДО отличаются в зависимости от типов документов — формализованные или неформализованные.

1. Формат формализованных документов утвержден ФНС. Это файлы с расширением XML. К формализованным документам относят счет-фактуру (СФ), универсальный передаточный документ (УПД) и т.д. Полный список представлен в таблице ниже.
2. Для неформализованных документов нет установленного формата. Файлы сохраняют с удобным расширением: DOC, PDF, JPEG, XLSX. В перечень неформализованных документов входят информационное письмо, реестр расходов и прочее. В оформлении первичных документов понадобится соблюдать требования, которые указаны в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

К некоторым документам — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные требования. Допустимо составлять в собственных форматах, но учитывать рекомендации. Форма электронного документа, в отличие от бумажного, не прописана в законодательстве.

• Диадок поддерживает рекомендованные формы бумажных документов для электронных — визуализация документа в знакомом виде удобнее для пользователя.
• Формализованные документы в ЭДО представлены XML-файлами.
• Их структура должна строго соответствовать утвержденному или рекомендованному ФНС формату.
• Каждый реквизит заносится в определенное поле.

Благодаря одинаковой структуре формализованных документов можно автоматизировать работу с ними: переносить сведения из документов в учетную систему предприятия без ручного ввода. Точно так же и информационные системы ФНС обрабатывают файлы без участия человека.

В рамках электронного документооборота компании могут отправлять счет-фактуру только посредством оператора ЭДО. Это регулирует приказ Минфина РФ № 14Н. Оператор ЭДО гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, получение технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.

• акт приемки-сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-12,
• акт сверки,
• договор,
• счет,
• внутреннюю накладную (ТОРГ 13) и другие.

Обменивайтесь с контрагентами документами и автоматизируйте их обработку в Диадоке Подключиться Неформализованные документы не имеют установленных требований и оформляются исходя из потребностей организации. Ниже представим примеры неформализованных документов.

Формат и форма неформализованных документов определяются на уровне организации. Внутри системы ЭДО, в том числе в Диадоке, формализованный документ представлен в виде файла с расширением XML, созданного по формату, утвержденному ФНС. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG и др.

• Если заверен КЭП, он юридически значим, его не понадобится распечатывать и подписывать собственноручно.
• В последние годы многие процессы переносятся в электронный вид, больше организаций переходят на ЭДО.
• Поэтому форматы документов трансформируются в соответствии с тенденциями рынка и изменениями законодательства.

Форматы могут корректироваться, как, например, для выполнения требований маркировки и прослеживаемости. Или могут добавляться новые — как было для ТОРГ-2. Изменения, которые касаются форматов документов, можно отслеживать на сайте налоговой. На сайт Диадока мы также добавляем информацию в разделы:

• Законодательство,
• Новости,

Работайте с формализованными и неформализованными документами в Диадоке Подключиться Подача документов в налоговую в неактуальном формате будет расценена контролирующим органом как отсутствие. Варианты штрафных санкций:

• Если компания должна предоставить в налоговую отчет в электронном виде, но не сделала этого, счета организации могут заблокировать (подп.1.1 и 2 п.3 ст.76 НК РФ).
• Если ФНС запросит документы, а компания не передаст их срок, налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст.126 НК РФ. Размер штрафа составит 200 рублей за каждый непредставленный документ.
• В случае отказа представления документации контрагентом штраф, предусмотренный п.2 ст.126 НК РФ, составит 10 000 рублей.
• Необоснованный отказ предоставления информации о конкретной сделке влечет штраф в размере 5 000 рублей, согласно п.1 ст.129.1 НК РФ, а повторный отказ в течение одного года — штраф 20 000 рублей (п.2 ст.129.1 НК РФ).

В первую очередь необходимо знать, какие приказы регулируют требования к формализованным документам.

В налоговом законодательстве прописаны требования к формализованным документам. Неформализованные документы сохраняют в удобном формате, главное, чтобы файл был читаемым и соответствовал внутренним регламентам. Для обмена формализованными и неформализованными документами в электронном виде необходимо подключиться к оператору ЭДО.

Для чего используются документы?

Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т.

Что должен содержать документ?

Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации — автора документа ; код организации — автора документа ; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа ; дата документа ; индекс; текст; визы; подпись; отметка об

Что должно быть в документе?

Наименование организации; наименование вида документа ; место составления или издания документа ; отметки для размещения реквизитов «дата документа », «регистрационный номер документа ».

Чем отличается документ от официального документа?

Термины и определения»: « документ ; документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; « официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».